Організація первинного обліку запасів - організація обліку
Організація первинного обліку запасів
Керівник підприємства розпорядчим документом визначає перелік посадових осіб, яким надано право підписувати документи на отримання та відпуск зі складів матеріалів, а також видавати дозволи (перепустки) на вивезення з підприємства матеріальних цінностей.
Від правильно організованого документування запасів залежить правильність списання їх вартості на виробництво, оцінка незавершеного виробництва, відображення у звітності. Існують типові первинні документи з обліку руху запасів. Тому головний бухгалтер на свій розсуд повинен визначитися з тим, які документи доцільно використовувати саме на його підприємстві, враховуючи розміри і специфіку підприємства (матеріальне виробництво, будівництво, транспорт і т. Д.).
Для кожного первинного документа слід будувати подібні оперограмми, щоб максимально забезпечити організацію первинного обліку виробничих запасів. Для їх обліку передбачені типові форми первинних і зведених документів: журнал обліку вантажів; довіреність і журнал реєстрації довіреностей; прибутковий ордер (заповнюється на складі при отриманні запасів при відсутності розбіжностей).
Структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечити своєчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом матеріальних запасів. Для забезпечення своєчасності відображення господарських операцій в оперативному і бухгалтерському обліку на підприємстві повинні бути складені графіки руху документів між службами підприємств і надходження їх до бухгалтерії. Для цього доцільно побудувати спеціальні оперограмми.
На підприємство запаси можуть надходити: шляхом придбання у постачальника; шляхом самостійного виготовлення; - шляхом придбання через підзвітну особу; як внесок до статутного фонду та інше. На сільськогосподарські підприємства матеріальні цінності надходять в основному від постачальників, взаємини з якими регулюються на підставі договорів на поставку. Матеріали також можуть надходити від підзвітних осіб у порядку закупівлі дрібними партіями за готівку. На матеріали, що надійшли від постачальників, отримують розрахункові документи: платіжні вимоги, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні. Ці документи реєструються працівником, які займаються постачанням, в Журналі обліку вантажів, що надходять. З цього приводу розглянемо рис. 6.4.
Мал. 6.4. в Документальне оформлення надходження запасів
Для одержання матеріалів зі складу постачальника або транспортної організації експедитору бухгалтерія виписує Довіреність за встановленою формою, яка підписується керівником підприємства, головним бухгалтером та засвідчується печаткою господарства. Довіреність реєструється в Журналі обліку видачі довіреностей, термін дії довіреності встановлено, як правило в межах 15 днів. Бухгалтерія стежить за використанням довіреностей шляхом позначки в спеціальній графі про надходження матеріалів на склад або про анулювання довіреності, якщо вона повернута в бухгалтерію без виконання.
За використаних довіреностях особи, які їх отримали, налають в бухгалтерію документи, які підтверджують, що матеріали здані ними на склад підприємства. Приймання та оприбуткування продукції і матеріалів, що надійшли від постачальників, оформляються на відповідних складах, як правило, шляхом складання накладних, які виписуються на підставі розрахункових та інших супровідних документів постачальника. Накладні виписуються на фактично прийняте кількість цінностей. Таким чином, основними типовими документами з оприбуткування товарно-матеріальних цінностей є накладні, товарно-транспортні накладні, прибуткові ордери, приймальні акти. Матеріали, що надходять на склад, ретельно перевіряються на відповідність із записами в супровідних документах. Якщо не виявлено розбіжностей матеріали приймають на склад, а в разі, коли є розбіжності в супровідних документах постачальника, складають Акт прийому матеріалів, який є підставою для оприбуткування фактично отриманих матеріалів.
Доставка мінеральних добрив на центральний склад або безпосередньо в бригаду сільськогосподарського підприємства здійснюється постачальниками за затвердженим графіком після оформлення договору-замовлення. При завезенні мінеральних добрив завідувач складу або комірник зобов'язаний зважити кожну машину і розписатися в отриманні вантажу в товарно-транспортної накладної, яку він потім повертає шоферу-експедитору, який доставив мінеральні добрива. Одночасно з цим завідуючий складом (комірник) одержує другий примірник товарно-транспортної накладної та копію сертифіката на завезену партію добрив. Після оприбуткування вантажу в Книзі складського обліку документи передаються в бухгалтерію. При доставці мінеральних добрив власним транспортом із заводів представник сільськогосподарського підприємства пред'являє заводу-постачальнику довіреність. На всю кількість отриманих за день добрив бухгалтерія заводу виписує рахунок-фактуру в двох примірниках і видає сертифікат, який підтверджує якість відпущених мінеральних добрив.
Узагальнюючи вищесказане, схематично зобразимо порядок прийняття і оприбуткування запасів (рис. 6.5).
Мал. 6.5. до Порядку прийняття і оприбуткування запасів
Нафтопродукти, що надійшли в автоцистернах та бочках на нафтосклад від нафтозбутовіх організацій, приймає завідувач нафтосклад від особи, яка доставила нафтопродукти в господарство, на підставі товарно-транспортних накладних та паспорта якості нафтопродуктів, у якому підкреслюється його найменування, якість, щільність, марка, технічні умови, яким відповідають нафтопродукти.
Узагальнюючи вище сказане, зазначимо, що виробничі запаси також можуть бути виготовлені власними силами, отриманих безоплатно, внесені в статутний капітал, придбані в результаті обміну тощо. Тож уявімо основні операції по надходженню виробничих запасів і реквізити документів, які при цьому заповнюються (табл. 6.1).
Таблиця 6. 1. в Основні реквізити і документи, що характеризують надходження виробничих запасів
Операції по надходженню виробничих запасів
Сума транспортно-заготівельних витрат або відхилень від облікової ціни
і порядок документального оформлення операцій з відпуску запасів зі складів підприємства залежить від того, для яких потреб вони відпускаються: систематично на виробничі потреби або періодично на адміністративні або інші потреби. Організація документального оформлення вибуття запасів і їх переміщення може здійснюватися в результаті: передачі у виробництво; продажу (передачі) іншій стороні; знищення.
Виробничі запаси зі складів господарства відпускаються у виробництво для виготовлення продукції і на господарські потреби, а також на сторону для переробки чи реалізації як зайві або непотрібні. Під відпусткою у виробництво розуміють відпуск виробничих запасів для виготовлення продукції, виконання робіт або надання послуг, таким чином відпустку запасів вважається витратами на виробництво.
Основними документами, які відображають відпуск товарів зі складів: накладні та товарно-транспортні накладні, лімітно-забірні карти, вимоги (табл. 6.2), платіжні доручення (в разі виплати заробітної плати натурою).
Таблиця 6.2. Оперограмма накладної-вимоги (для отримання матеріалів зі складу)
Систематичний відпустку матеріалів оформляється лімітно-збірними картками, що містять ліміт. Ліміт визначається виходячи з виробничої програми і діючих норм витрат матеріалів з урахуванням існуючих залишків невикористаних матеріалів. Насіння і посадковий матеріал видають під звіт бригадиру на підставі лімітно-забірних карт (ф. №117) або накладних (внутрішньогосподарського призначення) (ф. № 87). Під час виписування насіння обов'язково перевіряють відповідність кількості його затвердженим нормам витрат з урахуванням агрокліматичних умов і планованої площі посіву. На підставі цих документів видають під звіт бригадиру мінеральні добрива, малоцінні і швидкозношувані предмети, спецодяг тощо. Після закінчення посіву складають акт на витрату насіння і садивного матеріалу, в якому по кожному полю окремо відзначають кількість витраченого насіння за нормою і фактично. Після затвердження акта керівником господарства насіння списують з підзвіту бригадира на витрати рослинництва.
Витрачені добрива, пестициди і гербіциди списують на підставі акта про використання мінеральних, органічних і бактеріальних добрив, пестицидів і гербіцидів (ф. № 118). Добрива списують окремо за видами їх під кожну культуру із зазначенням номера поля. Також на підставі акта списується вартість використаних кормів у тваринництві (табл.6.3,6.4).
Таблиця 6.3. в Графік документообігу акта на списання кормів
Таблиця 6.4. в Оперограмма акта на списання кормів
Залежно від напрямку витрачання виробничих запасів в обліку відображаються такі види господарських операцій та реквізити, які характеризують (табл. 6.5).
Таблиця 6.5. в Основні реквізити, що характеризують операції з відпуску запасів
Операції з відпуску виробничих запасів
Сума транспортно-заготівельних витрат або відхилень від облікової ціни
Однією особливостей обліку виробничих запасів з тому, що крім бухгалтерського обліку, на підприємстві повинен бути чітко організований складський облік (складське господарство), оскільки придбані запаси для забезпечення виробничої бази повинні зберігатися до дати їх використання.
Облік матеріалів на складах здійснює матеріально-відповідальна особа (завідувач складу, комірник) за сортами згідно з правилами їх зберігання. Кожному виду матеріальних цінностей присвоюється номенклатурний номер, який повторюється у всіх первинних документах. Облік ведуть в картках складського обліку матеріалів, які зберігаються в спеціальних картотеках за обліковими групами, а - б всередині їх - в порядку зростання номенклатурних номерів або за алфавітом. На кожен номенклатурний номер продукції і матеріалів відкривають окрему картку, де комірник вказує місце зберігання (стелаж, осередок і т. П).
Замість карток допускається ведення обліку в оформлених належним чином книгах складського обліку. При веденні обліку матеріальних цінностей на складах в Книгах складського обліку бухгалтерія видає ці книги кожному завідувачу складом в заздалегідь підготовленому вигляді (всі сторінки пронумеровані, книга прошнурована, скріплена печаткою і підписом головного бухгалтера). Для кожного виду (сорту) продукції і матеріалів в книзі, в залежності від кількості операцій з тих чи іншим видом, відводиться кілька сторінок. У відкритті книги (карток) складського обліку обов'язково бере участь бухгалтер матеріального обліку. Його обов'язок простежити за повнотою і правильністю заповнення всіх реквізитів і строгим дотриманням класифікації цінностей.
Картки складського обліку видають матеріально відповідальним особам під розписку в реєстрі видачі карток. У місцях зберігання кожного виду матеріальних цінностей прикріплюють спеціальні бирки або таблички. У них пишуть назву матеріальних цінностей, їх коротку характеристику та призначення, номенклатурний номер, розмір, сорт, одиницю, норму запасу тощо. У картотеці складського обліку завідувач записи робить щодня окремо по кожному разовому документу (відповідно надходження або витрачання запасів), після кожного запису виводять залишок. Дані відомостей витрати кормів, лімітно-забірних карт і інших складене тільних документів завідуючий складом заносить в картку в міру їх закриття, але не пізніше першого числа наступного за звітним місяця.
Щомісяця матеріально відповідальні особи на підставі первинних документів складають Звіт про рух матеріальних цінностей (табл. 6.6) в двох примірниках і подають до бухгалтерії разом з документами, що підтверджують надходження або витрачання матеріалів. В Звіт включають тільки ті види матеріалів, по яких був рух у звітному періоді.
Надходження та вибуття матеріалів протягом місяця фіксують на підставі первинних документів, після чого підраховують оборот і визначають сальдо на кінець місяця. Ці дані порівнюють із записами в картках складського обліку. Дані про залишки запасів і їх рух матеріально-відповідальна особа в Звіті фіксує не тільки в кількісному, але і в грошовому вираженні, підтверджуючи це своїм підписом. Беручи Звіти, працівники бухгалтерії перевіряють правильність їх складання, таксують і визначають суми обороту і залишків в грошовому вираженні.
Працівники бухгалтерії зіставляють дані про рух продукції і матеріалів з даними, наведеними в виправдувальних документах, доданих до Звіту. Повноту оприбуткування матеріалів, отриманих з боку, перевіряють зіставленням з відповідними документами. Після перевірки другий примірник Звіту повертається матеріально відповідальній особі.