Усе про облік БСЗ ведення, зберігання та звітність
Що потрібно знати про БСО
Застосовувати бланки суворої звітності вправі ВП і організації, які надають населенню послуги, повний перелік яких подано, наприклад, в затвердженому класифікаторі послуг ОК002-93. А також індивідуальні підприємці:
- сплачують ЕНВД;
- застосовують патентну систему (при здійсненні певних видів діяльності);
- що знаходяться у віддалених місцевостях і надають послуги (перелік затверджується кожним суб'єктом РФ).
ІП застосовують бланки при творі розрахунків за готівку суми з іншими індивідуальними підприємцями або з населенням (при наданні послуг). При розрахунку з організаціями використання БСО заборонено.
Бланки суворої звітності слід замовляти в друкарні. Можна скористатися автоматизованою системою, до якої висуваються певні вимоги (такі, наприклад, як збереження в пам'яті кожної операції з бланком протягом п'яти років, захист від доступу неуповноважених осіб, фіксація серії і номера бланка при випуску). Самостійне виготовлення БСО (друк на звичайному принтері) заборонено. Кожен бланк повинен мати перелік реквізитів, встановлених в пункті 3 Положення. Бланк має шестизначний номер, який присвоюється при друку в друкарні або при автоматичному формуванні. БСО заповнюються чітко і розбірливо, помилки і виправлення не допускаються (неправильно заповнений бланк перекреслюється і прикріплюється до книги обліку за той день, в який він був заповнений).
Книга обліку БСО: загальні відомості
Облік БСО для ІП, так само як і для організацій, ведеться в книзі або журналі обліку БСО. Затвердженої законом форми немає. У Постанові описані загальні рекомендації по складанню даної книги. Розберемо їх докладно. Книга обліку повинна бути прошита і скріплена підписом і печаткою (за наявності) підприємця. Для цього кожен лист нумерують, роблять отвори дироколом для зшивання і скріплюють мотузкою / ниткою, включаючи титульні аркуші. Кінці мотузки зав'язують і приклеюють на них листок паперу, на якому ставляться дата, підпис підприємця і друк (при наявності). Таким чином, виходить готовий до застосування і опечатаний журнал для ведення обліку бланків. На пронумерованих сторінках книги повинно бути передбачено місце для дати, підпису та печатки ВП. У зв'язку з тим, що при прийомі або видачі бланків потрібно вказувати дату, номер, кількість, що видають або отримують БСО особи, а також їх підписи, то при формуванні граф журналу слід передбачити для даних відомостей відповідні графи.
Як було сказано вище, затвердженої форми немає, і створити її можна самостійно або придбати готовий екземпляр. Підприємці можуть книгу обліку БСО скачати і оформити відповідно до наведеними інструкціями. Приблизний варіант змісту і загального вигляду книги представлений нижче. ІП на свій розсуд може додати або прибрати необхідні графи.
Індивідуальний підприємець також може книгу обліку БСО купити або замовити в друкарні (за бажанням). Але в будь-якому випадку потрібно буде прошити і опломбувати (опечатати) відповідно до вимог. Завіряти книгу в податковій інспекції не потрібно. При використанні АС (автоматизована система) при друку дані про бланку автоматично заносяться в книгу обліку. Якщо з податкової надійде запит про надання інформації з АС, то підприємець зобов'язаний її надати. В 1C також передбачена можливість формування книги.
Особливості поводження з бланками суворої звітності
Кожне переміщення бланка має бути враховано. Прийом з друкарні і рух бланків під час роботи підприємця фіксуються в книзі обліку. Для кожної дії складається відповідний акт. Для здійснення прийому / видачі бланків, реєстрації, а також для ведення журналу обліку призначається уповноважений співробітник. З ним укладається договір про матеріальну відповідальність. У разі, якщо ІП веде діяльність один, то обов'язок обліку і зберігання БСО в установленому порядку лягає на нього.
Щоденне заповнення журналу обліку - невід'ємний обов'язок, виконання якої необхідно при використанні бланків.
Зберігання та інвентаризація
Пункти з 14 по 16 Постанови стосуються питання зберігання бланків. У законодавстві конкретно прописані вимоги. Перш за все, варто згадати, що підприємець зобов'язаний створити умови для безпечного зберігання БСО. Після кожного робочого дня бланки опечатуються і поміщаються в сейф або надійний ящик з металу, також передбачено зберігання документів в спеціально призначених приміщеннях (наприклад, в бухгалтерії).
Термін зберігання бланків (копій або відривних частин бланка) - 5 років. Після закінчення місяця і після проведення останньої інвентаризації документи можна утилізувати. Попередньо потрібно скласти відповідний акт. Для невикористаних бланків суворого обмеження часу зберігання немає. Надлишки або застарілі форми БСО (з неактуальними даними ІП) знищуються також після інвентаризації і складання акта про ліквідацію. Приклад акту про ліквідацію наведено нижче.
Інвентаризація бланків зазвичай проводиться одночасно з інвентаризацією каси. Таким чином, здійснюється перевірка належного виконання вимог щодо зберігання і використання БСО, виявляються залишки або недостача. Для проведення інвентаризації ІП необхідно затвердити інвентаризаційну комісію - вказати беруть участь осіб. Результати фіксуються в формі ИВН-16, зразок якої наведено нижче. При плановому проведенні інвентаризації форма оформляється в двох примірниках.
При виявленні недоліків БСО необхідно розібратися в причинах і застосувати необхідні заходи для запобігання повторенню подібного в майбутньому. В законодавстві не передбачено відповідальності за втрату бланків суворої звітності, але підприємець має право застосувати дисциплінарне стягнення стосовно відповідального співробітника.
При всій простоті використання бланки суворої звітності досить вимогливі в зверненні. Індивідуальний підприємець зобов'язаний вести докладний облік БСО і дотримуватися умов зберігання. Ведення книги обліку БСО і часта інвентаризація - два обов'язкових процесу, які супроводжують роботу з бланками суворої звітності. При дотриманні встановленого порядку поводження з даними документами ІП дійсно може значно спростити собі життя, виключивши необхідність використання ККТ.