Бланки положення про відділ зовнішньої кооперації
1. Загальні положення
1.1. Відділ зовнішньої кооперації є самостійним * структурним підрозділом організації.
* Самостійним можна вважати такий структурний підрозділ, який знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні керівника організації або його заступників.
1.2. Відділ зовнішньої кооперації створюється, реорганізується і ліквідується наказом керівника організації.
1.3. Відділ зовнішньої кооперації безпосередньо підпорядковується головному інженеру.
1.4. Відділ зовнішньої кооперації очолюється начальником відділу, який призначається і звільняється з посади наказом керівника організації за поданням головного інженера.
1.5. Начальник відділу зовнішньої кооперації здійснює безпосереднє керівництво діяльністю відділу і контролює роботу всіх входять до складу відділу зовнішньої кооперації структурних підрозділів і працівників.
1.6. На посаду начальника відділу зовнішньої кооперації призначається особа, яка має вищу економічну або інженерно-економічну освіту та стаж роботи за матеріально-технічного постачання на посадах керівників і фахівців не менше 5 років.
1.7. Посадові обов'язки, права і відповідальність кожного працівника відділу зовнішньої кооперації встановлюються посадовою інструкцією, яка узгоджується з начальником відділу і затверджується керівником організації.
1.8. Відділ зовнішньої кооперації в своїй діяльності керується:
- нормативними правовими актами, іншими керівними і методичними матеріалами з організації матеріально-технічного постачання і складського господарства;
- наказами, розпорядженнями керівника організації (безпосереднього керівника);
1.9. Зміни структури і штату відділу зовнішньої кооперації розробляються начальником відділу, виходячи з умов і особливостей діяльності організації, узгоджуються з безпосереднім керівником, а також з відділом організації праці і заробітної плати, відділом кадрів, юридичним відділом за відповідними напрямами діяльності зазначених структурних підрозділів і затверджуються наказом керівника організації.
1.10. До складу відділу зовнішньої кооперації входять сектори (бюро, групи) за окремими видами виробів, планування і оперативного управління, а також відповідні складські господарства.
1.11. Обов'язки між структурними підрозділами, що входять до складу відділу зовнішньої кооперації, розподіляються начальником відділу на основі реального стану (положень про структурні підрозділи). Розподіл обов'язків між працівниками структурних підрозділів, що входять до складу відділу зовнішньої кооперації, проводиться керівниками цих структурних підрозділів (заступником начальника відділу зовнішньої кооперації) згідно з посадовими інструкціями. Положення про структурні підрозділи, що входять до складу відділу зовнішньої кооперації, затверджуються начальником відділу зовнішньої кооперації.
2. Основні завдання
Основними завданнями відділу зовнішньої кооперації є:
2.1. Забезпечення підрозділів організації комплектуючими виробами в обсязі, необхідному для виконання виробничої програми, ремонтно-експлуатаційних робіт і створення поточних нормативних запасів.
2.2. Забезпечення найбільш повного і економного використання в організації напівфабрикатів і комплектуючих виробів.
Відповідно до основних завдань на відділ зовнішньої кооперації покладаються такі функції:
3.1. Підготовка проектів перспективних і річних планів кооперованих поставок, складання заявок на комплектуючі вироби з обґрунтуваннями їх потреби, розробка нормативів виробничих запасів матеріальних ресурсів.
3.2. Розміщення замовлень на комплектуючі вироби за децентралізованим постачання.
3.3. Участь в укладанні та оформленні договорів, у підготовці специфікацій та інших документів на поставку виробів по кооперації.
3.4. Забезпечення своєчасної реалізації виділених організації фондів і нарядів на комплектуючі вироби.
3.5. Облік виконання замовлень по кооперації, приймання надходять в організацію виробів за кількістю та якістю і прийняття необхідних заходів у випадках виявлених нестач, недотримання вимог до якості виробів, оформлення претензійних матеріалів при порушенні постачальниками договірних зобов'язань.
3.6. Контроль за відпуском матеріалів кооперованим організаціям, дотриманням встановлених норм і запасів комплектуючих виробів і їх витрачанням у процесі виробництва.
3.7. Вживання заходів щодо попередження наднормативних запасів, реалізації зайвих і невикористовуваних в організації комплектуючих виробів.
3.8. Перевірка і акцептування рахунків та платіжних вимог постачальників, а також оформлення в необхідних випадках відмов від акцепту.
3.9. Організація роботи складів комплектуючих виробів, ведення постачальних і складських операцій.
3.10. Підготовка звітів про виконання плану матеріально-технічного постачання.
4.1. Відділ зовнішньої кооперації в межах своєї компетенції має право:
4.1.1. Представляти в установленому порядку організацію в організаціях з питань, що належать до виробничої діяльності відділу зовнішньої кооперації.
4.1.2. Вимагати та отримувати від керівників підрозділів подання відомостей і документів, необхідних для здійснення роботи, що входить в компетенцію відділу зовнішньої кооперації.
4.1.3. Вести самостійне листування з організаціями з питань, що належать до компетенції відділу зовнішньої кооперації і не потребують узгодження з керівником організації, в установленому порядку.
4.2. Начальник відділу зовнішньої кооперації має право *:
* Даний розділ включається до положення про відділ зовнішньої кооперації, якщо посадова інструкція на начальника відділу зовнішньої кооперації не розробляється.
4.2.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються діяльності відділу зовнішньої кооперації.
4.2.2. Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції щодо покращання роботи, пов'язаної з обов'язками, передбаченими цим положенням.
4.2.3. В межах своєї компетенції повідомляти керівництву підприємства про всі недоліки в діяльності організації (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлених в процесі виконання своїх посадових обов'язків, та вносити пропозиції щодо їх усунення.
4.2.4. Залучати фахівців структурних підрозділів організації до виконання покладених на нього обов'язків у випадках, якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, в іншому випадку - з дозволу керівника організації.
4.2.5. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників структурних підрозділів, фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.
4.2.6. Підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції.
4.2.7. Вносити на розгляд керівника організації подання про призначення, переміщення, звільнення працівників відділу зовнішньої кооперації, пропозиції про їх заохочення або накладення на них стягнень.
4.2.8. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і реалізації прав.
5. Взаємовідносини. зв'язки
Відділ зовнішньої кооперації здійснює взаємодію з наступними структурними підрозділами організації:
- з планово-економічним відділом:
отримує: плани випуску виробів; плани науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт; відомості про норми і залишках незавершеного виробництва; відомості про зміни у виробничому і технічному плані;
- з юридичним відділом:
представляє: проекти договорів і додаткових угод до них для перевірки і візування; необхідні розрахунки і обґрунтування для пред'явлення претензій до постачальників, а також для ведення арбітражних і судових справ, пов'язаних з порушенням договорів та умов поставки;
- з відділом технічного контролю:
отримує: висновку про якість надходять комплектуючих виробів і дозволу на застосування їх у виробництво; інформацію про заборону видачі виробів зі складів, що мають відхилення від технічних умов; акти на вироби, забраковані при прийманні;
отримує: відомості про матеріали в дорозі, відомості про рух номенклатурних виробів; звітні дані про вартість комплектуючих виробів, спецобладнання, витрачених підрозділами організації; інформацію про невиплачені рахунках із зазначенням причин; норми запасів матеріалів на складах;
представляє: відомості на зайві матеріали і неліквіди; дані для стягнення з постачальників пені, штрафів та неустойок; висновки з претензіями, заявленим постачальниками; звітні дані про рух матеріалів і виробів;
- з технічним відділом:
отримує: специфіковані норми витрат комплектуючих виробів і затверджені технічні умови на їх поставку; розрахунки потреби і заявки на покупні комплектуючі вироби;
представляє: відомості по заявкам підрозділів про наявність на складах комплектуючих виробів; договори на поставку комплектуючих виробів на узгодження.
* Даний розділ включається до положення про відділ зовнішньої кооперації, якщо посадова інструкція на начальника відділу зовнішньої кооперації не розробляється.
6.1. Начальник відділу зовнішньої кооперації несе відповідальність за:
- невиконання (неналежне виконання) своїх посадових обов'язків;
- недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, правил і норм охорони праці та пожежної безпеки;
- неправильне використання і неповноту використання наданих прав;
- неякісне виконання обов'язків підлеглих йому працівників;
- низьку виконавську і трудову дисципліну підлеглих йому працівників;
- завдання матеріальної шкоди - відповідно до чинного законодавства.
6.2. Відповідальність інших працівників відділу зовнішньої кооперації встановлюється їх посадовими інструкціями.
Начальник відділу зовнішньої кооперації