Зразок рахунку на оплату
Підзвітні суми, в т.ч. на покупку бензину, можна видати працівникові не тільки готівкою, але і перевести по безналу на його «зарплатну» картку.
Так, в рахунку-фактурі з'явилася нова графа 1а «Код виду товару». Вона призначена для експортерів, що реалізують товари в країни ЄАЕС.
Первинні облікові документи, необхідні для обчислення і сплати податків, потрібно зберігати як мінімум чотири роки. Мінфін роз'яснив, з якого моменту вести відлік цього терміну.
Мінпраці роз'яснив порядок виплати заробітної плати за першу половину місяця.
Одним з правил систематизації документообігу є його уніфікація, коли для виконання однакових, але не закріплених законодавчо за формою або наявності обов'язкових реквізитів документів організацією розробляються і використовуються типові бланки. До таких документів належить і рахунок на оплату, за яким організація самостійно визначає форму, яка буде застосовуватися в діловому документообігу з клієнтами. Самі ж внутрішні правила того, як заповнити рахунок на оплату, залежать від форми рахунки, яку використовує організація-постачальник для передачі клієнтам-покупцям. Зразок рахунку на оплату представлений нижче.
Оформлення рахунку на оплату
Рахунок на оплату повинен містити всі необхідні реквізити, що дозволяють клієнту при його отриманні від організації однозначно визначити угоду, до якої відноситься виставлений рахунок, акцептувати його і оплатити. Таким чином, правила заповнення рахунку на оплату повинні включати в себе заповнення реквізитів платника, одержувача, поставлених товарів і послуг, суми до оплати, ПДВ при його наявності.
Бланк рахунку на оплату
Рахунок на оплату може оформлятися як на фірмовому бланку підприємства, так і без його використання. Бажано розробити на підприємстві стандартний бланк рахунку на оплату і застосовувати його для всіх клієнтів, щоб заповнити рахунок на оплату міг будь-який відповідальний співробітник організації.
Завантажити заповнений бланк рахунку на оплату
Універсальний бланк повинен містити графи для заповнення таких реквізитів:
- номер рахунку і дата його виставлення,
- реквізити отримувача-постачальника;
- дані платника-покупця;
- перелік товарів, робіт і послуг, за якими здійснюється оплата;
- підсумкова сума до оплати, сума ПДВ (у разі її наявності).
У формі також повинні бути передбачені графи для підписів з боку керівництва та бухгалтерії і їх розшифровки. Рахунки в організації повинні заповнюватися за одним зразком для дотримання однаковості документів.
Зразок заповнення рахунку
Прийнята в організації система нумерації рахунків на оплату може бути простою і складною. Проста система передбачає наскрізну нумерацію рахунків для кожного клієнта протягом календарного року. Складна система нумерації застосовується тоді, коли організацією виставляється велика кількість рахунків кожному з клієнтів, причому з кількох одночасно діючими договорами. При цьому в номері рахунку можуть кодуватися номер договору, додатки до договору, акти виконаних робіт і т.д. Наприклад, номер рахунку 05-14 / 01, де 05-14 - номер договору, а 01 - порядковий номер рахунку.
Дата виставлення рахунку проставляється співробітником, оформляють документ, і, як і номер, служить для ідентифікації рахунку в документообігу з клієнтами організації.
Дані організації-постачальника повинні включати ті ж дані, що і у покупця, з додатковою вказівкою банківських реквізитів для оплати рахунку. Якщо реквізити підприємства з моменту виставлення останнього рахунку змінювалися, просто заповнити рахунок з новими реквізитами недостатньо, клієнта про зміну банківських реквізитів необхідно повідомити окремо офіційним листом.
Номера розрахункового рахунку і кореспондентського рахунку банку повинні містити 20 знаків, БИК повинен мати 9 знаків, БИК і найменування банку повинні належати одному банку з Довідника БИК.
Для найменування товарів, робіт і послуг, їх кількості та вартості правила заповнення рахунку на оплату повинні бути наступними: дані не повинні додатково агрегуватися, щоб не викликати нарікань до заповнення рахунку з боку клієнтів. Зазначені в рахунку дані повинні збігатися з первинними обліковими документами - рахунками-фактурами, накладними, актами виконаних робіт.
Підсумкова сума, сума ПДВ і графа «Всього до оплати» повинні відповідати сумарної ціною всіх перерахованих в рахунку найменувань товарів, робіт, послуг і податку на додану вартість по ним. Заповнення рахунку на оплату з зазначенням підсумкової суми не тільки цифрами, але й прописом є для ділової практики традиційним, хоча рахунок на оплату і не є платіжним документом.
Підписи уповноважених осіб від бухгалтерії і керівництва організації засвідчують правильність оформлення рахунку, печатка ставиться в разі її застосування підприємством. Вказівка виконавця рахунку не є обов'язковим, але найчастіше полегшує взаємодію з клієнтами.