Що являє собою делегування повноважень
Всім доброго часу доби! З вами Юрій Окунєв.
Свій новий пост хотів би присвятити тим менеджерам, які вважають себе незамінними безсмертними поні. Тим героїчним людям, які приходять на роботу вдосвіта й йдуть, турбуючи сон задрімав охоронця. Тим, хто звалює на себе тонни роботи, а потім нелюдським зусиллям намагається цю непідйомну масу «віджати», побивши попередній рекорд професійної продуктивності. З цієї статті ви нарешті дізнаєтеся, що представляє собою делегування повноважень. І, повірте мені, відтепер жити і працювати вам стане набагато легше.
цілі делегування
Для того щоб почати застосовувати дану управлінську методику, важливо зрозуміти, навіщо вона власне вам потрібна. Для цього давайте згадаємо матрицю пріоритетів. складену Ейзенхауером. Поряд з важливими завданнями в ній виділялися не надто важливі справи (термінові і нетермінові).
Такі завдання відволікають керівника від дійсно важливих питань. Для того щоб уникнути цього і застосовується делегування повноважень і відповідальності. У цьому випадку керівник може приділити всю увагу тих справах, які дійсно вимагають його участі і довірити вирішення інших питань іншим співробітникам організації.
При цьому потрібно розуміти, чим делегування відрізняється від постановки завдань. Завдання - це якийсь одиничний питання, який менеджер доручає вирішити співробітнику компанії. Людині дається чітка вказівка, що стосується конкретної справи і методу його рішення.
Суть делегування полягає в тому, щоб передати іншому члену команди відповідальність за цілий проект або якийсь об'ємний питання, що складається з ряду підзадач. Тобто в цьому випадку виконавець наділяється відповідними повноваженнями і деякою свободою дій. Також він бере участь в процесах постановки цілей і прийняття рішень.
У найпростішому вигляді матриця делегування повноважень може бути представлена наступним чином:
Хто наділяється повноваженнями / Виконавець
Як то кажуть, відчуйте, різницю ... Тільки делегуючи свої робочі проблеми колегам, ви можете звільнити час для вирішення більш складних питань. А це і є головною метою ділового тайм-менеджменту.
Основні принципи делегування
Для початку давайте обговоримо етапи делегування повноважень. Виглядають вони приблизно так:
- Складання списку завдань, розстановка пріоритетів.
- Визначення завдань, які можна і потрібно перенаправити іншого співробітника.
- Чітке моделювання задач у себе в голові.
- Донесення цієї моделі до розуміння співробітника.
- Контроль виконання роботи (можна також делегувати іншому члену команди).
- Аналіз отриманого результату.
- Висновки.
Існують певні правила делегування повноважень. Розберемо найбільш значимі з них.
- Довіряти відповідальна справа потрібно тим, хто дійсно в змозі з ним впоратися. Тому ви повинні враховувати такі аспекти, як рівень професіоналізму, досвід, наявність відповідних особистісних якостей, розуміння співробітником того напрямку, з яким йому доведеться працювати. Зверніть увагу на останній пункт. Нерідко довіряти вирішення питань варто співробітникам найпростішого рівня, тому що саме вони в силу своєї посади можуть як не можна краще розбиратися в тому, про що менеджер вищої ланки буде мати лише поверхневе уявлення. Просто тому, що ці люди працюють з абсолютно різними завданнями.
- Перенаправляти вирішення питань іншому працівнику треба безпосередньо. Тобто в ході особистого спілкування, а не через третіх осіб.
- З самого початку потрібно детально описати майбутньому виконавцю поточну ситуацію, що потребується обсяг робіт і кінцеву мету. Це допоможемо йому не збитися з курсу.
- Потрібно поставити чіткі рамки роботи - ступінь відповідальності, повноваження і обов'язки, методи роботи з цілями і терміни. Поясніть, що потрібно і можна робити, а що - не можна.
- Розповівши про свої потреби, не забудьте уточнити у самого співробітника, що він з цього приводу думає. Чи готовий взятися за роботу? Чи зможе укластися в поставлені терміни? Що йому необхідно для виконання завдання і т.д.
- Технологія делегування повноважень вимагає, щоб у виконавця була можливість в ході виконання роботи отримати професійну допомогу від більш досвідченого і знаючого співробітника. Тобто повинен бути якийсь куратор.
- Якщо ви делегіруете рішення проблеми групі співробітників, то за кожним з них потрібно закріпити чіткі обов'язки. Плюс потрібно обов'язково виділити «капітана команди».
- Варто ділитися з колегами / підлеглими не тільки неприємною рутинною роботою, а й тими функціями, які можуть бути для них відносно привабливими. Наприклад, творчу роботу. Тоді поставлені вами завдання будуть сприйматися більш лояльно. А виконуватися - більш охоче.
- Делегування і управління має сенс тоді, коли ви працюєте з думаючим, здатним приймати рішення виконавцем. В іншому випадку сенс даної методики втрачається. Тому давайте підлеглим свободу.
- Вимагаючи від людей серйозних професійних якостей, організаторських здібностей, покладаючи на них додаткову відповідальність, не забувайте про заохочення. Мотивація (матеріальна або хоча б моральна) стане відмінним стимулом для продуктивної роботи.
Яку роботу не можна передавати:
- Генеральне планування.
- Важливі і термінові справи, що вимагають вашої особистої участі як керівника.
- Кадрові питання.
- Винесення подяк / критика співробітників.
Способи делегування повноважень
Залежно від складності проблеми, кваліфікації співробітників і наявності / відсутності об'єктивної необхідності особисто брати участь в роботі, ви можете вибрати той чи інший формат перенаправлення обов'язків.
Виділяють наступні види делегування повноважень:
- Ви ставите перед виконавцем конкретні цілі і говорите, як саме їх досягти і до якого терміну. Співробітник взагалі не має в своєму розпорядженні «свободою пересувань», все робиться в точності з вашими вказівками.
- Ви допускаєте деяку частку свободи для виконавця, але при цьому контролюєте кожен його рух.
- Виконавець приймає рішення і діє сам, але в суворій відповідності з вашими рекомендаціями.
- Ви даєте максимум свободи виконавцю, але при цьому вимагаєте від нього регулярної і детальної звітності про виконану роботу та її результати.
- Контроль обмежується лише плановими перевірками. Виконавець повністю вільний, він творить, думає, вирішує, діє сам.
Всі методи делегування мають свої плюси і мінуси. Максимально збалансованими є все ж ті варіанти, які дають свободу, але при цьому припускають і цілком відчутний контроль дій колективу.
Описаний вище інструмент економії часу не так-то просто освоїти. Тому в моєму курсі тайм-менеджменту. крім усього іншого, ви знайдете ефективні вправи на делегування повноважень. Завдяки їм ви навчитеся ефективно застосовувати цю чудову методику на практиці.
Дуже зручним інструментом делегування повноважень є LeaderTask. За допомогою даного сервісу можна доручать завдання вашим співробітникам мати чіткий огляд проектів, доручати завдання співробітникам, відстежувати їх виконання - в тому числі віддалено!