загубилося лист
Призначаємо відповідальна особа
Щоб мати можливість контролювати факт відправки та отримання кореспонденції, найкраще призначити відповідальну особу, яка буде здійснювати контроль даних дій і організовувати пошук при необхідності.
Що повинен робити «контролер»?
Співробітник повинен зібрати всі листи і здійснити їх відправку. Також він збирає всі квитанції про відправлення і передає їх в бухгалтерію (копії залишає собі). Відстежує повернення повідомлень про вручення, якщо листи були замовними або з оголошеною цінністю. При відсутності таких повідомлень співробітник приймає рішення про пошук і організовує його.
Якщо лист було просте, то необхідно зв'язатися з контрагентом і дізнатися, чи дійшло воно. У разі підтвердження факту отримання найкраще попросити партнера подати письмову відповідь. При відсутності листа доведеться пред'являти претензію до поштової організації.
При пошуку листи замовного або з оголошеною вартістю можна скористатися Інтернетом. У пошти існує офіційний сайт www.russianpost.ru, на якому надається інформація про хід пересилання листів і посилок.
Необхідно зайти в розділ «Послуги та сервіси», далі знайти підрозділ «Відстеження поштових відправлень». При його відкритті буде виведена сторінка «Пошук за поштовим ідентифікатором».
На даній сторінці в спеціальне поле вводиться поштовий ідентифікатор (складається з 14 символів), який вказується на чеку, виданому при прийомі поштового відправлення. При цьому цифри виводяться без пробілів, крапок будь-яких інших символів.
Після внесення ідентифікатора натискаємо кнопку «Знайти», на екрані з'явиться таблиця.
В даній таблиці повинно бути відображено, доставлено чи лист. При відсутності інформації про доставку відбивається його місцезнаходження зараз.
Якщо по відправленої кореспонденції немає ніякої інформації або порушені терміни по доставці, то можна подати заяву про розшук поштового відправлення або претензію про відшкодування збитків.
Пред'явлення претензії або заяви
Форма бланка уніфікована, в ньому можна вказати тільки про необхідність пошуку відправлення, або тільки вимога про відшкодування збитків або все разом. До даного документа повинна бути додана квитанція або її копія.
Заяви щодо розшуку приймаються в будь-якому відділенні пошти.
Заяви щодо розшуку разом з претензією приймаються тільки за місцем подачі та видачі відправлення.
Далі чекаємо відповідь від пошти, який видається:
- на претензії по відправлень в межах одного населеного пункту - протягом п'яти днів;
- на претензії по всім іншим поштовим відправленням - протягом двох місяців.
- Ухвалення рішення про пошук
- організація пошуку
- просте відправлення
- Відправлення замовне або з оголошеною вартістю
- Зв'язуємося з контрагентом
- Заходимо на сайт пошти
- отримуємо відповідь
- позитивний
- негативний
- Послуги та сервіси
- Просимо представити офіційне підтвердження факту отримання
- пред'являємо претензії
- Відстеження поштових відправлень
- Чекаємо на відповідь
- Пошук за поштовим ідентифікатором
- Вводимо необхідні дані
- Переглядаємо отриману інформацію
- доставлено
- Втрачено, немає інформації
- пред'являємо претензії
- Чекаємо на відповідь