Облік гсм і шляхові листи в автошколі
Щороку компанія СКБ Контур проводить конкурс для підприємців «Я Бізнесмен», в ньому беруть участь сотні бізнесменів з різних городовУкаіни - від Конотопа до Кременчука.
Завдяки конкурсу ми створили надихаючу колекцію бізнес-історій, розказаних людьми, які перетворюють невеликі стартапи в успішні компанії.
Їх досвід і Поради будуть корисні кожному, хто замислюється про відкриття своєї справи.
Для старту необхідні деякі попередні умови: ідея, трохи грошей і, що найважливіше, бажання почати
Автошколи входять в число тих організацій, в яких завжди існують витрати, пов'язані з експлуатацією автомобілів, зокрема, це витрати на придбання пально-мастильних матеріалів (ПММ).
Керівництво автошкіл постійно шукає відповіді на ряд важливих питань. Як контролювати витрату палива? Що робити, щоб витрати на ПММ були нижче, але без втрати ефективності роботи всієї організації?
Від покупки до списання
Для початку розберемо алгоритм обліку витрат ПММ в автошколі.
Основні документи для обліку ПММ - шляховий лист і вимоги-накладні на отримання мастильних матеріалів з відміткою про пробіг автомобіля з дати останньої заправки. Залежно від виду транспорту розрізняються форми подорожніх листів. Так, для легкового автомобіля використовують форму №3, а для вантажного - форми №4-С і №4-П.
Про те, яких помилок слід уникати при заповненні подорожніх листів, можна почитати в статті провідного спеціаліста по програмному продукту «Подорожні листи і ПММ» Сергія Горський «Подорожні листи: робота над помилками» (газета «Я бухгалтер: Урал» № 2 (22) , стор. 3; доступна для скачування за посиланням).
Звертаємо вашу увагу, що шляховий лист повинен бути виписаний в єдиному екземплярі на один день.
Якщо інструктори заправляють автотранспорт бензином через АЗС за готівку, бухгалтерія видає кошти підзвіт. Отримати гроші можуть тільки особи, яких затвердив керівник автошколи. Він же встановлює в обліковій політиці терміни надання авансових звітів в бухгалтерію.
На підставі звітів інструкторів проводиться списання ПММ. Це можна робити двома методами:
- На підставі даних про фактично виробленому паливі. При цьому слід щомісяця в спеціальному акті підтверджувати залишки бензину в баках автотранспорту.
- За нормами витрати, затвердженим керівником автошколи, з урахуванням марки і моделі експлуатованих автомобілів, ступеня зносу, умов роботи. Або ж при списанні ГСМ можна використовувати «Норми витрати палив і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті», встановлені Мінтрансом РФ.
Заощаджуємо дорогоцінний час
Якщо в організації не більше двох автомобілів, то бухгалтер може контролювати і вести облік витрат ПММ вручну, але з розширенням автопарку потрібно все більше сил і часу для виконання цієї роботи. І звичайно, чим більше одиниць експлуатованої техніки, тим складніше вести облік і більша ймовірність допустити помилку в розрахунках. Спеціально для таких випадків розроблена програма «Подорожні листи і ПММ», призначена для обліку подорожніх листів легкового та вантажного автотранспорту, а також розрахунку витрачання паливно-мастильних матеріалів.
Оскільки освітні установи (автошколи) мають свою специфіку обліку подорожніх листів і ПММ, розробники програми взяли це до уваги і додали ряд можливостей.
Модуль «Подорожні листи і ПММ» істотно полегшує працю бухгалтерів і дає можливість враховувати:
- надходження і витрати ПММ по автотранспортним засобам, по водіях і за видами ПММ;
- витрата ПММ за базовою нормою з урахуванням дорожньо-транспортних, кліматичних і інших експлуатаційних факторів за допомогою поправочних коефіцієнтів (надбавок) відповідно до законодавства;
- витрата ПММ як за нормами витрат, так і фактичними витратами відповідно до облікової політики організації;
- витрата ПММ за нормами для водія і для того, хто навчається на підставі подорожнього листа.
Крім того, за допомогою програми бухгалтери можуть:
- вести облік по руху ПММ при використанні на одному автотранспортному засобі декількох видів палива (газ, бензин і т п.);
- контролювати відхилення фактичних витрат на ПММ від нормативних (режим економії, перевитрати ПММ);
- враховувати рух різних видів мастильних матеріалів (моторні, трансмісійні масла, пластичні мастила і т п.);
- формувати звітність по водіях, за видами і марками ПММ, по автотранспортним засобам в розрізі підрозділів (відділів) і різних джерел фінансування.
Фахівці з бухгалтерського обліку Первоуральского металургійного коледжу використовують в роботі модуль «Подорожні листи і ПММ» вже більше п'яти років: «Раніше ми вели облік ПММ та виписували шляхові листи вручну: як для службових автомобілів, так і навчального транспорту в рамках водійських курсів. Зі збільшенням кількості автомобілів в парку виникла потреба автоматизувати процес. Адже якщо одиниць техніки більше двох, а система норм витрачання ПММ розвинена, складно вручну брати до уваги всі умови, зокрема, сезонність. Модуль «Подорожні листи і ПММ» дозволяє вести в одному місці всю довідкову інформацію про водіїв і транспортних засобах, враховувати норми витрат ПММ, як на учня, так і на інструктора. І головне, що норми витрачання ПММ і відповідний облік дозволяють контролювати витрати за відхиленнями - оцінювати економію або перевитрату ».