Індексація службових документів - загальне діловодство
Індексація службових документів
Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
Реєстрація - це спосіб формалізації вступу службового документа до документаційною системи. Основна мета реєстрації - засвідчити, що службовий документ був створений або включений в документаційною системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрація полегшує пошук службових документів.
Суть індексування полягає в прийомі документа до певної групи відповідно до його змісту (контексту).
Факт створення або надходження паперового документа фіксується зазначенням на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реквізит 12. Реєстраційний індекс документа.
Реквізит "Реєстраційний індекс документа" - це умовне позначення, надається документу при його реєстрації. Реєстрації підлягають документи, створені установою (організацією) і ті, що надходять від інших організацій і фізичних осіб, крім документів, що не підлягають реєстрації.
Список документів, які підлягають реєстрації повинна бути в додатку до інструкції з діловодства організації або установи, і повинен бути затверджений її керівником.
Реквізит "Реєстраційний індекс документа" забезпечує юридичну силу документа. Він є одним з реквізиту, що дозволяє швидко розшукати потрібний документ.
Реквізити "Дата документа" і "Реєстраційний індекс документа" проставляють на спеціально відведеному місці на бланку, наприклад:
реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в межах групи документів, які реєструються, який доповнюється індексами, які застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, діяльності яких стосується документ, тощо.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічної похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися в залежності від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, який створений в установі.
При необхідності реєстраційний індекс документа можна доповнювати, за рішенням установи, умовним позначенням групи документів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів і т. П, прийнятим в установі) або індексом справи за номенклатурою справ і індексом структурного підрозділу, інформацією про кореспондента, виконавця і тому подібне.
Наприклад: в реєстраційному індексі 184 / 03-10 вхідного документа:
184-порядковий реєстраційний номер документа за відповідним журналу реєстрації вхідних документів у межах одного року,
03-10 - умовне позначення групи документів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів і т. П, прийнятим в установі.
Вихідний номер службового документа № 07-18 / 761 означає:
07 - шифр підрозділу установи,
18 - номер справи, якщо зберігається копія вихідного документа за номенклатурою для підрозділу,
761 - номер документа за відповідним журналу реєстрації вихідних документів в межах одного року.
Реєстраційним індексом внутрішніх організаційно-розпорядчих документів організації, протоколів засідань колегіальних органів, акти комісій і т. П є порядковий номер документа в межах календарного року.
У навчальних закладах реєстрацію документів ведуть, як правило, протягом навчального року. На початку кожного нового навчального року нумерація поновлюється.
З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120 / 02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".
При реєстрації звернень, скарг і пропозицій громадян до керівника організації застосовуються буквено-цифрові позначення.
Місце розташування реєстраційного індексу залежить від виду бланка та виду документа, тобто проставляється на відповідному місці документа, визначеному формуляром-зразком.
Зазначений реквізит заповнюється лише в тому випадку, коли оформляють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозиція тощо). Реквізит повинен включати дату і індекс, зазначені організацією, що видала або уклала документ, на який дається відповідь.
Зазначений реквізит переноситься особою, що становить документ, з ініціативного документа. наприклад:
Слово рік або скорочення г на документі не проставляється.
Якщо виходить лист є відповіддю на кілька листів однієї організації, то необхідно оформити посилання на реєстраційні індекси і дати, зазначені в цих листах. наприклад:
Розташовується реквізит нижче або на рівні реєстраційного індексу, як правило, на спеціально відведеному на бланку для нього місці.
Місце складання або видання документа вказують в тому випадку, якщо його не можна визначити за реквізитами "Назва організації" та "Довідкові дані про організацію", наприклад:
ЗАТ "Торговий центр" О'кей "
Застосовують цей реквізит з метою уникнення помилок при визначенні місцезнаходження організації. Його можна проставляти у всіх документах, крім листа, в якому ця інформація міститься в реквізиті "Довідкові дані про організацію".
Для будь-якого суб'єкта господарювання (фізичної або юридичної особи) місцем видання документа є місце його державної реєстрації.
Слід звернути увагу на таку особливість. Місце видання не потрібно вказувати в документі, якщо вона була придбана в назву організації, наприклад:
ВАТ "Кам'янець-Подільський агрохімкомбінат"
Місце складання або видання документа необхідно обов'язково вказати в тому випадку, якщо документ цієї організації був складений або виданий в іншому місті.
Реквізит мас бути узгоджений з адміністративно-територіальним поділом країни і офіційно встановленими назвами населених пунктів. У назвах населених пунктів треба вживати тільки загальноприйняті географічні скорочення (м.-місто, з-село, смт-селище міського типу, п. - селище).
Проставляється реквізит на тому ж місці, що і реквізит 13 нижче реквізитів 11,12 на всіх документах крім листів, оскільки вони поміщаються в довідкових даних про організацію.