Реєстраційний індекс - студопедія
Назва виду документа
Реквізит "Назва виду документа" має відповідати видам документів, що використовуються в уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.
Найменування виду включається до складу бланка документа. У бланку листа назву виду документа не вказується;
Всі службові документи датуються і індексуються.
Дата - обов'язковий реквізит будь-якого документа. Дат на документі може бути кілька, але вони мають різне призначення і фіксують стадії роботи з документами.
Основний датою документа є дата його підписання, прийняття, затвердження або дата події, яке зафіксовано в документі (для протоколів, актів та деяких інших документів).
Датою прийняття постанови, видання розпорядження вважається дата його підписання керівником організації ФПБ.
Для відправлення документів дата в бланку одночасно є датою відправлення.
Датуються також всі стадії оформлення і обробки документів. За цих дат можна встановити, де сталася затримка в роботі з документом. Тому дата проставляється при оформленні посилання на індекс і дату вхідного документа, грифа узгодження, візи, грифа затвердження, резолюції, позначки про наявність документа в організацію та виконання документа, а також при засвідченні копії, перенесення даних на машинний носій.
Дата підписання (прийняття) документа і індекс наносяться на спеціально відведеному на бланку місці. Якщо документ складений не на бланку, його дата і індекс (номер) проставляються так само, як на бланку.
Дати в документах оформляються двома способами:
Дата оформляється без лапок.
При підготовці документа до підписання заздалегідь друкують місяць і рік, а число проставляється керівником, яка підписала документ.
Дати та індекси повинні приводитися в одному рядку;
Реєстраційний індекс документа - це його умовне цифрове позначення, що проставляються при реєстрації. Для нього відведено місце в бланку поруч з датою.
Реєстрацію проводять децентралізовано по групам документів зазвичай в структурних підрозділах, де вони створюються і оформляються. Наприклад, накази, розпорядження з основної діяльності реєструються в канцелярії, з особового складу - у відділі кадрів, бухгалтерські документи - в бухгалтерії і т.д.
Реєстраційний номер вхідних і вихідних документів, крім порядкового номера, найчастіше доповнюється умовним індексом структурного підрозділу або виконавця, що склав документ, кореспондента, класифікатора питань діяльності, місця зберігання документа і номера справи за номенклатурою, куди підшиті документ або копія відправленого документа. Наприклад, 12-34 / 89, де 12 - індекс структурного підрозділу (наприклад, відділ кадрів), 34 - номер справи за номенклатурою, 89 - порядковий номер документа, що відправляється;
Отримавши відповідь документ, з цього реквізиту треба підібрати копію вхідного (ініціативного) документа, на який прийшла відповідь, підкласти його до отриманого відповіді і тільки разом пускати в роботу. У цьому випадку відразу буде повна інформація: як і що, писали і повністю враховані прохання або пропозицію.
При підготовці відповідей слід вказувати індекс і дату документа, на який дається відповідь, під датою і номером вихідного документа.