Постачальник прийшов за готівкою видаємо гроші правильно, журнал «головна книга», № 18 за 2018 р
Підзвітні суми, в т.ч. на покупку бензину, можна видати працівникові не тільки готівкою, але і перевести по безналу на його «зарплатну» картку.
Так, в рахунку-фактурі з'явилася нова графа 1а «Код виду товару». Вона призначена для експортерів, що реалізують товари в країни ЄАЕС.
Первинні облікові документи, необхідні для обчислення і сплати податків, потрібно зберігати як мінімум чотири роки. Мінфін роз'яснив, з якого моменту вести відлік цього терміну.
Мінпраці роз'яснив порядок виплати заробітної плати за першу половину місяця.
Тему статті запропонувала Валентина Смелаовна Бондаренко, головний бухгалтер ТОВ «Аскат», м Новоалтайськ.
Представник постачальника може прийти до вас в організацію з довіреністю на отримання готівки з різних причин. Наприклад, ваш директор підписав договір, за умовами якого водій-експедитор постачальника привозить вам товари і тут же отримує готівку в рахунок їх оплати. Або вашому кредитору з якихось причин зручніше отримати борг готівкою. Подивимося, як оформити видачу грошей.
Подотчетник тут зайвий
Багато хто переконаний, що не можна оплачувати придбані товари (роботи, послуги) зі своєї каси безпосередньо представнику постачальника. А якщо вже представник з'явився за готівкою, то потрібно оформити всі так, як ніби касир спочатку видав гроші під звіт якого-небудь працівника своєї фірми, потім той розплатився з постачальником і склав авансовий звіт.
Насправді ніякого порушення у видачі грошей з каси відразу представнику постачальника немає. Це відповідає:
вимагаємо документи
Передачу грошей представнику постачальника важливо оформити правильно. Адже завжди залишається ризик, що він з яких-небудь причин не довезе гроші до своєї каси. Тоді постачальник буде вважати поставку неоплаченої і, швидше за все, стане вимагати від вас суму оплати і неустойку. Щоб звести цей ризик до мінімуму, потрібно отримати у представника всі необхідні документи і правильно оформити РКО. Ось як це зробити.
По-перше, вимагайте довіреність на отримання саме у вашій організації конкретної суми за конкретним договором (рахунком, товарною накладною і т. П.). Її у представника потрібно взяти до видачі грошей і потім прикласти до РКО п. 6.1 Вказівки ЦБ № 3210-У. Реквізити довіреності вказуйте в рядку РКО «Додаток».
Якщо довіреність оформлена на отримання у вас декількох виплат, її потрібно забрати при першій же видачу грошей. Вона повинна зберігатися у вашій організації у касира. Прикладайте її копію до РКО на кожну виплату, а до розхідники на останню прикладіть оригін л п. 6.1 Вказівки ЦБ № 3210-У.
Складніше, якщо довіреність оформлена на отримання кількох виплат у різних організацій і через це представник постачальника не хоче залишати оригінал у вас. Звичайно, для дотримання касових правил досить, щоб у вас залишилася копія, яка завірена в порядку, визначеному керівником вашої організаці і п. 6.1 Вказівки ЦБ № 3210-У. Але погоджуватися на це небезпечно.
Перш ніж видавати гроші представнику контрагента, перевірте всі документи, що підтверджують його повноваження на отримання готівки
Без передачі вам довіреності гроші не видавайте. Вона необхідна не тільки для дотримання правил ведення касових операцій. Оригінал довіреності знадобиться вам:
- для підтвердження того, що ви оплатили придбані товари, роботи, послуги належному особі, - на випадок, якщо постачальник заявить, що не отримував від вас оплати. Адже якщо ви не скористалися своїм правом вимагати доказів того, що видаєте гроші належному особі, то всі ризики, пов'язані з тим, що постачальник не отримає оплату, несете саме ви ст. 312 ГК України;
- для підтвердження оплати витрат на УСНО і на касовому методі розрахунку податку на прибуток. Без довіреності податківці можуть порахувати оплату товарів, робіт, послуг непідтвердженою і приберуть витрати на них з розрахунку податкової бази. Адже РКО підтверджує тільки видачу грошей з каси, а довіреність - то, що гроші видані конкретного постачальника в оплату конкретних товарів, робіт, послуг.
Тому заздалегідь обговорюйте це з постачальниками, а ще краще - вкажіть в договорі, що умовою отримання грошей є передача вам оригіналу довіреності.
Довіреність не потрібна, якщо:
- <или> ваш постачальник - ІП і гроші ви видаєте йому особисто;
- <или> гроші отримує керівник організації-постачальника. Керівник представляє юрособа без довіреності і п. 3 ст. 40 Закону від 08.02.98 № 14-ФЗ; пп. 1, 2 ст. 69 Закону від 26.12.95 № 208-ФЗ.
СИТУАЦІЯ 1.Поставщік чек ККТ взагалі не видає. За це його можуть оштрафоват ь ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. Але такий штраф - тільки його проблеми. А чи означає відсутність чека будь-які неприємності для вашої організації? Навряд чи.
Для визнання витрат з податку на прибуток і відрахування ПДВ досить первинки на придбані вами товари (роботи, послуги) і рахунки-фактури.
У договори з умовою оплати готівкою з каси краще включити умову про те, що гроші видаються тільки в обмін на чек ККТ. Це дозволить без суперечок з контрагентом і інспекцією списати витрати на спрощеній системі.
На УСНО і при касовому методі на ОСНО підтвердженням оплати витрат будуть РКО з довіреністю. Оплата - це припинення такого зобов'язання набувача товарів (робіт, послуг) перед їх продавцем, яке безпосередньо пов'язане з їх поставки й п. 3 ст. 273. п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Ваше зобов'язання оплатити товари припиняється, як ми вже сказали, в момент видачі грошей представнику постачальник а п. 1 ст. 182 ГК РФ.
СИТУАЦІЯ 2. Ви отримуєте від постачальника чек ККТ, дата на якому не збігається з датою РКО (тобто з днем видачі вами грошей з каси), тому що:
Заздалегідь домовляйтеся про те, щоб вам давали чек ККТ з датою видачі вами грошей. Але якщо це з якихось причин неможливо, то краще вже чек з «неправильної» датою, ніж ніякого.
Не потрібно вимагати від представника постачальника надати квитанцію до ПКО на належну йому суму оплати. Прибутковий ордер в касі постачальника повинен бути оформлений на вносителя грошей, тобто на самого представника. І квитанція до пріходніку повинна залишитися у нього - у вас її бути не може. До того ж як підтвердження оплати витрат на УСНО і при касовому методі на ОСНО квитанція до ПКО вам не потрібна.
оформляємо РКО
Ось зразок правильного оформлення РКО.
в тому числі ПДВ - дев'ять тисяч рублів Краще виділити ПДВ. Але якщо ви раптом цього не зробили, нічого страшного: підставою для вирахування «відвантажувального» ПДВ служить не РКО, а рахунок-фактура
Також, заповнюючи РКО, врахуйте наступне.
Якщо необхідний готівковий розрахунок, краще домовлятися з постачальником про те, що організація сама направить до нього свого представника з грошима в оплату товарів (робіт, послуг). А коли за оплатою приїжджає представник постачальника, важко переконатися, що у нього точно є повноваження на отримання грошей, і завжди залишається ризик, що постачальник буде вважати поставку неоплаченою.
Касир має право видати готівку тільки безпосередньо одержувачу, зазначеному в РКО, і тільки після проведення його ідентифікації по пред'явленому їм паспорт та довіреність і п. 6.1 Вказівки ЦБ № 3210-У. А видає він їх не організації-постачальнику в цілому, а конкретній людині, яка її представляє. Крім того, вказівка ф. і. о. людини, який отримує гроші, і наявність його підпису передбачено і самою формою РКО.
Іноді в цьому рядку вказують тільки реквізити рахунку-фактури. Як підставу для розрахунків він не цілком підходить, оскільки є документом ПДВ-облік а п. 1 ст. 169. п. 3 ст. 168 НК РФ. Однак нічого страшного в цьому немає, так як за вказаною в РКО рахунку-фактурі зазвичай можна встановити, яку саме поставку ви оплатили.
Якщо ви платите відразу за кількома договорами або постачання, краще скласти окремий расходник на виплату за кожним договором (поставки). Тоді буде чітко видно, яка сума з якої постачання оплачена.
Записуючи цей РКО в касову книгу, в графі 2 вкажіть ф. і. о. представника, реквізити довіреності та найменування постачальника з позначкою «Оплата за таким-то договору за такі-то товари за такою-то товарної накладної».
Не забуваємо про обмеження
По-перше, пам'ятайте про ліміт розрахунків готівкою. Він становить 100 тис. Руб. в рамках одного договору а п. 6 Вказівки ЦБ № 3073-У. Якщо податківці виявлять порушення ліміту протягом наступних 2 місяці в ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ. штрафом караються обидві сторони розрахунків в ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
По-друге, перевірте, за що ви платите і з яких грошей. На оплату товарів, робіт, послуг можна витрачати і готівкову виручку, і інші надходження в касу. А ось для розрахунків за договором оренди нерухомості, з видачі та повернення позик і відсотків по ним готівку ви зобов'язані зняти з розрахункового рахунок а п. 4 Вказівки ЦБ № 3073-У.
Якщо у вашому договорі з постачальником не передбачений готівковий розрахунок, то це не перешкода видати гроші представнику, який прийшов з довіреністю. Адже видана постачальником довіреність на отримання готівки є по суті пропозицією змінити вказаний в договорі спосіб розрахунків, а згоду вашого керівництва оплатити поставку з каси - акцептом цієї пропозиції. Тобто для цього не обов'язково складати додаткову угоду до договору. Але важливо, щоб розпорядження керівника видати гроші з каси було письмовим - або у вигляді окремого документа, або в вигляді підпису на РКО.