Реєстраційний індекс документів
20. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа, в межах групи документів, який реєструється і доповнюється індексами, що використовується в установі, індексами відповідно до номенклатури справ, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають іліподпісивают документ, виконавців, питань діяльності, яких стосується документ і ін.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної нахиленою вправо рисою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися незалежно від того, який документ реєструється - вхідний, вихідний або такий, який складений в установі.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, який використовується в установі, наприклад: 845 / 01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10-індекс справи за номенклатурою.
Для вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатися також інший індекс, який використовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 02-15 / 258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою , 258 - порядковий номер.
З метою розрізнених груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120 / 02-15 ДСП, де ДСП використовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".
Гриф обмеження доступу
Виконавчий комітет р Харцизька
Виконавчий комітет р Харцизька
прізвище, ініціали (ініціал імені)
Меру м Харцизька
Прізвище, ініціали (ініціал імені)
Директорам загальноосвітніх шкіл
Міністерство освіти республіки
Литвинов Іван Іванович
вул. Константіновкаа, д. 32 п. Троїцько - Харцизьк
Донецька народна республіка, 83790