Як складати графік відпусток - зразок правильного оформлення
Що таке графік відпусток?
Відпускної графік являє собою розклад, яке встановлюється роботодавцем при взаємодії з робочими. Складається і повинен бути затверджений не пізніше закінчення двох тижнів до Нового року. Час відпустки можна вибрати будь-який, якщо тільки воно не порушує нормальну роботу підприємства.
Під час його складання повинні бути враховані і приведені до спільного рішення побажання працівників і виробничий процес. При великій кількості бажаючих піти у відпустку в певну пору року, в залежності від чисельності співробітників, може бути встановлений ліміт кількості відпочиваючих.
Чи потрібен графік відпусток в невеликій організації?
Навіть якщо в організації працює невеликий штат співробітників і воно визнано малим, то наявність графіка відпусток все-одно обов'язково. Трудовий кодекс роз'яснює, що цей документ обов'язковий для виконання працівником і роботодавцем.
З його твердженням у працівників з'являються гарантії згодом надання часу відпочинку і можливості реалізувати свої плани. Роботодавець змушений підкорятися вимогам закону. Якщо на підприємстві працюють багато людей, то за допомогою графіка встановлюється черговість відпочинку.
Є роботодавці, які не бажають виконувати приписи закону і не стверджують зазначений графік. В такому випадку на них за це можуть бути накладені штрафи трудової інспекцією.
Права деяких працівників при складанні графіка
- жінці, яка має двох і більше дітей, що не досягли віку 12 років, надається відпустка в літній час в першу чергу;
- аналогічні пільги надаються батькам-одинакам, ветеранам війни і праці, співробітникам молодше 18 років, опікунам або піклувальникам, ГероямУкаіни або Радянського союзу, почесні донори, постраждалі від аварії на Чорнобильській АЕС;
- дружини військовослужбовців можуть взяти відпустку разом з чоловіком (дружиною).
Тривалість: норма і понад норму
При складанні графіка відпусток враховується час відпочинку, належний кожному працівнику. Якщо співробітник відпрацював рік, то йому надається відпустка довжиною 28 календарних днів. Якщо ж менше - пропорційно відпрацьованому часу.
Відпочивати чи все належний час відразу або розділити відпустку по частинах, вирішує співробітник. З урахуванням, що одна частина обов'язково повинна бути дорівнює або більше 14 днів.
специфіка підприємства
Якщо організація займається виробництвом і немає можливості зупинити процес на час відпочинку її працівників, то ця специфіка повинна враховуватися при складанні графіка відпусток.
Необхідно розподілити час відпочинку так, щоб виробництво не припиняло нормального ходу діяльності. Працівники повинні бути взаємозамінними, тобто на час відсутності кого-небудь, передбачається заміна.
Якщо організація працює сезонно, то краще надати більшу кількість відпусток в зимовий період. У навчальних закладах майже всі співробітники йдуть у відпустку в літні місяці, так як в учнів теж канікули.
Як правильно скласти графік відпусток?
- Готується проект графіка (форма Т-7), в якому повинні бути вказані всі наявні підрозділи, посади, дані працівників, кількість днів і дата відпустки, відомості про його перенесення.
- Якщо при організації є профспілка, то графік необхідно з ним узгодити. З цією метою в профком направляється із супровідним листом проект документа. Виборний орган профспілкової організації розглядає його і протягом п'яти днів повертає з мотивованим висновком.
- Провівши зазначену процедуру, графік повинен затверджуватися керівником.
- Після цього графік доводиться до відома працівників. Безпосередньо з ним законодавство не зобов'язує знайомити, так як навіть спеціально розроблена форма графіків не містить графи для підписів. Але в законі передбачено наявність обов'язки роботодавця щодо ознайомлення з локальними документами.
- Виконавши всі зазначені процедури, графік направляється на зберігання використання до кадрового підрозділу. Відповідальний працівник розсилає копії в підрозділи і протягом року вносить в нього зміни.
Локальні акти підприємства
Багато організацій беруть локальні нормативні акти, що визначають взаємини між працівником і роботодавцем. Вони видаються з метою регулювання заробітної плати, преміювання, системи заохочень та інших питань.
Федеральна служба з праці та зайнятості чітко визначила, що графік відпусток є обов'язковим актом такого роду. Відмінність його в уніфікованій формі і певних реквізитів.
Бланк форми Т-7
Бланк форми Т-7 завантажити (в форматі word).
Опитування співробітників
Створити графік відпусток можна тільки на підставі опитування всіх співробітників організації. Це необхідно для виявлення бажаного часу і кількості днів відпочинку. Якщо підприємство велике, то цим займається окрема людина.
Після опитування та врахування всіх пропозицій, складається приблизний графік, який прямує в кадрову службу. Завдання цього підрозділу скорегувати його з урахуванням побажань працівників і виробничого процесу. Після чого, графік знову узгоджується з усіма учасниками і готується локальний документ. При великій кількості співробітників, можна зробити графіки по підрозділах і загальний.
Якщо залишилися невикористані дні за минулий рік
У працівників часто можуть залишатися невикористані дні відпустки з минулого року. Не можна не надавати відпустку 2 роки поспіль і більше. При складанні графіка ці дні можуть враховуватися чи ні. Спочатку співробітник отгулівает за поточний час, а потім, в довільному порядку, то, що залишилося. Але навіть якщо вони не відображені в документі, то право на них не втрачається. Надаються вони на підставі узгодження з керівником.
Як перенести відпустку
З вини роботодавця відпустку переноситься при його несплаті (повинен бути розрахунок за три дні до початку) або прі не повідомленні співробітника про початок відпочинку (за два тижні). Але це можливо тільки при бажанні працівника і відповідній заяві.
Сам робочий теж може поміняти час своєї відпустки або взяти його частково. При цьому досить заяву з візою керівника.
практичні поради
- Одночасний догляд керівника і його заступника у відпустку неприпустимий.
- В організації повинно працювати кількість співробітників, які забезпечують функціонування.
- Фахівці з одного й того ж профілю не повинні відпочивати одночасно.
- Відпустка за кілька років не підсумовується, а розбивається на частини.
- Грамотний розподіл відпусток.
Типові помилки при складанні графіка
Графік відпусток - дуже важливий локальний документ організації і запорука її нормального функціонування. При його складанні необхідно врахувати як інтереси працівника, так як виробничу необхідність підприємства. Складанням графіка повинен займатися компетентна особа.
Отримайте безкоштовну юридичну консультацію прямо зараз
Порядок проведення випробування при прийомі на роботу
Особливості гнучкого графіка роботи
Вимоги до оформлення рахунок-фактури і порядок виставлення