Трудова книжка що змінилося
Корпоративний семінар «Система професійних стандартів: готуємося до застосування»
Реєстр прийнятих професійних стандартів, законодавча база. Підготовка організації до застосування професійних стандартів. Кадрові технології, що залежать від введення професійних стандартів. Вимоги до кадрового діловодства в умовах впровадження профстандартів. Порядок приведення у відповідність найменувань посад в компанії з ПРОФСТАНДАРТ і кваліфікаційними довідниками, коригування посадових інструкцій. Рекрутмент. Процедура відмови в прийомі на роботу. Зміна системи оплати праці. Коригування штатного розкладу. Процедура підтвердження кваліфікації. Підвищення кваліфікації працівника відповідно до професійних стандартів. Організація навчання працівника в разі невідповідності ПРОФСТАНДАРТ. Порядок переведення працівника на іншу посаду або розірвання трудового договору за результатами оцінки.
КАДРОВЕ ДІЛОВОДСТВО
Трудова книжка: що змінилося?
В.І. АНДРЄЄВА,
канд. іст. наук, професор кафедри трудового права
української академії правосуддя
Порядок списання застарілих бланків
Бланки зразка 1974 р підлягають знищенню за відповідним актом.
про знищення бланків
трудових книжок і вкладишів
в них образца1974 р
Організація роботи з ведення трудових книжок
У діючих Правилах ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затв. постановою Уряду України від 16.04.03 № 225 (далі - Правила), і в Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затв. постановою МінтрудаУкаіни від 10.10.03 № 69 (далі - Інструкція), зроблена спроба розділити питання заповнення та ведення книг, т. е. окремо розглянути організацію роботи з цим документом і порядок внесення до нього відповідних записів. В цілому такий підхід видається доцільним, хоча чіткого розмежування названих питань не вийшло, і працівники кадрових служб, що заповнюють, наприклад, розділ трудової книжки "Відомості про роботу", повинні користуватися як Правилами, так і Інструкцією.
Відповідно до п. 45 Правил відповідальність за організацію роботи щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок і вкладишів до них покладається на роботодавця. Відповідальність за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) роботодавця.
Чи завжди обов'язково видання спеціального наказу про призначення відповідального за роботу з трудовими книжками?
У сформованій практиці такий наказ зазвичай видається в невеликій організації, де штатним розписом не передбачена не тільки кадрова служба, а й посаду спеціаліста по роботі з персоналом. Трудові книжки в такій організації можуть вести бухгалтери, секретарі, менеджери та інші, поєднуючи цю роботу з основною діяльністю за трудовим договором.
У великих організаціях, що мають у своїй структурі кадрові служби, як правило, замість видання наказу про призначення відповідального за роботу з трудовими книжками включають відповідну інформацію до посадових інструкцій працівників цієї служби. Таку практику можна визнати виправданою, т. К. Прийом на роботу фахівця кадрової служби, посаду якого передбачає ведення трудових книжок, оформляється наказом. Видання додаткового наказу про призначення такого працівника відповідальним за ведення трудових книжок є зайвим.
Наводимо приклад наказу про призначення відповідального за роботу з трудовими книжками (застосовується в невеликих організаціях).
Про призначення відповідального за ведення,
зберігання, облік і видачу трудових книжок
Відповідно до вимог п. 45 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затв. постановою Уряду України від 16.04.03 № 225 "Про трудові книжки", і прийнятої в організації системою розподілу посадових обов'язків п р и к а з и в а ю:
1. Призначити відповідальною за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок секретаря Максимову О.Б.
2. При відсутності Максимової О.Б. відповідальний за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок призначається наказом директора.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на офіс.менеджера Воронову Г.А.
прийняла:
Інспектор відділу кадрів
Беручи трудові книжки, працівник, відповідальний за їх ведення, повинен подбати про наявність в організації запасних бланків трудових книжок і вкладишів до них, навіть якщо в даний момент вони не потрібні для оформлення вперше поступають на роботу. Щодо обов'язковості такого запасу бланків йдеться в п. 44 Правил: "Роботодавець зобов'язаний постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудової книжки і вкладишів до неї" "
Облік бланків документів і руху трудових книжок
Відомості про всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудової книжки і вкладиша до неї, із зазначенням серії та номера кожного бланка згідно п. 41 Правил повинні бути внесені в прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї. Ця книга ведеться бухгалтерією (касиром) за встановленою в постанові МінтрудаУкаіни від 10.10.03 № 69 (додаток 2) формі, що включає 12 граф замість раніше передбачених 13.
Нерідко доводиться чути від працівників кадрових служб, що фахівці бухгалтерії, перевантажені своєю роботою, відмовляються від обліку і зберігання бланків трудових книжок і вкладишів до них, вважаючи це функцією кадровиків. Слід підкреслити, що в п. 41 Правил прямо сказано, що прибутково-витратну книгу з обліку бланків веде бухгалтерія організації. У зв'язку з цим головний бухгалтер повинен контролювати наявність у касира цього облікового книги встановленої форми, а також своєчасність і правильність її заповнення.
Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї
Від кого
отримано
або кому
відпущено
Слід звернути увагу на встановлений Правилами (п. 42) порядок видачі з бухгалтерії бланків трудових книжок і вкладишів до них особи, відповідальної за їх ведення. Бланки видаються за заявкою працівника кадрової служби.
Після закінчення кожного місяця в бухгалтерію повинен представлятися звіт про наявність бланків трудової книжки і вкладиша до неї і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші в них, з додатком прибуткового ордера каси організації.
ЗАТ "РАССВЕТ"
Гл. бухгалтеру
М.А. Никифорової
про наявність бланків трудової книжки
і вкладиша до неї
Дата отримання бланків
Кількість отриманих бланків
Кількість витрачених бланків
Кількість що залишилися бланків
вкладишів до трудових книжок
вкладишів до трудових книжок
вкладишів до трудових книжок
Інспектор відділу кадрів
При видачі працівнику трудової книжки або вкладиша до неї роботодавець відповідно до п. 47 Правил стягує з нього плату, розмір якої визначається витратами на їх придбання. Плата за оформлення трудових книжок і вкладиші в них не стягується при масової втрати роботодавцем трудових книжок працівників у результаті надзвичайних ситуацій (п. 34) і в разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також в разі їх псування з вини працівника (п. 48).
Чи можна оформляти працівникам трудові книжки і вкладки до них без справляння плати?
Незважаючи на те що такий порядок роботи з трудовими книжками не передбачений у постанові Уряду РФ, його цілком можна практикувати, включивши в правила внутрішнього трудового розпорядку організації.
Заповнюються кадровою службою трудові книжки і вкладки до них, а також трудові книжки, що пред'являються працівниками при прийомі на роботу, повинні бути зареєстровані в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (додаток 3 до постанови МінтрудаУкаіни від 10.10.03 № 69).
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Згідно п. 41 Правил книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, а також пріходно.расходная книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації та скріплені сургучною печаткою або опломбовані. Необхідність запевнення цих книг для виключення фальсифікацій в записах не викликає сумнівів, проте застосування сургучною друку або пломб викликає певні труднощі і незручності при веденні названих книг. Практика роботи кадрових служб показує, що для запевнення облікових форм і в кадрових службах, і в бухгалтеріях використовують відбиток печатки організації, що видається цілком виправданим.
У наступних номерах журналу ми розглянемо питання:
Як вносити записи до трудових книжок, не допускаючи помилок; як змінювати або виправляти інформацію, внесену до трудової книжки; які нестандартні, не передбачені ні Правилами, ні Інструкцією ситуації, пов'язані з веденням трудових книжок, можуть виникнути і як з них виходити?
Нормативна база
Федеральний закон від 17.12.01 № 173.ФЗ "Про трудові пенсії в Укаїни" (з ізм. І доп.)
Постанова Уряду Укаїни від 16.04.03 № 225 "Про трудові книжки" (з ізм. І доп.)
Постанова МінтрудаУкаіни від 10.10.03 № 69 "Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок"
Наказ МінфінаУкаіни від 22.12.03 № 117н "Про трудові книжки" "