Як писати пояснювальну записку
Лабораторна робота 31
Тема: Довідково-інформаційна документація. Службові листи. Доповідна та пояснювальна записки.
Мета: Навчитися оформляти службові листи за допомогою комп'ютера. Повторити реквізити службового листа. Поліпшити швидкість друку.
Виділяють наступні види інформаційно-довідкових документів:
§ доповідні (службові) та пояснювальні записки;
На відміну від розпорядчих документів ці документи можуть не вимагати виконання. Інформація, укладена в цих документах, може спонукати до дії, а може бути тільки прийнята до відома. На основі резолюції керівника ці документи можуть стати підставою для прийняття якихось рішень чи підготовки розпорядчих документів.
Такі інформаційно-довідкові документи, як доповідні (службові) і пояснювальні записки, зведення, довідки, акти є основним засобом внутрішніх комунікативних зв'язків організації. Вони можуть бути підготовлені на комп'ютері або складені від руки і підписані їх упорядником.
Службові листи - узагальнена назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами, повідомлення чого-небудь, повідомлення про що-небудь.
У головній частині листа друкуються такі реквізити:
§ заголовок до тексту, викладений однією фразою.
§ прізвище та ініціали;
§ від першої особи множини ( «направляємо на узгодження», «просимо розглянути»);
§ від першої особи однини ( «прошу перерахувати», «вважаю за необхідне»);
§ від третьої особи однини ( «банк не може погодитися», «компанія не заперечує»).
Види доповідних записок
За змістом доповідні записки поділяються на:
Інформаційна доповідна записка складається регулярно і містить інформацію про деталі або методах виконання роботи.
Звітні доповідні записки інформують про завершення роботи, її етапу, виконання вказівок, розпоряджень і т.п.
Зовнішня доповідна записка повинна містити:
§ назва виду документа (доповідна записка);
§ заголовок до тексту;
§ підпис керівника організації;
Для її оформлення зазвичай використовується загальний бланк організації.
Внутрішня доповідна записка включає:
§ найменування структурного підрозділу;
§ назва структурного підрозділу (доповідна записка);
§ заголовок до тексту;
Підписує внутрішню доповідну записку укладач (із зазначенням посади, ініціалів, прізвища).
Резолюція керівника, який розглянув внутрішню доповідну записку, є підставою для прийняття якихось рішень, видання документів, проведення заходів.
Пояснювальна записка - це документ, що дозволяє отримати загальні відомості про дослідницький проект, бухгалтерської, податкової та іншої документації.
Загальні правила написання
Пояснювальна записка зазвичай складається в друкованому вигляді на стандартному аркуші формату А4.
Документ може включати в себе кілька сторінок, які переплітаються прозорою обкладинкою.
Сторінки записки нумеруються: нумерація починається з титульного листа (але на ньому не проставляється), номер вказується по центру нижнього поля кожної сторінки.
Як писати пояснювальну записку. Загальні вимоги
До змісту пояснювальної записки діючі нормативні акти встановлюють лише загальні вимоги. Деякі відомості носять обов'язковий характер, деякі - рекомендаційний.
При написанні пояснювальної записки важливо стежити за дотриманням офіційно-ділового стилю розповіді. Необхідно, щоб інформація в документі викладалася однозначно, коротко, чітко і лаконічно.
Використана в тексті термінологія і абревіатура повинні строго відповідати встановленим стандартам.
Допускається оформлення додатків до пояснювальної записки. Зазвичай в додатки виносять відомості про що містяться в пояснювальній записці таблицях, схемах, кресленнях і графіках. Також додаток може містити обґрунтування, методики, розрахунки і список додаткових паперів, використаних при розробці документа.