Трудова книжка почати спочатку
Мурніна Ірина Смелаовна
На жаль, багато HR-менеджери вважають роботу своїх колег, інспекторів з кадрів, рутинної і нудної. З одного боку, це можна пояснити - вони визначають кадрову політику підприємства, а це надзвичайно високий рівень відповідальності і зовсім інший масштаб завдань. З іншого боку, в кадровій роботі, якого б масштабу вона не була, не буває дрібниць. Неоформлення, недооформлення або неправильне оформлення кадрових процедур призводить до серйозних юридичних наслідків і не менш серйозних матеріальних витрат.
В ідеалі служба управління персоналом повинна знаходитися в постійному контакті з працівниками, надавати методичну і консультаційну допомогу, моральну підтримку. А для цього необхідно хоча б представляти масштаби лиха. У реальному житті проблеми, які роботодавець і працівник створюють один одному через незнання обома сторонами чинного законодавства, незчисленні.
Ключ - на старт!
Можливість скасування трудових книжок обговорюється вже досить давно. В ході дискусії у цій ідеї з'явилися як противники, так і гарячі прихильники.
Звичайно, кількість паперової тяганини зменшиться, та й працівники перестануть розшукувати недбайливих роботодавців, які зникли «в нікуди» разом з трудовими книжками, а впритул займуться пошуком підходящої роботи і проблемами працевлаштування. Але.
«Попереду паровоза ...»
Поки проблема обговорюється, деякі фахівці вже діють.
«Ми двома руками« За », - з гордістю повідомив мені кадровик однієї з організацій. - І книжки у себе на підприємстві вже скасували ». «А підстави?» - поцікавилася я. «Які підстави? - здивувався «спеціаліст». - Ну, побажання працівників, підходить? »
Не підходить і при перевірці не пройде! Подібного роду дії регламентуються законодавством. Ось дочекаємося Федерального закону з новими поправками до Трудового кодексу, Постанови уряду, Міністерства охорони здоров'я, тоді і скасуємо. Нагадуємо, що при оформленні закордонного паспорта і раніше вимагають виписку з трудової книжки, завірену за місцем роботи в установленому законом порядку. Так що, звільняючи себе і працівника від одних проблем, не варто створювати масу інших.
Отже, на сьогоднішній день трудові книжки існують і в обов'язковому порядку ведуться роботодавцем на працівників, прийнятих на підставі трудового договору за основним місцем роботи. І не ведуться на сумісників і співробітників, прийнятих на роботу за цивільно-правовими договорами. Роботодавець-фізична особа, яка не є індивідуальним підприємцем і наймає працівника для надання особистих послуг, наприклад, няню для дитини, покоївку в заміський будинок і т.п. трудових книжок також не веде, але це зовсім не означає, що працівник втрачає стаж. Просто він підтверджується не трудовою книжкою, а іншими документами.
Але досить часті випадки, коли працівник заявляє, що трудова книжка відсутня. Причини відсутності бувають різні, але це ...
Чи не привід відмовляти в прийомі на роботу
Трудова книжка вказана в статті 65 Трудового кодексу як документ, який пред'являється працівником роботодавцеві під час вступу на роботу і укладенні трудового договору. Там же обумовлені випадки, коли працівник не пред'являє трудову книжку, а роботодавець не може її вимагати: «... коли трудовий договір укладається вперше або працівник поступає на роботу на умовах сумісництва». На практиці у сумісників часто просять принести довідку з основного місця роботи або копію трудової книжки.
Важливо не плутати нову трудову книжку з дублікатом. Працівник не працював у цього роботодавця жодного дня, і для видачі дубліката немає не тільки підстав, але і достатнього обсягу інформації: відомостей про стаж і попередніх місцях роботи.
Отже, працівникові заводиться нова трудова книжка, і з'являється перша і дуже серйозна проблема: штат невеликий, головний бухгалтер, у якого своєї роботи вистачає, поєднує роботу кадровика зі своїми прямими обов'язками. Виникає ситуація: «Чи потрібен чистий бланк трудової книжки. Ось нехай працівник піде і купить ». І працівник купує.
Коли на семінарі я говорю, що бланки трудової книжки - це бланки суворої звітності і фізичним особам ніколи не продавалися, не продаються і продаватися не будуть, це викликає бурю непідробних емоцій: «Неправда! Вони продаються на кожному розі і в кожному газетному кіоску. У нас працівники самі купують і приносять ».
Як придбати головний біль
Що і де купують працівники, які не знають законодавчої і нормативної бази, обговорювати марно. А ось кадровикам, які таким чином оптимізують свої тимчасові і трудовитрати, зауважимо, що це явне порушення закону - посилати працівника за бланком трудової книжки. Він купити його не може і, головне, - купувати не повинен.
Після оформлення покупки представник організації-розповсюджувача, як правило, видає накладну або інший товарний документ, в якому зазначено не тільки що і на яку суму було придбано, але також серії і номера всіх придбаних бланків. Є організації, які опускають частину цієї процедури, наприклад, не вимагають лист-доручення, але накладні із зазначенням серій та номер бланків видають. Зауважу, якщо процедура продажу бланків суворої звітності спрощена до найпростішого обміну «гроші-товар», є сенс подумати, перш ніж робити покупку.
Однак придбанням бланків проблеми не обмежуються. І питання, що виникають у фахівців, не закінчуються, тому що належить почати
З чистого аркуша
Нова трудова книжка оформляється працівникам, що стають на роботу вперше «... в присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу» (п. 8 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців).
Зверніть увагу на те, що кадрові фахівці, що мають багаторічний досвід роботи, в цьому випадку також оформляють трудову книжку тільки за заявою працівника, в якому вказується, що людина приходить на роботу на підставі трудових відносин і за основним місцем роботи вперше. Також на практиці досить часто трудова книжка оформляється за відсутності працівника, «щоб максимально зосередитися, не помилитися і не списувати потім зіпсований бланк. А то він грошей коштує ». Початківці кадровики опускають цей важливий момент, а даремно. І хоча працівники рідко загострюють увагу на цьому моменті (для них головне, що книжку завели), кадровим службам слід дотримуватися законодавчої норми.
Справа в тому, що при заповненні титульного аркуша можуть виникнути проблеми, які саме працівник допоможе вирішити. Хрестоматійний приклад: імена «Марія - Марія», «Наталія - Наталя», «Мар'яна - Маріанна». Про отчествах, прізвищах і незаслужено забутої букві «е» можна написати окрему філологічне дослідження.
В процесі заповнення можна виявити, що П.І.Б. в паспорті не цілком збігається з тими ж даними в документі про освіту, і ось тут вже документоведческой дослідження не уникнути. Виникає питання, а що написано в інших документах і чи не варто працівникові сходити в паспортний стіл, все уточнити і з'ясувати, який документ доведеться міняти?
Висока ціна друку
Останнім часом досить часто в трудових книжках зразка 70-х років зустрічається відсутність печатки на титулі. Відновити її, якщо спохватилися через кілька років і після зміни кількох роботодавців, не просто складно, а практично неможливо з багатьох причин.
Роботодавець може перебувати в місці, віддаленому від нового місця проживання і нової роботи, перейменуватися і знищити старі друку, взагалі «самоліквідуватися» разом з документами, що підтверджують трудовий стаж працівника.
А інспектор пенсійного фонду при оформленні пенсії може зажадати підтвердження документами всього стажу, внесеного до трудової книжки. Якщо порушена законодавча норма - трудова книжка визнана недійсною - починається «ходіння по муках»: або обхід всіх роботодавців, які накопичилися за час трудової діяльності (вельми бурхливої у деяких працівників), або вояж по судах. Питання, що краще, залишається на розсуд користувача.
Так що вішайте пам'ятні записки, вписуйте в щоденники, зав'язуйте вузлики на носових хустках, шановні кадрові фахівці. Робіть все можливе і неможливе, щоб не забути цю печатку на титулі зліва. Ваша забудькуватість обернеться втраченими нервами, часом, здоров'ям ваших працівників, а через роки вони будуть згадувати вас з почуттям особливої «подяки».
А чи був стаж?
Ще одна проблема при оформленні «першої» трудової книжки - якою має бути перший запис розділу «Відомості про роботу». Раніше без зазначення дати і номера в третій графі розділу писали: «До надходження (найменування організації - першого роботодавця) трудового стажу не мав (не мала)». Для внесення цього запису працівника направляли в паспортний стіл за місцем проживання, і паспортистка видавала йому відповідну довідку. Сьогодні паспортні столи великих міст таких довідок не видають. На наш погляд, слід погодитися з фахівцями, які вважають, що внесення такого запису недоцільно, так як для неї немає документально підтверджених підстав.
Далі трудова книжка буде заповнюватися роками до того, як працівник на заслужений відпочинок або законодавчо закріпленої скасування цього документа. Працівник буде переходити з нею від одного роботодавця до іншого і одного разу прийде до відділення Пенсійного фонду. І всякий раз цей документ на своїй мові буде «розповідати» не тільки про професійний рівень свого власника, а й про тих, хто оформляв, вів і зберігав його в ці роки. Так що постарайтеся залишити про себе добру пам'ять!