Як правильно вести нумерацію наказів
Підкажіть, будь ласка, як правильно вести нумерацію наказів? Наприклад, в один день під однією датою йдуть два накази - особистий і відрядження: № 120-К (відрядження) і № 120-Л (особистий), так вірно? Секретар відділу, Великий Новгород
Підкажіть, будь ласка, як правильно вести нумерацію наказів? Наприклад, в один день під однією датою йдуть два накази - особистий і відрядження: № 120-К (відрядження) і № 120-Л (особистий), так вірно?
Секретар відділу, Великий Новгород
Якщо ви зазначені накази формуєте в одну справу, то повинно бути так: № 120-К. № 121-Л. Обліково-реєстраційну функцію виконує номер, а не буквений індекс. Але виникає питання: навіщо в цьому випадку (якщо документи формуються в одну справу) присвоювати документам різні літерні індекси, тоді вистачить усім наказам, включених в цю справу, привласнювати один буквений індекс, щоб відокремлювати накази кадрові від наказів по основний діяльності, наприклад, буквений індекс К (тобто кадрові). Привласнювати різні літерні індекси є сенс тоді, коли ви виділяєте різні реєстровані масиви: накази по особовому складу (прийом, переклад, звільнення та ін.) - один масив, одна справа, накази про відрядження - інший масив і інша справа.
Тоді у вас буде два реєстрованих масиву, кожен зі своєю порядковою нумерацією в межах року (з № 1 до № n), але розрізняються літерними індексами: № 1-Л (по особовому складу), № 1-К (відрядження).