Закупівля і поставка товару - студопедія
3.1 Технологія закупівлі та постачання товарів в комерційне підприємство
Закупівля товарів - складова частина комерційної діяльності торгового підприємства, що включає в себе:
• вивчення і прогнозування купівельного попиту;
• виявлення і вивчення джерел надходження і постачальників
товарів;
• організацію господарських зв'язків з постачальниками товарів,
включаючи розробку і укладання договорів постачання;
• організацію обліку і контролю за ходом виконання договірних
зобов'язань.
У процесі закупівлі та постачання товарів встановлюються комерційні зв'язки між учасниками, що представляють підприємства торгівлі, виробників і обслуговують сферу обігу суб'єкти. З закупівельної діяльності починаються комерційні відносини з партнерами. Закупівельна діяльність взаємообумовлені, вона здійснюється відповідно до цілей торгового підприємства.
Закупівельна діяльність торгових організацій повинна бути планомірно організована і економічно обгрунтована. Для цього необхідно, щоб
торгові організації вели систематичне вивчення джерел закупівлі і постачальників товарів.
Систематичне вивчення торгової кон'юнктури, встановлення постійного зв'язку з постачальниками дозволяють своєчасно визначати зміну кон'юнктури ринку, вивчати виробничі можливості розширення асортименту продукції, що випускається. Все це дає можливість пред'являти постачальникам більш обгрунтовані вимоги щодо кількості, якості, асортименту товарів.
При просуванні товарів до споживачів використовуються транзитна і складська форми. Транзитна форма являє собою пряму доставку товарів від виробника безпосередньо в роздрібну торгову мережу. Складська форма обумовлена наявністю складів в оптово - посередницької сфері, що забезпечують концентрацію товарів і стійке постачання торгових підприємств.
Вибір тієї чи іншої форми товарообігу потребує врахування конкретних умов і залежить від специфіки асортименту товарів, місця розташування постачальника і покупця, від торгового підприємства (величина товарообігу, розмірів торгових і складських площ), транспортних умов і економічної доцільності тієї чи іншої форми завезення.
Рух товарів здійснюється по каналах розподілу. Під каналами розподілу розуміються посередники, за допомогою яких відбувається перепродаж товарів при їх русі до місць споживання. Розподіл товарів є суттєвою стороною ринку. Канали розподілу характеризуються числом посередників, зайнятих доведенням товарів до споживача. За цією ознакою вони поділяються на: однорівневі (один посередник - роздрібний ланка); дворівневі (два посередники - оптове і роздрібне ланки); трирівневі (три посередники -великий оптовик, дрібний оптовик, роздрібний ланка). Вибір варіанту каналів розподілу залежить від величини товарних потоків і мінімуму приведених витрат.
Існує дві форми доставки товарів:
2. децентралізована (самовивіз).
При централізованої перевезення організовується стабільне надходження замовлених товарів до місця призначення. У ній беруть участь постачальники, автотранспортні підприємства і одержувача товару. Постачальник замовляє автомобільні засоби і представляє товар до перевезення, автотранспортне підприємство подає до встановленого часу транспорт і перевозить вантаж, отримувач товару забезпечує його належний прийом. Централізована форма транспортного забезпечення вважається найбільш ефективною при доставці товарів.
Переваги централізованої доставки:
механізація вантажно-розвантажувальних робіт; скорочення часу простою автомашин;
можливість оптимального побудови маршруту;
ефективно використовується спеціалізований транспорт;
широке застосування знаходить тара-обладнання.
Децентралізована перевезення товарів автомашинами, як правило, використовується в малих і середніх торговельних підприємствах, торгових структурах дрібнооптових і роздрібних ринків.
Надходження товарів від постачальників проводиться на підставі укладених між постачальниками і покупцями господарських договорів. У договорах, що укладаються між постачальниками і покупцями, зумовлюються: види товарів, що поставляються, комерційні умови постачання, кількісні і вартісні показники товарів, терміни виконання договорів, порядок розрахунків, а також відповідальність сторін за неналежне виконання договору.
3.2 Принципи закупівлі та постачання товарів, їх організація
Правильно організована закупівельна робота сприяє задоволенню споживчого попиту, дозволяє зменшити імовірність комерційного ризику, пов'язаного з відсутністю збуту товарів. Досягти цього можна виконанням ряду операцій.
Ухвалення комерційних рішень по закупкам неможливо без вивчення і прогнозування купівельного попиту.
Отримані дані є основою для визначення потреби в товарах і уточнення їх асортименту.
Наступний етап роботи із закупівлі товарів пов'язаний з виявленням джерел їх надходження і вибором постачальників. Джерелами закупівель є:
• промислові та сільськогосподарські підприємства, місцева
промисловість, індивідуальні виробництва;
оптово - посередницькі структури; оптові і оптово - роздрібні склади;
• поставки від зарубіжних фірм і компаній.
Джерела товарного забезпечення визначаються, виходячи зі структури конкретного ринку товарів, контингенту покупців, асортименту товарів, товарооборачиваемости і фінансових можливостей торгового підприємства. Для оцінки реальних і потенційних можливостей постачальників можна використовувати наступні критерії:
• характер діяльності та можливості постачальника;
• конкретне становище постачальника на ринку закупівель товарів;
• процедура і порядок виконання комерційних угод;
• ймовірність забезпечення необхідної номенклатури і обсягу продукції;
• умови, що гарантують якість товару, що купується;
• адекватне поєднання ціни і споживчих властивостей товару;
• умови поставки товару: стабільність, періодичність, терміни;
• передбачена форма платежу і способи розрахунків.
Аналіз постачальників за наведеними критеріями дозволяє встановити виправдані вимоги із закупівлі та постачання товарів в торгівельне підприємство.
До найважливіших елементів закупівельної роботи відноситься встановлення господарських зв'язків з постачальниками товарів. Під господарськими зв'язками розуміють складаються між покупцями постачальниками товарів економічні, організаційні, комерційні фінансові, правові та інші відносини. Суть їх зводиться до взаємовигідних комерційних справах і товарообмінних операцій при купівлі - продажу товарів. Комерційні угоди розраховані на закуповується продукцію.
• найменування та обсяг підлягає поставці товарів;
• якість, комплектність, упаковка та маркування товару;
• ціна і форма розрахунків;
терміни виконання поставок і порядок здачі - прийому товару;
• базисні умови поставки;
• гарантійна захист і санкції;
Одним з істотних умов договору є вихідна ціна, встановлювана на закуповується продукцію. Зазвичай орієнтуються на два види ціни: тверда і рухома, або змінна. Тверда ціна застосовується в угодах з короткими термінами поставки товарів. Вона вказується в контракті і не підлягає змінам при розрахунку. Змінна ціна - це ціна, обчислена в період виконання угоди в результаті прийняття в розрахунок змінних ринкових величин при перегляді договірної ціни в сторони підвищення або зниження. Її використання передбачається при операціях з тривалими термінами поставок товарів.
Базисні або спеціальні умови визначають обов'язки продавця і покупця по доставці товару і встановлюють момент переходу ризику випадкової загибелі або пошкодження товару від продавця до покупця. При виконанні контракту виникли суперечки між сторонами з приводу
договірних угод вирішуються в порядку, передбаченому законодавець ством.
Порядок розрахунків за поставлену продукцію здійснюється безготівково через банк шляхом перерахування грошей з рахунку покупця на рахунок постачальника.
Різновидом договору купівлі - продажу є договір поставки, згідно з яким постачальник - продавець зобов'язується передати в обумовлений термін чи строки вироблені або купуються їм товари покупцеві для використання у підприємницькій діяльності.
Укладенню договору поставки передують переговори про майбутню операцію і узгодження основних умов. У переддоговірних період зазвичай складається проект договору, в якому враховується домовленість, досягнута сторонами.
Згідно ст. 432 ГК РФ, договір укладається шляхом направлення оферти (пропозиції укласти договір) однієї зі сторін і її акцепту (прийняття пропозиції) іншою стороною.
За ст. 450 ГК України зміна та розірвання договору поставки можливі за згодою сторін. Односторонній ж відмова від виконання договору поставки (повністю або частково) або одностороннє його зміна допускається у разі істотного порушення договору однією зі сторін (ст. 523 ЦК України).
Основними комерційними умовами договору поставки є: періоди, графіки і порядок поставки, а також приймання і розрахунків за поставлені товари. Періоди поставки товарів визначаються термінами поставки окремих партій протягом терміну дії договору. Графік встановлюється декадний, добовий, вартовий і т. П. Порядок поставки включає їх відвантаження (передачу) постачальником або покупцю, який є стороною договору поставки, або особі, вказаній у договорі і відвантажувальної рознарядкою, як одержувач.
Доставка товарів здійснюється постачальником шляхом відвантаження їх транспортом, передбаченим договором поставки, і на визначених у договорі умовах.
Ухвалення товарів покупцем супроводжується діями відповідно до договору поставки, вимогами, зазначеними в стандартах і
інший нормативно - технічної документації, інструкцій про порядок приймання продукції виробничо - технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю і якістю. Покупець зобов'язаний у встановлений термін перевірити кількість і якість прийнятих товарів і письмово повідомити постачальника про виявлені невідповідності та недоліки товарів.
3.3 Документальне оформлення та облік
Кожна господарська операція, в тому числі надходження товарів, повинна бути оформлена документально. Будь-який документ повинен мати такі основні реквізити:
- найменування документа (форма);
- вимірювачі (в кількісному і вартісному вираженні);
- найменування посадових осіб, відповідальних за вчинення
господарської операції і правильність її оформлення;
- особисті підписи і їх розшифровка.
Також можуть бути включені додаткові реквізити. Документи складаються в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, то безпосередньо після закінчення операції.
Для отримання товарів від постачальників представнику підприємства (експедитору) видається довіреність (форма № 2).
Всі доручення реєструються в момент видачі в спеціальному журналі. Довіреність виписується тільки бухгалтером на конкретну фізичну особу із зазначенням строку дії та найменуванням цінностей, які повинні отримати. На доручення необхідна підпис експедитора, яка повинна бути завірена підписами бухгалтера і керівника з відтиском підприємства. За дорученням представник підприємства може отримати товар безпосередньо від постачальника з випискою одночасно відвантажувальних документів.
Основними документами, на підставі яких надходять товари, є рахунки-фактури, товарно-транспортна накладна і торгово-закупівельні акти. Товарно-транспортні накладні виписуються при поставці товарів автомобільним транспортом, в інших випадках виписуються рахунки-фактури. Рахунки-фактури реєструються в книзі продажів і в книзі покупок.
Рахунки-фактури складаються підприємством-постачальником на ім'я підприємства-покупця в двох примірниках, перший з яких не пізніше десяти днів з моменту відвантаження товарів або передоплати (авансу) надається постачальником покупцеві і дає право на залік (відшкодування)
сум по податку на додану вартість. Другий примірник рахунку-фактури (копія) залишається у постачальника для відображення в книзі продажів. В рахунку-фактурі повинні бути вказані:
- порядковий номер рахунку-фактури;
- найменування та реєстраційний номер постачальника товарів;
- найменування одержувача товарів;
- вартість (ціна) товарів;
- дата надання рахунку-фактури.
У рахунку-фактурі не допускаються помарки і виправлення. Виправлення запевняють підписом керівника та печаткою підприємства-постачальника із зазначенням дати виправлення.
Отримані і видані рахунки-фактури зберігаються окремо в журналі обліку рахунків-фактур протягом повних п'яти років з дати їх отримання. Вони повинні бути підшиті і пронумеровані.
Покупці товарів ведуть журнал обліку отриманих від постачальників рахунків-фактур і книгу покупок. Книга покупок призначена для реєстрації рахунків-фактур з метою визначення сум податку на додану вартість. Рахунки-фактури, запропоновані постачальниками, підлягають реєстрації в книзі покупок в хронологічному порядку в міру оплати і оприбуткування придбаних товарів. Книга покупок повинна бути прошнурована, її сторінки пронумеровують і скріплюють печаткою. Контроль над правильністю ведення книги керівник підприємства або уповноваженою особою.
Книга покупок зберігається у покупця протягом повних п'яти років з дати останнього запису.
Успішне здійснення комерційної діяльності багато в чому залежить від своєчасного виконання сторонами договору. Тому важливою частиною комерційної роботи є організація повсякденного контролю виконання договорів та ходу поставки товарів. Це дозволяє забезпечити своєчасне і безперебійне надходження товарів в узгодженому асортименті, належної якості та в передбаченому кількості.
Виконання договору поставки товарів контролюється за загальним обсягом, розгорнутому асортименту, термінів поставки, якості і комплектності товарів, що поставляються, дотримання транспортних умов, розрахункової дисципліни. Відслідковуються також питання організації обороту тари і засобів пакетування, виконання умов відвантаження, порядку узгодження ціни. Контролюють наявність і правильне оформлення супровідних документів.
Виконання договорів поставки супроводжуються підготовкою та оформленням великої кількості документів. Так, обслуговування просування товарів здійснюють різні ланки: виробничі, транспортні, посередницькі та торговельні підприємства.
У специфікації, що додається до договору і є його невід'ємною частиною, вказується в розгорнутому вигляді асортимент товарів, що підлягають поставці, їх кількість, ціна, сума і строки поставки. Відповідно до специфікації повинна здійснюватися відвантаження товарів.
Дуже важливу роль відіграють документи, що засвідчують якість товарів. Сторони, укладаючи договір, повинні визначити вид документа, яким буде засвідчуватися якість товару. При поставці товарів, що підлягають обов'язковій сертифікації, повинні обов'язково бути в наявності сертифікати відповідності, що є певною гарантією доброякісності товарів, їх безпеки для навколишнього середовища, життя і здоров'я.
Облік виконання договорів поставки може здійснюватися за допомогою спеціальних карток або журналів. У них на підставі супровідних документів фіксуються відомості про фактичну відвантаження і надходження товарів, і виявляються випадки порушення постачальниками договорів. Отримана інформація про хід виконання договорів поставки дозволяє одержувачеві товарів вжити своєчасних заходів впливу на постачальника, в тому числі, і пред'явити претензію.
Більш прогресивним і оперативним є автоматизований облік виконання договорів поставки товарів за допомогою комп'ютерної техніки,
при цьому представляється можливість контролювати виконання договорів поставки в більш деталізованому вигляді, обробляти великі обсяги комерційної інформації і оперативно використовувати її в комерційній діяльності.
ФОРМУВАННЯ І ПЛАНУВАННЯ ТОВАРНИХ ЗАПАСІВ