Журнал реєстрації листків непрацездатності
Облік лікарняних листів в організації
В іншому випадку витрати на виплату допомоги не будуть компенсовані або вже отримані грошові кошти доведеться повернути назад в фонд. Особливо часто це трапляється при камеральної або виїзної перевірки фонду. Він перевіряє наявність листків непрацездатності та при їх відсутності роботодавець ризикує своїми грошима. Інший такою ж популярною причиною відмови у відшкодуванні виплачених грошових коштів можуть бути тільки помилково заповнені листки непрацездатності.
Щоб все листки непрацездатності були на місці необхідно правильно вести облік їх надходження і грамотно організувати зберігання лікарняних листів в організації або в індивідуального підприємця. У цьому роботодавцю допоможе журнал реєстрації лікарняних листів.
Варто звернути увагу, що сказане, стосується і тих регіонів, які беруть участь в пілотному проекті Фонду соцстрахування. У чотирнадцяти регіонахУкаіни ФСС безпосередньо виплачує працівникам допомоги по непрацездатності. Роботодавці в цих виплатах не беруть участь, за винятком відповідно оплати перших трьох днів непрацездатності. На роботодавця тільки покладається обов'язок розрахунку суми допомоги. Але відповідно, так як лікарняні листи надходять, як і раніше, роботодавцю, то і зберігання, та облік цих документів здійснюють роботодавці.
Лікарняний лист: строки подання і реєстрації
Як тільки працівник надав листок непрацездатності роботодавцю його необхідно зареєструвати в журналі. Варто зауважити, що обов'язок ведення такого журналу законодавчо не передбачено. Але працювати без нього буде досить складно. Тому практично у всіх організаціях і у індивідуальних підприємців, які мають хоча б кілька людей працівників, такі журнали заводяться. Надалі звертатися до цього журналу доведеться і під час перевірок фонду соцстрахування і при пошуку загублених листків непрацездатності.
Як тільки лікарняний лист потрапляє до відділу кадрів, він повинен бути зареєстрований в журналі обліку лікарняних листів.
Журнал обліку лікарняних листів
Як вже раніше було сказано, нормами законодавства не передбачено обов'язку роботодавців вести такий облік. А якщо немає такого обов'язку, то законодавець не буде перейматися розробкою типової форми. Тому роботодавці, що зіштовхуються з необхідністю обліку і зберігання лікарняних листків, самі розробляють форми таких журналів. Керуються вони при цьому загальними правилами доцільності та специфікою роботи організації (підприємця).
При складанні такого журналу рекомендується використовувати такі реквізити документа і графи для заповнення:
На титульному аркуші або першій сторінці журналу:
- найменування організації або ПІБ підприємця, деякі основні реквізити,
- дати початку і закінчення ведення журналу,
- якщо ведеться номенклатура справ, то індекс даного документа за номенклатурою справ.
Графи сторінок журналу призначаються для внесення такої інформації:
- Номер по порядку - порядковий номер лікарняного листа в журналі,
- Дата надання листка непрацездатності,
- Прізвище, ініціали працівника,
- Посада, найменування структурного підрозділу працівника,
- Номер лікарняного листа,
- Найменування лікувального закладу, яке видало листок непрацездатності,
- Дати початку і закінчення непрацездатності,
- Кількість днів непрацездатності.
Так як в подальшому з відділу кадрів лікарняні листки передаються в бухгалтерію, то в форму журналу обліку листків непрацездатності можна додати графу для проставлення розпису співробітника бухгалтерії отримав з відділу кадрів лікарняний. Це в подальшому, в разі втрати документа, дозволить уникнути суперечок про те, в якому підрозділі був загублений лікарняний лист.
Реєстраційні журнали за загальним правилом повинні бути прошиті, пронумеровані, і опечатані на останній сторінці. На останній сторінці, на прошивці, проставляється розпис керівника організації (підприємця) вказується скільки листів прошито і пронумеровано. Підпис скріплюється печаткою, при її наявності. У той же час якщо керівник організації або підприємець не бачить в цьому необхідності, то робити це не обов'язково.
Зберігається і ведеться такий журнал, як правило, у відділі кадрів, так як це підрозділі і приймає лікарняні листи у працівників, вважає стаж і передає їх в бухгалтерію для виплати допомоги по непрацездатності. Якщо у організації або підприємця відсутня кадровик, то зазвичай всі кадрові питання веде бухгалтер, і якщо при цьому є необхідність у веденні такого журналу, то і веде його відповідно бухгалтер.
Де знайти номер лікарняного листа
Як випливає із зазначеного листа, номер лікарняного листка (номер бланка листка непрацездатності) складається з дванадцяти цифр. На бланку лікарняного листа він знаходиться в двох місцях, на основній частині бланка і на відривному корінці. Так як відривна частина бланка залишається в медичній установі, то співробітникові відділу кадрів шукати номер слід в основній частині бланка, яку працівник надає своєму роботодавцю.
Основна причина появи питання щодо номера лікарняного литка в тому, що в нових бланках листків відсутня серія. Якщо раніше в документі вказувалася серія і номер бланка листка непрацездатності, то тепер на листку присутній тільки дванадцятирозрядний номер.
Зверніть увагу: в новому бланку листка непрацездатності відсутня серія, ідентифікація документа проводиться тільки за номером.
Зазначений ідентифікаційний номер бланка розташований у верхній правій частині документа. Він розташований в білому полі під штрих-кодом. Номер являє собою чотири групи чисел у кожній з яких знаходиться три знака. При цьому перші дев'ять чисел є порядковими і тільки останні три - контрольний розряд.
Зберігання лікарняних листів в організації та у ІП
За загальним правилом первинні документи повинні зберігатися в організації не менше п'яти років. Згідно з Переліком типових управлінських архівних документів, це відноситься, в тому числі, і до документів про оплату листків непрацездатності. Але відповідно до федерального закону «Про страхові внески» платники таких внесків повинні забезпечувати протягом шести років збереження документів, що підтверджують обчислення та сплату сум страхових внесків. Лікарняні листки, як раз, і підтверджують правильність обчислення і сплати таких внесків. З чого можна зробити висновок про те, що роботодавець повинен забезпечувати зберігання листків непрацездатності протягом шести років. Протягом цього терміну обчислюється з моменту закінчення розрахункового періоду, в якому лікарняні листки надійшли від працівників.
Аналогічно і з журналом обліку листків тимчасової непрацездатності. Незважаючи на те цей документ не віднесено до обов'язкових, Перелік типових управлінських документів містить згадку і про це журналі. Термін зберігання журналу, згідно Переліку, становить п'ять років. У той же час, розумно припустити, що журнал обліку лікарняних листків не може зберігатися в організації або у підприємця менш терміну зберігання самих лікарняних листків. Тому доцільно встановити шестирічний термін зберігання журналу обліку.