Бланки документів, їх види, основні реквізити бланків - контрольна робота, сторінка 1
Рогіло Анастасія викладач.
№ залікової книжки 0801795 Блау Г.Б
1. Завдання Бланки документів, їх види, основні реквізити бланків.
2. Завдання 2 Реквізити документів: 25 - Відбиток печатки, 26 - Відмітка про завірення копії, вимоги до оформлення, розташуванню. Привести приклади оформлення цих реквізитів.
3. Завдання 3 Скласти трудового договору (контракт) при працевлаштуванні
економіста в торгову фірму.
Бланки документів, їх види, основні реквізити бланків.
Поняття бланка може бути застосовано тільки до письмових паперовим документам, так як правила запису інформації на машинних носіях принципово інші.
Для управлінських документів використовуються бланки по ГОСТ 9327-60 "Папір і вироби з паперу.
Споживчі формати "трьох основних форматів:
А3 - 297 х 420 мм;
А4 - 210 х 297 мм;
А5 - 148 х 210 мм;
А6 - 105 х 148 мм.
Найбільш поширені в управлінні формати А4 і А5 служать для виготовлення службових листів, установчих та інших розпорядчих документів всіх найменувань, договорів, банківських і бухгалтерських документів. Формат бланка вибирається залежно від обсягу тексту і кількості реквізитів, які повинні бути розміщені на бланку; в окремих випадках використовуються інші критерії вибору формату листа для документа.
Для виготовлення документів, текстова змістовна частина яких оформлена у вигляді таблиці з безліччю граф, використовується бланк формату А3. Наприклад, на них проектуються бланки звітних, обліково-статистичних, планових та інших документів.
На папері формату А6 допускається виготовляти особливі види посадових бланків, наприклад для оформлення резолюції керівника (доручення), або документів типу квитанцій, разових перепусток, облікових форм і т. П.
Для бланків можуть бути використані два варіанти розташування реквізитів: вертикальне і горизонтальне розташування більшої сторони аркуша. Прігорізонтальном розташуванні більшої сторони листа до позначення формату додається буква L, наприклад формат AL4.
Бланки кожного виду можуть виготовлятися на основі як кутового, так і поздовжнього розташування реквізитів, що ідентифікують організацію і, в ряді випадків, вид документа.
При поздовжньому розташуванні (поздовжні бланки) назва організації, структурного підрозділу та інші необхідні реквізити на бланку розміщуються вздовж верхнього поля і центруються.
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ Укаїни
ПО СТАНДАРТИЗАЦІЇ ТА МЕТРОЛОГІЇ
(ГосстандартУкаіни)
Ленінський просп. д. 9, Київ, 117049
_________________ № ______________
На № ______________________________
Поздовжні бланки на практиці використовуються переважно для підготовки ділових листів і правових актів; в управлінському апараті традиційно склалося уявлення про більшу престижність саме поздовжнього бланка.
Бланки листів з поздовжнім варіантом розташування реквізитів доцільно застосовувати у випадках, коли найменування організації і довідкових реквізитів містить велику кількість друкованих знаків. Це, наприклад, може бути в разі, коли реквізити бланка даються на двох і більше мовами. При цьому зліва слід друкувати реквізити на національній мові, справа - російською. Якщо число використовуваних національних мов більш одного, слід зверху вказувати реквізити на національних мовах (праворуч і ліворуч), а нижче по центру - на російській.
У разі, коли реквізити, що друкуються на національному та російською мовами, розміщуються в межах площі, що відводиться для кутового варіанту, доцільно виготовляти бланки з кутовим розташуванням реквізитів. При цьому кожний реквізит зазначається зверху на місцевому національному мові, а нижче - російською мовою.
Найбільш зручним для обробки і економічним з точки зору використання площі аркуша для письма є кутовий бланк.
Бланки документів повинні мати поля для розміщення деяких реквізитів, для підшивки документів, для затиску листа при копіюванні і розмноженні, для зручності прочитання текстів в сброшюрованном вигляді і т. П. Встановлено такі розміри полів управлінських документів:
ліве поле - не менше 20 мм;
праве поле - не менше 10 мм;
верхнє поле - не менше 20 мм.
Організація має право сама вирішувати, якого розміру поля вона вважає за доцільне встановити для різних видів документів. Однак нижнє поле повинно бути не менше 20 мм.
Папір, що застосовується для виготовлення бланків, повинна бути білого кольору або, у виняткових випадках, слабо забарвлена в кремові або жовті тони. В окремих випадках можуть виготовлятися бланки більш активних кольорів. Наприклад, бланки документів, що містять в основному ідентичну інформацію, що виготовляються в блоці, але призначені для видачі різних кореспондентам (наприклад, авіаційні квитки), можуть бути різного кольору для уникнення помилки і полегшення роботи.
Реквізити на бланку друкуються в одну фарбу, переважно чорну. Можливе використання в бланках інших квітів (наприклад, блакитного), що дозволяє візуально відрізнити оригінал документа від розмноженого, ксерокопіювати примірника (в цьому випадку на практиці використовується відбиток печатки відповідного кольору і сині чорнило в підпису) .Бланкі для документів постійного зберігання слід виготовляти на папері вищих сортів, незалежно від того, підлягають або не підлягають передачі на державне зберігання документи організації.
Кожна організація, підприємство повинні мати як мінімум 3 види бланків: бланк листа; загальний бланк, призначений для всіх інших видів документів; бланк конкретного виду документа (крім листа) .Бланкі виготовляють друкарським способом, за допомогою засобів обчислювальної техніки або шляхом використання спеціального кутового штампу.
Відповідно до чинних нормативних актів для виготовлення бланків документів можуть використовуватися перераховані нижче реквізити.
Державний герб України або герб суб'єкта Україна - для державних органів відповідно до Федеральним конституційним законом України від 25.12.00 № 2-ФКЗ "Про Державний герб Укаїни" (далі - Закон про Державний герб) і відповідними правовими актами суб'єктів РФ.
Герб муніципального освіти поміщають на бланках документів відповідно до Федеральним законом України від 28.08.95 № 154-ФЗ "Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Укаїни".
Емблема організації, або товарний знак (знак обслуговування), затверджені при реєстрації організації - як символічне графічне зображення, в певній мірі відображає напрямок діяльності організації, - відповідно до затвердженого статуту (положення про організацію). Емблему не розміщують на бланку, якщо на ньому є Державний герб РФ.
Зображення Державного герба РФ, герба суб'єкта України (далі - герб), емблеми організації на бланках з кутовим розташуванням реквізитів розміщують на верхньому полі бланка над серединою рядків реквізиту "Найменування організації", а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Допускається також розміщувати зображення герба на частини площі, займаної реквізитом "Найменування організації".
Відповідно до Закону про Державний герб при одночасному розміщення Державного герба України і герба (геральдичного знака) суб'єкта РФ, муніципального освіти, громадського об'єднання або підприємства, установи або організації Державний герб України розташовується з лівого боку від іншого герба (геральдичного знака), якщо тримати бланк перед собою; при одночасному розміщенні непарного числа гербів (геральдичних знаків) Державний герб України розташовується в центрі, а при розміщенні парного числа гербів (але більше двох) - лівіше центру.
При одночасному розміщення Державного герба України та інших гербів (геральдичних знаків) розмір герба (геральдичного знака) суб'єкта РФ, муніципального освіти, громадського об'єднання або підприємства, установи або організації не може перевищувати розмір Державного герба РФ, при цьому Державний герб України не може бути розміщений нижче інших гербів (геральдичних знаків).
Герб може бути в чорно-білому або кольоровому зображенні.
Зображення емблеми організації на бланках з кутовим розташуванням реквізитів розміщують на верхньому полі бланка.
Відповідно до постанови Уряду України від 27.12.95 № 1268 "Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Укаїни" гербові бланки є об'єктами суворої звітності і виготовляються тільки поліграфічними і штемпельно-граверними підприємствами, що мають відповідні ліцензії на відповідний вид діяльності.
Гербові бланки виготовляються на замовлення федеральних органів державної влади, інших державних органів, організацій і установ, а також органів, організацій і установ незалежно від форми власності, наділених окремими державно-владними повноваженнями.
Гербові бланки нумеруються друкарським способом, а при необхідності проставляються також номери серій. Облік гербових бланків ведеться окремо за видами бланків на картках або журналах в службі діловодства.
Правилами виготовлення та використання гербових бланків рекомендується керуватися і організаціям, для яких бланки з офіційно зареєстрованим логотипом або емблемою організації є, по суті, гербовими (бланки організації) .Гербовие бланки і бланки організації зберігаються в надійно замикаються шафах, видаються під розписку і при необхідності знищуються за актом з відміткою в реєстраційно-облікової формі.
Документи, виготовлені на друкарських гербових бланках, можуть тиражуватися методом ксерокопіювання і за допомогою інших засобів оперативної поліграфії і функціонувати на правах тиражованого примірника, а при необхідності завірятися на відповідність оригіналу.