Оформлення обкладинки справ
Розділ 3. Організація роботи з документами
Частина 3.2. Оперативне зберігання документів
Справа вважається заведеним після включення в папку для зберігання першого виконаного документа. При цьому одночасно оформляється обкладинка заведеного справи. 1
На обкладинку заведеного справи виносяться такі відомості:
- Назва організації;
- назва структурного підрозділу організації, в якому воно формувалося;
- індекс справи за номенклатурою справ;
- заголовок справи;
- термін зберігання справи або напис "Зберігати постійно" (переносяться з номенклатури справ).
На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву. в який справи організації будуть прийняті, позначення кодів державного архіву та організації. 2
При зміні найменування організації (структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або при передачі справи в іншу організацію (в інший структурний підрозділ) на обкладинці справи зазначається нове найменування цієї організації або організації-правонаступника, а колишнє найменування організації (структурного підрозділу) полягає в дужки. 3
Заголовок справи на обкладинці справ переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи. В необхідних випадках в заголовок вносяться уточнення (номери наказів, протоколів та ін.). У тих випадках, коли справа складається з кількох томів (частин), на обкладинку кожного тома (частини) виноситься загальний заголовок справи і заголовок кожного тома (частини). У заголовках справ, що містять копії документів, вказується їх копийность, справжність документів справи в заголовку не обмовляється. 4
Після завершення справи на його обкладинці вказуються такі дані:
- кількість аркушів у справі;
- дата або крайні дати першого і останнього по датах документів у справі;
- архівний шифр справи, спочатку олівцем, а після затвердження описів - чорнилом.