Попередній розгляд і розподіл документів
Попередній розгляд і розподіл документів
Основна мета попереднього розгляду - відібрати документи, які повинен розглядати керівництво. Щодо інших документів слід визначити, до якого структурного підрозділу або кому з виконавців їх слід направити. Таким чином, документи розподіляються на кілька груп - залежно від того, скільки заступників керівника і хто з них уповноважений розглядати ті чи інші документи. Подібна диспетчеризація значно скорочує терміни і інстанції проходження документів. Разом з тим це можливо тільки за умови делегування певних прав і повноважень заступникам керівника та керівникам структурних підрозділів.
Під час попереднього розгляду кореспонденції використовують внутрішні довідники: приблизний перелік документів, які розглядає керівник; перелік посадових осіб та їх обов'язків; технологічні схеми послідовності експедиційної обробки і розподілу різних видів документів і т.п.
o важливість змісту;
o вид документа (закон, постанова, наказ, лист, звіт і т.п.);
o складність порушених питань;
o місце установи-відправника в структурі управління, роль громадської організації в житті суспільства;
o терміновість виконання документа.
Завдання працівника, який здійснює попередній розгляд, звільнити керівника від зайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.
Іноді з метою інформування керівника установи складається список, в якому вказується, яка кореспонденція надійшла за день, за тиждень, кому воно передано, що зроблено.
Завдяки цьому керівник має можливість ознайомитися з документами, які представляють для нього найбільший інтерес. Крім того, свого часу з багатьма документами керівник установи ознайомиться, підписуючи відповіді на них. При цьому він зможе оцінити, наскільки ті чи інші співробітники здатні самостійно вирішувати питання.
Заступникам керівника можуть передаватися документи, рішення за якими вони мають право приймати. Інші документи передаються до структурних підрозділів або безпосередньо виконавцям.
Документи повинні передаватися керівництву або виконавцям в день надходження до установи. Якщо документ повинен виконуватися декількома структурними підрозділами або особами, то з нього знімають копії або встановлюється черговість виконання.
У великих установах попередній розгляд документів здійснює досвідчений працівник, який має необхідну кваліфікацію і повноваження для цього, як правило, - завідувач служби діловодства. У невеликих установах таку роботу доручають секретарю.
Таким чином, працівник, який попередньо розглядає документи, має доступ до всієї кореспонденції, що надходить до установ. Керівник повинен цілком покладатися на такого працівника, а той, у свою чергу, - строго дотримуватися службової етики та не розголошувати інформацію, що міститься в службових документах.
У процесі попереднього розгляду кореспонденції слід за допомогою картотеки (автоматизованої бази даних) з'ясовувати, велося раніше листування з збуджується питання.
Якщо документ є повторним, то до нього підбирають раніше відправлені документи і, при необхідності, все разом передають керівнику. У разі з'ясування, що для прийняття рішення можуть знадобитися додаткові матеріали (наприклад, розпорядчі документи органів вищого рівня, на які є посилання в документі), відповідальне за розгляд кореспонденції особа (секретар) повинен підібрати ці документи і надати керівнику.
При ознайомленні з призначеної для керівництва кореспонденцією доцільно виділяти в ній основні моменти. Можна підкреслити важливу фразу, скласти коротку записку, які характеризують сутність листування, що мало місце раніше.
Переглядаючи документи, працівник служби діловодства (секретар) олівцем в установленому місці (зазвичай справа на верхньому березі першого аркуша документа) проставляє умовне позначення структурного підрозділу, до якої направляється документ, прізвище виконавця (в діловодної практиці ця операція називається розміткою). Умовним позначенням структурного підрозділу є його номер за списком підрозділів установи. Наприклад, 05 - відділ кадрів, 10 - відділ постачання. Кожна особа з керівного складу установи можна умовно позначити одним з перших десяти чисел (01 - керівник, 02 - перший заступник, 03 - заступник керівника).