Візит ввічливості прийнятої стороні
Відповідно до загальноприйнятої практики, перш ніж почати ділову частину свого візиту, почесний гість (глава прибулої делегації) наносить візит ввічливості приймаючій стороні. Цей візит є як би відповіддю на зустріч гостя при його приїзд. Необхідність в протокольному візиті пояснюється і тим, що глави делегацій повинні ще раз уточнити програму перебування, внести будь-які зміни в неї, якщо це необхідно.
Право вибору конкретного часу і місця зустрічі залишається за гостями. Зазвичай такі зустрічі відбуваються в приміщенні приймаючої організації
У призначений час гостя у вестибулі зустрічає секретар або помічник, який проводить його до керівництва установи. Керівництво приймаючої організації тільки у виняткових випадках, коли приїжджають особливо почесні гості, може саме їх зустрічати.
У кабінеті керівника бажано мати місце, спеціально відведене для прийому гостей. Якщо у вас в кабінеті є диван і два м'які крісла, то почесним місцем для гостя є диван. Приймаючий сідає в крісло, що стоїть з лівого боку від дивана, так, щоб гість виявився по його праву руку.
Якщо ж гість і приймає його обличчя сідають разом на диван, то таким чином, щоб гість виявився знову-таки по праву руку від господаря.
Гість сідає тільки після того, як сів господар кабінету. Якщо гість прибув з дамою, то в такому випадку на найпочеснішому місці на дивані по праву руку від господаря кабінету буде сидіти дама, по ліву руку - головний гість. Перекладач сидить довільно.
Не слід приймати гостей, сидячи за письмовим столом або на чільному місці, а також саджати гостей навпроти вікон, які виходять на сонячну сторону вулиці. Це створює атмосферу певного нерівності сторін і може бути розцінено як прояв неповаги.
Оскільки протокольний візит триває 20-30 хвилин, то вже через 5-7 хвилин може бути подано частування: чай, кава, фрукти, цукерки, печиво. Спиртні напої не подаються.
Робота з документами з особового складу
Документи по особовому складу - це документи, що характеризують правову, трудову і службову діяльність працівників організації. Вони створюються в результаті трудових відносин, що виникають між установами і співробітниками.
Види документів з особового складу: накази, заяви, трудові книжки, особисті картки і т.п.
Найбільш численною є документація, що супроводжує процеси руху кадрів на підприємстві. Під рухом кадрів умовно розуміється:
прийом, переклад і звільнення працівників;
При прийомі на роботу фіксуються основні анкетному-біографічні дані працівника, умови його прийому і оплати праці. Вся ця інформація може надалі змінюватися, тому до документації, що оформляє процеси руху кадрів, можна віднести документи про зміну анкетному-біографічних даних, умов і оплати праці.
Розглянемо окремо процедури, що виконуються кадровою службою при оформленні руху персоналу підприємства, і створювані при цьому документи.
Прийом на роботу не допускається без пред'явлення трудової книжки та паспорта. Для військовозобов'язаних передбачено пред'явлення військового квитка.
Підставою прийому на роботу є укладений письмово трудовий договір (контракт). Вступники на роботу пишуть особиста заява з проханням про прийом. При необхідності заповнюється особистий листок з обліку кадрів (анкета) і складається автобіографія.
Наказ по особовому складу фіксує відомості про кадри:
1) прийом на роботу;
2) переміщення по роботі;
3) звільнення з роботи;
4) встановлення посадових окладів;
7) зміна прізвища;
9) стягнення і т.д. (Див. Додатки 1, 7).