Нумерація вихідних листів і наказів, статті, журнал «довідник секретаря та офіс-менеджера»
За матеріалами форуму.
- Доброго дня колеги! Я секретарем працюю зовсім недавно, підкажіть, будь ласка, як мені почати нумерацію вихідних листів і наказів з нового року. Просто листи і накази я складаю сама.
- Реєстрація починається з першого номера.
- Тобто виходить так: 11.01.08 № 01?
- Не у всіх компаніях або на виробництвах це номер справи, у нас наприклад 11 - код станції, 01, 02, 03 - нумерація листів куди вони направляются..Так що не всіх це може бути застосовано)
- У мене реєстрація ведеться так:
01 / 05-01 де
01 - код підрозділу (філії)
05- структурне відокремлення в моєму філії, він же є порядковий номер папки по номенклатурі справи)
01- номер вихідний документа
код підрозділу це для мене важливо нас в регіоні 6 філій, і я знаю, точно, що цей лист моє,
- Ніякими. У журналі самі номери записані? Залишіть як є! Може знадобитися.
- Добридень! Можливо хтось зможе підказати по реєстрації вихідних листів. З нового року хочемо змінити реєстрацію вихідних листів, але у мене немає іншого практичного досвіду в цьому питанні. На даний час в організації вихідні листи пишуть співробітники офісу і зберігають їх в наскрізному порядку в папці, відкритій для всього офісу на сервері, тобто вихідні листи реєструються на момент створення листи. З нового року хочемо почати реєстрацію вихідних листів від руки, безпосередньо перед подачею листа на підпис керівництву. Але як це здійснити, в ситуації, коли листи потрібно зберегти з можливістю редагування і подальшого легкого доступу до них, і при цьому вести свою реєстрацію. Тобто яке давати ім'я файлів проектів вихідних листів?
- А навіщо реєструвати, як виходить до подачі на підпис? Ми реєструємо вже підписана, безпосередньо перед відправкою. У нас є папка "на підпис" туди складають на підпис без реєстрації, потім підписане реєструється і відправляється, не підписане, віддається на доопрацювання. Виконавці самі приходять за своїми листами і допрацьовують.
Як дізнатися чиє лист? Внизу зобов'язали писати виконавця, як годиться)))
Ніяких проблем, що є проектом, це всього лише проект, поки не підписано, відповідає виконавець, наша справа нагадати, якщо є терміни. Якось так.
- Проекти цих листів у нас зберігають виконавці. Підписані листи, якщо відправляємо факсом і не потрібно відправляти оригінал, підшиваються в папку. Якщо оригінал потрібно продублювати, відправити поштою, робиться копія та копія підшивається в папку з позначкою, що надіслано поштою, число, якщо рекомендованим - бланк і відповідно звіт факсу, що він пройшов, теж прикріплюється до листа.
Якщо вже керівництво хоче, щоб проекти були доступні, можна створити окрему папку, куди виконавці будуть поміщати їх, відповідно, це буде треба вже вводити і реєстрацію проектів, не бачу сенсу. Тоді треба буде після підписання листа якось робити прив'язку відправленого листа до проекту (((Ну можна в проекті десь ставити позначку "відправлено і № вихідного", щоб потім можна було знайти, зіставити.
Відповідно і в вихідних теж повинна бути окрема графа з посиланням на номер письма - проекту. як то все складно виходить, навіть не знаю, чи потрібно?
Адже до проекту № листи не присвоїли, оскільки не відомо пройде чи ні. Головоломка, однако. )))
- Реєструються тільки повністю оформлені і підписані листи. причому не в ДЕНЬ відправки (вона може бути 1 раз в тиждень), а в день підписання листа керівництвом, або на наступний день, якщо підписання було після 16:00. Документу прсваівается номер складається з цифри позначає справа в яке він буде зашитий і наскрізний номер по журналу реєстрації (наприклад 01-28 / 2458, де 01- номер підрозділу, 28 номер справи, 2458 - наскрізний номер).
- Добридень! Накази керівника по основній діяльності можуть же реєструватися в окремому журналі? І існує якась уніфікована форма журналів за наказами?
- Всі форми журналів:
- журнал реєстрації вихідних документів,
- журнал реєстрації вхідних документів,
- журнал реєстрації внутрішніх документів,
і багато іншого, причому і самі форми журналів, і приклади їх заповнення, ви знайдете в статті:
"Організація діловодства - Форми документів" на нашому сайті.
Анонси майбутніх номерів