Реквізит 25 - відбиток печатки
Головна | Про нас | Зворотній зв'язок
У практиків, що займаються оформленням документів, виникає два питання: на яких документах потрібно ставити печатку і де на документі її місце?
Для того щоб відповісти на перше питання, необхідно пояснити, що документи бувають або мають юридичне значення (і доказову силу) - договір, наказ, заява та ін .; або інформаційне значення - прайс-лист, запрошення, привітання, факс та ін.
На документах, що мають інформаційне значення, відбиток печатки не проставляється. Однак і не на всіх документах, що мають доказову силу, слід ставити даний реквізит.
Сенс друку і її правове значення полягає в тому, що відбиток печатки засвідчує справжність підпису. Таке запевнення необхідно для тих, хто особисто не може переконатися (наприклад, підійти і запитати) в справжності підпису на документі, а лише опосередковано може дізнатися про це у третіх осіб. Тому на внутрішніх документах печатка не ставиться, а ставиться тільки на зовнішніх.
Таким чином, відбиток печатки ставиться тільки на зовнішніх (вихідних) документах, що мають юридичне значення, а також на документах договірного характеру.
Зокрема, друк проставляється:
- на установчих документах організації (статут, положення);
• на довідках з місця роботи;
• на гарантійних листах;
• на фінансових документах та інших документах.
Приблизний перелік документів, на яких ставиться гербова печатка представлений в додатку №5 до Державної системі документаційного забезпечення управління.
Копії документів і виписки з них, що надаються стороннім організаціям або видані працівникам для надання в НАТО і ЄС, завжди завіряються печаткою, так як мають доказове значення.
Розглянемо штатний розклад. Воно згадується в додатку № 5 до ГСДОУ. Штатний розклад, хоча і має, безумовно, правовий характер, є все-таки внутрішнім документом організації. Таким чином, ставити на ньому відбиток печатки не потрібно. Характерно, що і в уніфікованій формі Т-3, затвердженої Держкомстатом, не передбачено місце друку на цьому документі. Але ті організації, які про своїх Штатах і витратах на заробітну плату звітують перед вищестоящими організаціями, направляють «наверх» екземпляр штатного розкладу, який в цьому випадку стає вихідним документом з правовим значенням і завіряється печаткою.
У Державному стандарті на схемах розташування реквізитів (Додатки 2 і 3) вказано місце відбитка печатки - в одній зоні з реквізитами 21 (відмітка про контроль) і 22 (підпис), ніяких додаткових рекомендацій ДСТУ не призводить.
Якщо на бланку зазначено місце для друку буквами МП, або словами МІСЦЕ ДЛЯ ДРУКУ, або квадратом, або колом з позначкою СТАВИТИ ТОЧНО В КРУГ, питання про те, де проставити відбиток печатки, не виникає. Тут діє стандартне правило: якщо на документі зазначено місце друку, відбиток печатки ставиться на це місце.
На організаційно-розпорядчих документах, які розробляються в організаціях, місце для друку ніяк не відзначено, однак в різних відомствах розроблені свої інструкції з діловодства, і в багатьох з них сказано: «Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він захоплював частину найменування посади особи, який підписав документ. На документах фінансового характеру друк проставляється на спеціально відведеному місці без захоплення найменування посади і підпису. Відбиток проставляється друку повинен бути добре Новомосковскемим ».
В таких вимогах є невідповідність: на фінансових документах, виходить, немає необхідності «захоплювати» частина найменування посади, а в інших документах - є. Це не логічно. Слід також зауважити, що на деяких стандартних бланках місце відбитка печатки, позначене літерами МП або якось інакше, розташоване осторонь і від найменування посади, і від місця для підпису. На деяких інших бланках, навпаки, місце друку та місце підписи збігаються. З цього можна зробити висновок, що, як правило, не так настільки важливо, щоб відбиток печатки захоплював найменування посади. Слід розуміти, що друк засвідчує справжність підпису не тим, що стоїть «на підпис», а самим фактом своєї присутності на документі. Важливо, щоб і підпис, і відбиток печатки добре Новомосковсклісь, а отже, друк треба поставити так, щоб вона не захоплювала ніякого тексту, щоб цей текст не заважав прочитати напис на печатці, а підпис посадової особи на документі не повинна перекриватися відбитком печатки, щоб в разі необхідності була можливість провести якісну експертизу справжності підпису.
Є ще один важливий момент: печатка і підпис повинні бути різного кольору, причому підпис може бути чорна, синя або фіолетова. Друк же повинна бути або синя, або фіолетова, але тільки не черная.Ето пов'язано з тим, що для експертизи підпису роблять фото через фільтр того ж кольору, що і друк, тобто синього або фіолетового. На фотографії залишається видна тільки підпис іншого - відповідно фіолетового або синього, або чорного - кольору. Якщо друк чорна, то чорний фільтр поглине все - і друк, і підпис.
Щоб уникнути підробки документа друк не можна ставити на чистий аркуш паперу, на якому ще немає підпису посадової особи, тому що друк по визначенню засвідчує справжність підпису.
Багато діловоди вважають, що листи, оформлені на бланках, за винятком гарантійних, не вимагають посвідчення печаткою. Однак виходячи з того, що якщо організація бажає, щоб їй довіряли і ставилися до будь-якої її інформацією серйозно, то вона повинна засвідчувати всі вихідні документи не тільки підписом, але і відбитком печатки.
Реквізити 23 (гриф погодження) і 24 (віза узгодження) відображають процедуру узгодження документа. Узгодження - це розгляд і оцінка проекту документа. Гриф узгодження відображає зовнішнє узгодження, тобто узгодження із зовнішніми партнерами. Віза узгодження відображає внутрішнє погодження з фахівцями самої організації.
У локальному нормативному акті організації, наприклад, в інструкції з діловодства, повинен бути встановлений коло осіб, що візують той чи інший документ, а також послідовність візування документа в залежності від його виду і змісту. У практиці діловодства склався певний порядок візування і підписання документа:
1. Перш за все, проставляється відмітка про виконавця - на першому примірнику документа. У деяких організаціях виконавець розписується на тому примірнику документа, який залишається в організації. Така практика видається розумною - тим самим підвищується відповідальність виконавця за підготовлений документ.
2. Потім документ направляється на візування та / або на зовнішнє узгодження. Коло візують в кожній конкретній організації визначається на розсуд її керівника.
3. Після отримання всіх необхідних узгоджень проект документа направляється відповідній посадовій особі на підписання.
4. Наступна стадія - затвердження документа керівником організації, якщо, звичайно, документ підлягає затвердженню.
5. І, нарешті, останній етап роботи - отримання віз ознайомлення (в разі необхідності).