Подорожній лист на легковий автомобіль
Подорожній лист основний звітний документ про виконану водієм роботі, служить також для обліку часу роботи транспортного засобу. Його уніфікована форма затверджена Держкомстатом.
Складається на довільний термін, що не перевищує одного місяця. Зобов'язаний включати і мати: реєстраційний номер, дані про власника або організації, якій належить автомобіль; може включати такі дані і характеристики автомобіля, як витрата палива і передбачуваний маршрут руху.
Завантажити бланк подорожнього листа на легковий автомобіль в форматі .doc (Word)
Як правильно оформити на легковий автомобіль?
При вирішенні питань, що стосуються заповнення подорожнього листа, слід керуватися вимогами:
Наказ Мінтрансу №152 не забороняє вказувати додаткові реквізити, пов'язані з транспортною діяльністю організації. Таким чином, виходить, що чіткої, суворої форми подорожнього листа немає.
Шаблонна форма Держкомстату не є обов'язковою до застосування в тому вигляді, в якому вона представлена, вона лише містить обов'язкові реквізити, які можна доповнити своїми.
Облік оформлених дорожніх листів ведеться бухгалтерією у спеціальному журналі реєстрації, і зберігатися вони повинні не менше 5 років.
Для чого потрібен?
Документ необхідний для підтвердження всіх витрат, пов'язаних з виконанням транспортних послуг в інтересах компанії, незалежно від того, власний це автомобіль компанії або орендований. Крім цього, за дорожніми листами уточнюється сума накопиченої амортизації, а отже і залишкова вартість об'єкта основних засоби службового автотранспорту.
Водій на це ж питання відповість, що шляховий лист підтверджує відпрацьовані їм годинник і служить підставою для виплати йому зарплати.
Співробітникові ГИБДД шляховий лист дозволить встановити законність керування водієм транспортним засобом в даний момент часу за поточним маршрутом. Штраф за його відсутність становить 500 рублів. Якщо компанія не транспортні та її службовий або орендований автомобіль не перевозить ні вантажів, ні пасажирів, співробітник ДАІ не має права вимагати показати шляховий лист і штрафувати за його відсутності.
Крім звітної і бухгалтерської, він виконує і іншу функцію. До вступу в силу, правил і вимог наказу Мінтрансу України № 152 виписувати подорожні листи потрібно тільки від організацій, які здійснюють вантажні та пасажирські перевезення.
Ті комерційні організації, що ведуть діяльність, не пов'язану із заробітком на перевезеннях вантажів і пасажирів, не мали можливості обгрунтувати, визнати свої витрати на основний засіб службовий автотранспорт. Ця обставина вело до колізій з податковою інспекцією і призводило до донарахувань з податку на прибуток.
Виходить, що витрати на ПММ і на обслуговування службового автомобіля декларувалися, але ніяк не підтверджувалися документально.
Даний наказ встановлює обов'язкові реквізити і порядок заповнення шляхових листів і для юридичних осіб, і для індивідуальних підприємців незалежно від того, яку діяльність вони здійснюють.
Основні затверджені форми
Для тих тих комерційних організацій, що ведуть діяльність, не пов'язану із заробітком на перевезеннях вантажів і пасажирів, але мають службовий автомобіль і використовують його в службових цілях для них правила наказу поширюються не в повній мірі, дотримання всього набору реквізитів залишається на розсуд такої організації.
З іншого боку, якщо шляховий лист нетранспортних компанії не містить будь-яких обов'язкових реквізитів, наприклад, не включає відомостей про пробіг, про час роботи транспортного засобу, про кількість вантажу, що перевозиться, то такий документ не підтверджує витрат і не дає підстав уникнути оподаткування.
Єдине загальне вимога для всіх компаній це те, що термін дії документа також не може перевищувати 1 місяць.