Порядок складання каталогів і картотек
Порядок складання каталогів і картотек
281. Каталог являє собою межфондовий архівний довідник, в якому інформація про зміст документів згрупована з предметів (тем, галузям), розташованим у відповідності до прийнятої для даного каталогу схемою класифікації документної інформації.
Сукупність різних каталогів становить систему каталогів.
282. Роботи з підготовки, створення і ведення каталогів називається індексуванням документів.
Каталогізація може проводитися як самостійний вид роботи (тематична розробка), а також в процесі інших видів робіт, пов'язаних з описом і виявленням документів (попутна каталогізація).
При каталогізації застосовується диференційований підхід, який полягає:
1) у визначенні черговості вибору архівних фондів, їх структурних частин;
2) у відборі справ і документів та інформації з них;
3) в застосуванні відповідних прийомів опису документної інформації.
283. Каталогізація включає наступні види робіт:
1) складання схеми класифікації;
2) виявлення і відбір документів;
3) опис на каталожних картках;
4) систематизація карток;
5) ведення каталогів.
284. Вибір схеми класифікації визначається складом документів відомчого або приватного архіву організації і завданнями їх використання.
Схемою класифікації документної інформації є письмовий або графічний документ, що містить перелік класифікаційних розподілів каталогу, розташованих в певній послідовності, і призначений для розподілу відомостей з документів за вказаними контрольними позначками.
285. Залежно від схеми побудови каталоги поділяються на систематичні, тематичні, предметні і їх різновиди (іменний, географічний, об'єктний).
286. Документний інформація в систематичному каталозі класифікується за галузями знань і практичної діяльності організації і розташовується в логічній послідовності.
287. До складу описової статті каталогу входять:
1) найменування архіву організації;
3) рубрика, підрубрика;
4) дата події, місце події;
6) номер архівного фонду, найменування архівного фонду;
7) номера опису справи (документів), одиниці зберігання, листів;
8) мову документа;
9) спосіб відтворення документа.
Для зв'язку між розділами каталогу або розділів каталогу з іншими архівними довідниками застосовується система відсилань.
288. Ведення каталогу, що представляє собою комплекс робіт, що забезпечують його функціонування, в який входять:
1) науково-методичне забезпечення роботи;
2) індексування карток;
3) систематизація карток за індексами і рубриках;
4) складання відсильний апарату до каталогу;
5) удосконалення каталогу.
Науково-методичне забезпечення включає розробку методичних посібників з каталогізації окремих архівних фондів (або їх групи), робочих схем класифікації каталогів, їх уточнення і доповнення.
Індексування, що є вибором або складанням індексу за схемою класифікації і віднесенням його до відповідної інформації каталожної картки. В іменному каталозі картки не індексуються, а розташовуються в алфавітному порядку.
Удосконалення каталогу включає в себе вдосконалення схеми класифікації, перевірку змісту і оформлення каталогу, перевірку описів (редагування, об'єднання описів з однорідною інформацією по одному архівному фонду або опису справ (документів), уточнення їх систематизації).
289. Одним із джерел поповнення системи каталогів є тематичні і предметно-тематичні картотеки, картотеки по особовому складу на документи найбільш інформативних і часто використовуваних архівних фондів.
290. Архів організації, який зберігає управлінську документацію, створює іменну картотеку.
291. Архів організації, який зберігає аудіовізуальну документацію, створює:
2) іменну картотеку, що містить відомості про осіб, інформація про яких є в фотодокументах, і об'єктну картотеку, що містить відомості про об'єкти, події, інформація про які є в фотодокументах;
292. Архів організації, який зберігає науково-технічну документацію, створює:
1) об'єктний каталог, який складається на об'єкти капітального будівництва та об'єкти конструювання;
3) географічний каталог, який складається на об'єкти проектування за місцем їх розташування;
4) алфавітний каталог, який складається в алфавітному порядку найменувань науково-технічних розробок.
293. Покажчик є архівним довідником, що представляє собою алфавітний, систематичний або складений за іншою ознакою перелік найменувань предметів, що згадуються в архівних документах, із зазначенням їх пошукових даних.
Дороговкази в архіві організації класифікуються:
1) за обсягом - межфондовие і внутріфондовие;
2) за формою - електронні, листові або карткові;
3) за структурою рубрик - глухі (предметні поняття та їх пошукові дані) і анотовані (предметні поняття супроводжуються поясненнями);
4) по угрупованню понять всередині покажчиків - алфавітними, систематичними, хронологічними.
Основними видами покажчиків є: предметний (його різновиди - тематичний, іменний, географічний), хронологічний. За угрупованню понять всередині покажчика розрізняються алфавітні, систематичні та хронологічні покажчики.
294. Покажчики до документів можуть складатися на документи одного опису справ, документів, кількох описів справ, документів архівного фонду, описів справ, документів одного архівного фонду або декількох архівних фондів.
Пошукові дані покажчика до одиниць зберігання однієї описи справ, документів включають порядкові номери одиниць зберігання; пошукові дані покажчика до одиниць зберігання декількох архівних фондів одного архіву організації зазначені дані доповнюються номерами описів справ, документів, архівних фондів.
296. Тематичний покажчик включає поняття, які представляють собою історичні факти і явища. Найменування рубрик та підрубрик в ньому наводяться в називному відмінку.
297. Покажчик включає поняття, розташовані в алфавітному порядку.
Загальний предметний покажчик включає різнорідні поняття і по структурі рубрик може бути тільки глухим.
Іменний покажчик будується за алфавітним ознакою і включає прізвища, імена, по батькові (різночитання, псевдоніми, прізвиська, клички) і біографічні довідки.
Географічний покажчик включає найменування держав, адміністративно-територіальних одиниць, морів, річок та інших географічних об'єктів.
Узагальнюючі поняття або адміністративно-територіальні найменування вносяться в покажчик без пояснення.
298. Хронологічний покажчик складається з рубрик, що включають дати історичних подій, явищ і фактів або дати документів, розташованих в хронологічному порядку.
299. Покажчики до архівних довідників можуть бути тих же видів і мати ту ж структуру, але в пошукових даних посилання даються на сторінки або розділи (для каталогів) довідника.
300. Огляд є архівним довідником, що включає систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів.
Видами огляду в архіві організації є огляд архівного фонду і тематичний огляд.
Об'єктом опису для огляду архівного фонду є документ (група документів, частина документа), одиниця зберігання, одиниця обліку одного архівного фонду.
Об'єктом опису для тематичного огляду по документам архіву організації є документ (група документів, частина документа), одиниця зберігання, одиниця обліку одного архівного фонду (частини архівного фонду, групи архівних фондів) з певної теми.
301. Огляд архівного фонду включає систематизовані відомості про склад і зміст документів окремо взятого архівного фонду.
302. Тематичний огляд включає систематизовані відомості про склад і зміст частини документів одного або групи архівних фондів з певної теми.
303. При складанні оглядів застосовується диференційований підхід, що полягає у виборі архівного фонду та / або теми, принципу угруповання інформації в основній частині огляду, застосуванні різної методики подання інформації про документи (індивідуальні або групові анотації), різної методики опису окремих видів документів, виявленні доцільного складу і ступеня повноти довідкового апарату до огляду.
304. Огляд складається з сукупності анотацій окремих груп одиниць зберігання, одиниць обліку, документів і довідкового апарату.
У передмові до огляду подаються дані по історії фондоутворювача і історії архівного фонду, структурі огляду, складу науково-довідкового апарату.
305. Огляди складаються по структурному, галузевому (функціональному), предметно-тематичним, географічної, хронологічним та іншими ознаками.
307. В заголовних написах вказується:
1) назву архіву;
2) «монтажний лист № ...» і назва кінодокумента із зазначенням його характеристик (озвучування, кольоровість, кількість частин);
1) номер плану по порядку (у разі зсуву рамки кадру на екрані видно номери стартів), якщо ж позитив не стартував, то слід залишити місце для номера плану, з тим, щоб вписати його під час роботи з негативом кінодокумента;
2) після номера плану дається визначення плану (загальний, середній або великий);
3) метраж плану, який визначається за допомогою метромера або кадрованій лінійки. При вимірі плану метромером його довжину слід вказувати з точністю до однієї десятої кадру, а при вимірюванні лінійкою - з точністю до одного кадру (в одному метрі кіноплівки міститься 52,4 кадру);
У графі «Текст фонограми» наводиться синхронно текст фонограми проти опису тих планів зображення, до яких відносяться слова диктора.
Після закінчення роботи з позитивом на звукомонтажном столі необхідно здійснити звірку позитиву з негативом і лавандою на предмет відповідності один одному всіх елементів комплекту кінодокумента.
У підсумковій записи монтажного листа кінодокумента вказується загальний метраж кінодокумента по кожному елементу комплекту окремо, посаду та прізвище укладача монтажного листа, дата складання.
На закінчення робіт зі складання монтажного листа здійснюється його передрук в двох примірниках (один використовується в роботі дослідників і співробітників, другий переплітається і служить страховий копією).
1) номер плану по порядку;
2) визначення плану (загальний, середній або великий);
3) порядковий номер секунди, з якої починається запис зображення плану;
В кінці монтажного листа вказується посада, прізвище укладача монтажного листа і дата складання.
Порядок складання автоматизованого науково-довідкового апарату архіву організації
310. Автоматизований науково-довідковий апарат архіву є комплексом електронних довідників (баз даних описів документів), призначених для ефективного пошуку архівних документів та інформації.
311. Автоматизований науково-довідковий апарат управлінської документації базується на інформаційно-пошуковій системі, що створюється в поточному діловодстві організації, і, перш за все, таких її елементах, як електронні реєстраційно-контрольні картотеки і електронна номенклатура справ.
Пошук інформації про документ може здійснюватися як по одному полю картки, так і по комбінації полів.
312. Поле регістраціонно0контрольной картки «номер справи за номенклатурою» є сполучною пошуковим реквізитом при переході від пошуку інформації на рівні документа до пошуку на рівні справи.
При наявності електронної номенклатури справ в автоматизованому режимі здійснюється списання документів у справу і витяг документів зі справи.
Якщо користувач здійснює пошук інформації по номенклатурі справ, а йому потрібно перейти до конкретного документа, автоматично можуть створюватися переліки документів, які увійшли в справи.
Основними пошуковими реквізитами номенклатури справ є: індекс справи, заголовок справи (томи, частини), кількість справ (томів, частин), термін зберігання і пункт (підпункт) за переліком.
313. На основі електронної номенклатури справ в автоматизованому режимі здійснюється формування описів справ.
При цьому «фільтром» для відбору інформації є терміни зберігання документів (постійного, тимчасового (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно) зберігання).
314. В електронній опису справ містяться реквізити опису інформації на рівні справи. Обов'язковими реквізитами опису є:
1) порядковий номер запису (номер справи);
3) заголовок справи;
4) вказівка на справжність (копийность);
5) крайні дати документів;
6) кількість аркушів у справі;
7) анотація документів.
Сукупність електронних описів дає інформацію про архівний фонд в цілому.
315. Електронні реєстраційно-контрольні картки є основою для створення автоматизованого каталогу.
Якщо в традиційному науково-довідковому апараті види і різновиди каталогів (систематичний, тематичний, іменний, з історії організації та інші) пов'язані між собою системою посилань, то в автоматизованому режимі формується один електронний каталог, що містить опис на рівні документа або справи.
Каталог забезпечується ключовими словами, що відбивають тему, географічна назва, персоналії і так далі. Передбачена в каталозі схема класифікації дозволяє віднести документ до однієї або декількох рубриках. Пошук інформації за схемою класифікації дозволяє використовувати електронний каталог як систематичний, каталог з географічних назв - як географічний і так далі.
316. При відсутності в організації автоматизованої системи реєстрації документів створюється база даних описів на рівні управлінського, аудіовізуального і науково-технічного документа (електронний каталог).
Основними реквізитами описів в електронному каталозі є:
1) індекс, рубрика, підрубрика;
2) дата події, місце події;
4) найменування архівного фонду, номер архівного фонду;
5) номер опису справ (документів)
6) номер справи (документа), номер листа.
Реквізити: найменування архівного фонду, номер архівного фонду, номер опису справ, номер справи, номер листа містять облікові характеристики і можуть трансформуватися з облікової автоматизованої системи.
Ключові слова, що характеризують об'єкт опису, вводяться в систему в процесі опису або після його завершення. Ключові слова дають користувачеві можливості швидкого пошуку інформації на рівні архівного фонду, опису справи, справи, документа.
Пошук інформації по повнотекстових баз даних, що включає повні тексти матеріалів (архівні документи, журнальні статті, законодавчі акти), передбачає звернення користувача насамперед до реферату (введення) і назва розділу документа з переходом, при необхідності, до відповідного тексту.
Користувачеві при необхідності надається оперативна можливість отримання копії повного тексту документа.
Пошук інформації по повнотекстових документів може здійснюватися за дескрипторів, які вибираються з друкованих версій тезауруса, або за класифікаційними індексами, а також за словами природної мови з тексту документа.
318. Документи, що підлягають передачі на постійне зберігання, передаються в архів разом з автоматизованим науково-довідковим апаратом.
Наявність обов'язкових реквізитів в структурі баз даних автоматизованого науково-довідкового апарату та надання інформації за цими реквізитами в електронному форматі забезпечує сумісність бази даних архіву організації та автоматизованого науково-довідкового апарату державного архіву.