Складання графіка відпусток, зразок - бланк - форма
Відповідно до частини 2 статті 123 ТК України графік відпусток обов'язковий як для роботодавця, так і для працівника. Погляньмо на цей документ докладніше.
Для чого необхідний графік відпусток
Відповідальність за неведення графіка відпусток
Графік відпусток, так само як і наказ про їх надання відпусток і табелем обліку робочого часу, розглядається як підстава для надання та оплати відпусток. Якщо такі графіки відсутні або не дотримуються роботодавцем, трудова інспекція може кваліфікувати його дії як порушення трудового законодавства. Організацію можуть притягнути до адміністративної відповідальності та накласти на неї штраф у розмірі від 30 000 до 50 000 руб. або призупинити діяльність до 90 діб. Посадовим особам загрожує штраф від 1000 до 5000 руб. (Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
форма документа
Що необхідно врахувати при складанні
При складанні графіка відпусток важливо врахувати інтереси всіх сторін трудового договору. По-перше, інтереси роботодавця, які формується виходячи з фінансових і виробничих можливостей компанії. По-друге, інтереси працівника. Крім того, якщо на підприємстві функціонує виборний орган первинної профспілкової організації, його думка (в підтримку працівника) також має бути прийнято до уваги при складанні графіка (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Коли складають графік
Графік відпусток складається на календарний рік. Складання входить в компетенцію фахівця кадрової служби за поданням керівників підрозділів підприємства. Форму документа підписує керівник кадрової служби та не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року стверджує керівник організації (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Відпустка у зручний для працівника час
- мають двох або більше дітей віком до 14 років;
- які виховують дитину-інваліда віком до 18 років;
- одинокі матері, які мають дитину у віці до 14 років;
- батьки, які виховують дитину віком до 14 років без матері.
Розподіл відпусток протягом року
Безпосереднє складання графіка відпусток
Перейдемо безпосередньо до складання графіка. Цьому передує підготовча робота.
Підготовка до складання
Підготовку до складання графіка відпусток необхідно почати заздалегідь. Адже загальний графік складається з обробки інформації по кожному працівнику, у якого є своя «відпускна історія».
В першу чергу фахівець відділу кадрів повинен визначити, на яку кількість днів відпустки працівник має право претендувати в майбутньому році. Цей показник залежить від дати початку роботи, зсуву робочого року в зв'язку з використанням відпустки за свій рахунок тривалістю більше 14 календарних днів протягом робочого року, повноти використання відпусток за минулі періоди. Далі необхідно з'ясувати, чи є у працівника право на пільги за вибором часу відпустки.
Дані по кожному працівнику підрозділу слід надати його керівникові. Він в свою чергу доводить їх до своїх працівників і з'ясовує переваги останніх про бажаному часу виходу у відпустку, планах розділити відпустку на частини, тривалості кожної частини відпочинку. Інформацію про права та побажання співробітників з приводу відпустки можна представити у вигляді таблиці.
Отримані відомості необхідно проаналізувати. Всіх працівників підрозділу потрібно згрупувати за посадами і порівняти запити щодо дати початку відпустки працівників однієї посади. В першу чергу повинні бути задоволені побажання працівників, які мають пільги. У другу чергу логічно піти назустріч працівників, які претендують на відпустку в незручне для інших час. І в останню чергу розподілити відпустки між побажали відпочити в розпал сезону. Кому з них віддати перевагу, керівник вирішує згідно критеріям, встановленим внутрішніми локальними нормативними актами або негласно прийнятим в колективі.
Співробітники йдуть у відпустку в звичайному режимі
У графіку відпусток зазвичай вказують конкретну дату початку відпочинку працівника. Якщо ж в документі відзначено тільки місяці, на які припадають відпустки, напередодні відпустки працівник повинен подати заяву про його надання із зазначенням дати початку та тривалості.
При складанні графіка відпусток графи 7, 8 і 9 не заповнюються. У графі 7 «Відпустка / дата / фактична» вказують дату фактичного виходу у відпустку.
перенесення відпустки
У разі перенесення відпустки співробітника на інший час в графік необхідно внести зміни. Однак це можливо тільки з дозволу особи, яка затвердила графік. Перенесення відпустки провадиться на підставі заяви працівника, складеного в довільній формі. В цьому випадку заповнюються графи 8 і 9 таблиці. У них вказують підставу для перенесення відпустки і його передбачувану дату.
Графа 10 «Примітка» заповнюється в ситуації, коли відпустка співробітника був перенесений з ініціативи роботодавця і для цього є об'єктивні причини. А саме:
- якщо відпустка даного працівника в поточному робочому році несприятливо відіб'ється на нормальному ході роботи організації (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
- якщо виникла необхідність відкликання співробітника з відпустки (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
Будь-яка зміна в графіку відпусток повинно бути обгрунтовано і документовано. Керівник організації видає наказ або розпорядження про перенесення відпустки або відкликання з нього, а працівник дає на це письмову згоду 1.
Інформуємо про відпустку
В уніфікованій формі № Т-7 немає спеціальної графи, призначеної для підпису співробітників. Проте працівники можуть бути ознайомлені з документом, хоча в трудовому законодавстві такий обов'язок не прописана.
Ознайомлення з графіком
Роботодавець має право вирішувати, знайомити чи до затвердженого документом кожного співробітника і яким чином. Підійде будь-який спосіб ознайомлення з графіком. Наприклад, можна вивісити його на інформаційному стенді або внести додаткову графу в форму N Т-7.
Подібні дії можливі на підставі Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затвердженого постановою ГоскомстатаУкаіни від 24.03.99 № 20. Головне, щоб зміни були оформлені організаційними документами, наприклад наказом керівника.
У «шапці» цієї додаткової графи (колонки) можна дати наступні формулювання:
- з графіком ознайомлений (дата, підпис працівника);
- про дату початку відпустки сповіщений (дата, підпис працівника).
Повідомлення напередодні відпустки
Ознайомлення працівника з графіком відпусток не скасовує обов'язки роботодавця повідомити його про початок відпустки безпосередньо перед цим. Відповідно до частини 3 статті 123 Трудового кодексу Укаїни сповіщати співробітників про дату початку відпустки роботодавець зобов'язаний не пізніше ніж за два тижні. Нижче наведена форма повідомлення працівника про наступаючому відпустці.