Оформлення обкладинки справи, статті, журнал «довідник секретаря та офіс-менеджера»
Одним з найважливіших етапів в роботі з документами в будь-якій організації є правильне оформлення справ. Це необхідно для створення упорядкованого зберігання ділової документації як в самих структурних підрозділах, так і в архіві. При цьому найбільша частина помилок при формуванні справ відбувається на етапі оформлення обкладинки справи. У даній статті ми розглянемо, як цього уникнути.
З даного матеріалу ви дізнаєтеся:
Формування документів у справи є одним з найважливіших етапів роботи з документами. Крім того, що від правильності формування справи залежить подальше життя документа, це ще й позначається на діяльності всієї організації. Адже якщо в документах організації панує повний безлад, то і не варто очікувати особливих успіхів в решті роботі компанії. Саме тому в даній статті ми розглянемо, як правильно оформити справу і його обкладинку.
Етапи формування справ
Для початку слід зазначити, що справа формується тільки з документів, що відносяться тільки до одного структурному підрозділу. Це, мабуть, найголовніше і важливе правило. Ні в якому разі не повинно виникнути ситуації, коли в одну справу включені різні документи (наприклад, бухгалтерські та кадрові). Це призведе не тільки до плутанини і втрати важливої ділової документації, а й до можливого знищення
Наступне важливе правило: в справу повинні входити документи тільки по завершених справах. Це також важливо, адже в іншому випадку, документ по незавершеному питання доведеться періодично вилучати зі справи, вносити виправлення в номенклатуру і опис (якщо справа вже поміщено в архів).
Читайте по темі в електронному журналі
Наступне правило ставиться до дотримання хронології при складанні справи. Більш ранні документи повинні розташовуватися в справі в самому верху. Відповідно, відкриваючи справу, першими документами в ньому будуть паперу, що датуються початком календарного ода, і так по зростаючій до кінця календарного року.
Відзначимо, що в одну справу не можна включати ділові папери з різними термінами зберігання. Подібна неуважність може призвести до знищення неистекших документів або, навпаки, зберігання паперу з вичерпаним терміном.
Також слід враховувати, що всі документи справи нумеруються (порядковий номер проставляється у верхньому правому кутку документа), а одна справа не може включати більше 250 сторінок. У разі, якщо кількість документів, що відносяться до однієї справи, більше 250, то необхідно завести другий том. В такому випадку обкладинка справи повинна мати відповідну позначку.
Кращі статті
Оформлення обкладинки справи
При закладі справи, перш за все, необхідно правильно оформити обкладинку. І краще одразу зробити це за правилами, адже в будь-якому випадку на це доводиться витрачати час при оформленні справи. Зате завдяки цьому Вам буде потім набагато простіше і швидше підготувати документи до здачі в архів або провести їх знищення.
Оформлення обкладинки справи включає такі реквізити:
найменування організації - вказується повністю в називному відмінку із зазначенням повного найменування організації, якій вона підпорядкована (також в називному відмінку). Офіційно прийняті скорочення пишуться в дужках після повного найменування;
- найменування структурного підрозділу;
- номер справи - визначається за номенклатурою справ;
- заголовок справи (переноситься на обкладинку з номенклатури справ);
- анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи);
- дата справи - тут позначається рік, коли воно було заведено і рік його закінчення в діловодстві;
- кількість аркушів у справі;
- термін зберігання справи;
- архівний шифр справи.
Коли будете оформляти обкладинку, обов'язково вказуйте найменування структурного підрозділу. Якщо справа буде передаватися в інший відділ, то необхідно буде нижче вказати новий, а старий взяти в дужки.
Помилки в оформленні справ
Рекомендуємо матеріали по темі:
- Правила формування справ
- Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ
- Як правильно оформити лист-засвідчувач справи?
Анонси майбутніх номерів