1C зарплата і управління персоналом 3
У цій статті я розповім ще про один спосіб початку роботи з «1C: Зарплата і управління персоналом 3.0» (зуп 3.0) - введення початкових залишків. Цей спосіб використовується в тих випадках, якщо підприємство вже здійснює якийсь час свою діяльність, але база ЗУП 3.0 не велась (наприклад, використовувалося інше програмне забезпечення) або з якихось причин неможливо перенести дані зі старої конфігурації.
Останнє часто трапляється, якщо база даних пошкоджена або ж вона велася з грубими помилками, внаслідок чого простіше почати все заново в новій базі, ніж виправляти багаторічні «косяки» некваліфікованих співробітників. Адже більшість помилок криється в уже давно закритих періодах, та спроба їх виправити веде до появи нових проблем.
До речі, одним з глобальних переваг «1C: Зарплата і управління персоналом 3.0» і «1C: Бухгалтерія 3.0» є захист проти помилкових дій. Програма контролює документи, які користувач намагається провести і не дає цього зробити, якщо документ оформлений неправильно. І коли в базу ЗУП 3.0 імпортуються дані з помилками, ці помилки відразу ж розквітають пишним цвітом у вікні попереджень.
Зовсім недавно в моїй практиці був характерний випадок. Знадобилося перенести дані для організації, яка працювала з програмою «1С: Зарплата і кадри 7.7» більше п'ятнадцяти років - майже з моменту появи цієї конфігурації. Кількість виявлених після перенесення помилок зашкалювало і викликало нав'язливе бажання кинути сервер в вогонь. Це були неправильно оформлені відпустки, помилково оформлені кадрові накази і багато чого ще. Виправляти все це було просто нереально. Але оскільки штат організації містив всього близько двадцяти чоловік, проблема дуже просто вирішувалася введенням початкових залишків.
Якщо необхідно створити нові нарахування або утримання, саме час зробити це на даному етапі.
Потім необхідно заповнювати списки підрозділів, посад, графіки роботи та штатний розпис, якщо ви припускаєте його вести.
Коли все це зроблено, потрібно занести в базу даних всіх фізичних осіб і співробітників.
При введенні початкових залишків співробітників можна додавати не документами прийому на роботу, а спеціальним документом «Дані на початок експлуатації програми», який знаходиться в розділі «Кадри».
Далі необхідно ввести залишки відпусток. Це робиться за допомогою документа «Початкові залишки відпусток», який також можна знайти в розділі «Кадри».
У цьому документі фіксуються робочі періоди по кожному співробітнику і залишки відпусток.
На цьому ж етапі варто додати діючі відпустки по догляду за дитиною, інші відсутності, позики, а також виконавчі листи, якщо вони є.
Якщо на момент введення початкових залишків між організацією і співробітниками є заборгованості по заробітній платі, їх необхідно зафіксувати документом «Початкова заборгованість із зарплати», який знаходиться в розділі «Виплати». Якщо мені не зраджує пам'ять, раніше цей документ знаходився в розділі «Зарплата».
Заборгованості потрібно вказувати на кінець місяця. Причому якщо співробітник винен підприємству, то сума у відповідній графі повинна бути негативною.
Розмір середнього заробітку в документах, що використовують розрахунок за середнім заробітком, можна коригувати прямо в цих документах при їх створенні.
Якщо введення початкових залишків проводиться не на початку року, необхідно також внести відомості про податки і внески.
Відомості з ПДФО вносяться за допомогою документа «Операція обліку ПДФО» (раніше називався «Операція податкового обліку з ПДФО»), який знаходиться в розділі «Податки та внески».
Інформація вноситься помісячно, окремо для кожної фізичної особи.
Дані по внесках заповнюються за допомогою документа «Операція обліку внесків» з розділу «Податки та внески».
На відміну від податкових відомостей тут для кожного місяця створюється окремий документ, але так само, як і в випадку з податками, документи формуються по кожній фізичній особі окремо.