Обкладинка справи
Обкладинку справи, як і всю іншу документацію, краще відразу оформляти згідно з усіма вимогами і правилами. Так ви заощадите час в подальшому, коли будете готувати документи до здачі в архів або, коли знадобиться провести їх знищення. Оформлення обкладинки необхідно здійснювати відповідно до нормативно-методичних документів, для неї характерна встановлена форма, яка зображена на картинці.
Ви, напевно, звернули увагу на елементи, які виділені червоним кольором. Так ось, в поточному діловодстві вони не використовуються при оформленні обкладинки.
Їх необхідно заповнювати тільки в тому випадку, якщо організація здає справи для подальшого їх зберігання в муніципальному або державному архіві. Під цими позначками розуміється шифр справи, кодифікація даної організації і того архіву, куди направляються ваші документи. Іноді діловоди при оформленні обкладинки просто залишають порожнє місце, а вже потім воно заповнюється за допомогою спеціальних штампів, коли справа передається на державне зберігання.
Перейдемо від теорії до практики, вона більш зрозуміла і наочна. Наведений нижче зразок використовується в повному обсязі при оформленні обкладинки справи, всі його елементи для заповнення є обов'язковими.
Обкладинка справи - зразок оформлення листування
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ГОРКА»
Обкладинка особової справи - зразок також буде вам корисний.
Зберігати 75 років ЕПК
Оформляючи обкладинку справи, обов'язково вказуйте назву структурного підрозділу. При передачі справи в новий відділ його назва вказується нижче старого, яке полягає в дужки.
Порядок оформлення індексу справи, заголовка, номера статті і його терміну зберігання уточнюйте по номенклатурі справ. В якості тимчасових рамок виступатимуть дві дати - самого раннього документа і відповідно самого пізнього. Якщо мова йде про особовій справі співробітника, то ситуація йде трохи інакше, навіть при наявності більш ранніх документів, верхній крайньою датою буде та, коли зареєстрований наказ про прийом на роботу, а нижній - коли зареєстрований наказ про звільнення.
Для зручності пошуку необхідних папок оформляйте корінець їх обкладинки. Єдиної форми для цього не існує, в правилах діловодства вказується тільки на те, що треба писати цифрові позначення справ (індекс справи згідно з номенклатурою).
Все залежить від самої справи, його товщини, розміру корінця, а також інформації, якої вам буде досить для пошуку і т.д. Використовуйте для оформлення приблизну форму, наведену нижче:
Накази про прийом на роботу
Сподіваємося, що цього обсягу інформації досить для того, щоб ви на практиці змогли оформити обкладинку справи правильно, відповідно до наявних вимог.