Кайдзен (kaizen) - управління проектами
Основний фокус уваги система кайдзен направляє на «якість» персоналу, тому що саме від персоналу залежить якість продукції, що випускається і послуг. Ця система залучає до процесу поліпшення кожного працівника - від керівника найвищого ланки, до рядового співробітника.
Кожен співробітник організації пропонує невеликі поліпшення на регулярній основі. Пропозиції робляться не епізодично протягом місяця або року, а постійно. У більшості своїй вони не носять глобального характеру, а є незначними вдосконаленнями. В цьому і полягає суть системи кайдзен - велика кількість малих, незначних поліпшень призводить до істотного поліпшення якості.
Пропозиції щодо поліпшення, які вносять співробітники, можуть не обмежуватися якоюсь конкретною областю, наприклад, виробництвом або маркетингом. Кайдзен заснована на внесення змін скрізь, де можна домогтися поліпшень.
елементи Кайдзен
В основі системи кайдзен знаходяться 5 ключових елементів. Щоб вона могла нормально працювати, і бути ефективним інструментом підвищення якості, в організації необхідно створити умови для їх реалізації.
Перший елемент Кайдзен
Командна робота. Всі співробітники повинні працювати як одна команда для досягнення спільної мети і бажаного поліпшення в роботі. Співробітники всіх рівнів повинні робити все можливе для блага своїх колег і компанії. Робота в команді передбачає постійний обмін інформацією, взаємне навчання, своєчасне виконання своїх обов'язків та інше.
Другий елемент Кайдзен
Персональна дисципліна. Дисципліна має першорядне значення для досягнення успіху. Кайдзен вимагає щоб кожен співробітник підвищував свою самодисципліну в усіх аспектах праці - управлінні своїм часом, якістю виконання роботи, дотримання вимог і регламентів, витрачання матеріальних і фінансових ресурсів та ін.
Третій елемент Кайдзен
Моральний стан. Незалежно від того, вдається компанії домогтися успіху в реалізації змін чи ні, персонал повинен прагнути зберегти високий моральний дух. Найвище керівництво повинне впровадити в практику роботи різні мотиваційні інструменти, такі як хороші умови праці, облік заслуг, система заохочень і винагород, оплачувана відпустка, посібники, оплата медичних послуг, надання працівникам кредитів та ін.
Четвертий елемент Кайдзен
Гуртки якості. Це один з важливих елементів системи кайдзен. В організації необхідно організувати роботу гуртків якості. До складу цих гуртків повинні входити працівники різного рівня. У гуртках якості співробітники мають можливість обмінюватися ідеями, навичками, технологіями та іншими важливими для спільної роботи ресурсами. Обмін інформацією і взаємодія в рамках гуртків якості дозволяє співробітникам оцінювати ефективність своєї роботи на основі порівняння з роботою інших, і тим самим намагатися поліпшити свою діяльність.
П'ятий елемент Кайдзен
Пропозиції щодо покращення. Необхідно дати співробітникам можливість вільно пропонувати поліпшення незалежно від рангу, займаного в системі управління. Пропозиції співробітників можуть бути будь-якими, навіть абсурдними, і всі вони повинні бути враховані і розглянуті.
Принципи підходу Кайдзен
Реалізація системи кайдзен на практиці має на увазі дотримання основних принципів цієї системи:
- організація робочого місця;
- усунення невиправданих втрат;
- стандартизація.
Організація робочого місця
Організація робочого місця - це управління робочим місцем з метою оптимізації діяльності. Кайдзен приділяє цьому велику увагу. У японському варіанті цей процес позначають терміном «gemba». Для правильної організації робочого місця застосовуються відповідні інструменти управління, які отримали назву 5S методологія. Сам термін 5S походить від перших букв японських слів.
До складу дій за методологією 5S входять:
Seiri - необхідно відсортувати те, що не потрібно в роботі. Для виділення непотрібних елементів може застосовуватися спеціальне маркування. Якщо елементи, виділені маркуванням, не затребувані ні ким при виконанні роботи, то вони видаляються з робочого місця.
Seiton - необхідно привести в порядок всі, що потрібно в роботі. Ці елементи повинні бути в полі зору. Інструменти і пристосування повинні розташовуватися в тих місцях, де їх легко виявити.
Seiso - робоче місце і все обладнання повинно бути чистим. Після закінчення робочого дня робоче місце повинно бути прибрано, а всі інструменти та обладнання розміщено на своїх місцях.
Seiketsu - стандартизація перших трьох кроків. Ці дії повинні стати звичайною практикою роботи. Коли співробітники організації побачать поліпшення від правильної організації робочого місця необхідно провести з ними тренінг щодо виконання цих дій.
Усунення невиправданих втрат
Усунення невиправданих втрат - це процес пошуку і усунення дій в процесах, які не додають цінності. У японському варіанті цей процес називається - «muda». Більшість робіт є послідовністю дій, які перетворять вихідний матеріал в кінцевий готовий продукт. Частина цих дій додає цінність продукту, а частина немає. Та частина, що не додає цінності є втратами і повинна бути усунена.
В системі кайдзен розглядаються сім видів втрат або сім «muda»:
- Рухи - непродуктивні та зайві рухи збільшують час виконання операцій і їх складність.
- Очікування - зайве час очікування виконання операцій призводить до збільшення циклу виробництва.
- Технологія - неправильно організована технологія процесів призводить до неузгодженості дій.
- Транспортування - великі відстані, переміщення з місця на місце, підйом і опускання в процесі виробництва збільшують невиробничі витрати.
- Дефекти - на виправлення дефектів йдуть витрати матеріалів і праці.
- Запаси - зайві запаси матеріалів додають вартість до продукції, але не дають цінність.
- Перевиробництво - продукції вироблено більше, ніж передбачено планом.
стандартизація
Стандартизація - це процес стандартизації роботи. Стандартизація створює основу для стабільної роботи, проте стандарти повинні бути змінені при зміні як зовнішнього, так і внутрішнього оточення. В системі кайдзен процес стандартизації не закінчується ніколи. Стандарти постійно удосконалюються. Удосконалення стандартів виконується по циклу PDCA.
застосування Кайдзен
Застосування системи кайдзен здійснюється за рахунок створення і постійної роботи так званих кайдзен - команд. За завданням, які вони вирішують, можна виділити 5 основних видів команд:
Постійні команди - ці команди працюють кожен день. До складу команд входять фахівці (робітники, службовці) виконують роботи на місцях.
Команди по вирішення виниклих проблем - формуються для пошуку рішень конкретної проблеми в роботі. До складу команди входять учасники з кількох постійних команд. Загальна кількість учасників такої команди становить, як правило, від шести до восьми чоловік. Після вироблення рішення, команда розформовується.
Крос-функціональні команди - формуються для оцінки існуючих процесів організації та пошуку можливостей по їх покращенню. До складу команд входять рядові фахівці і керівники з різних підрозділів.
Команди по реалізації рішень - формуються для впровадження розроблених поліпшень процесів. Ці команди створюються з учасників постійних команд, команд за рішенням виниклих проблем і крос-функціональних команд.
Малі групи - формуються для розробки, впровадження та застосування специфічних або нових процесів. До складу команд входять фахівці низової ланки (робочі, виконавці) і керівники підрозділів з постійних команд і команд за рішенням виниклих проблем.
Робота команд (за винятком постійних) здійснюється протягом кайдзен сесій. Тривалість кайдзен сесій становить від 2 до 5 днів. Проведення кожної сесії націлене на рішення якої-небудь конкретної бізнес-завдання. Організація роботи в рамках кайзен сесії будується за принципом циклу PDCA.