Туристичний ваучер як один із способів ділового спілкування
Приклад ділового листа див Додаток 1.
1. Тема листа поміщається у верхній частині листа відповідно до розробленого заздалегідь макетом. Елементами заголовка є:
* Фірмовий знак (логотип),
* Найменування фірми або організації,
2. Номер документа (Reference) Номер документа вказується для зручності роботи з кореспонденцією. Наприклад, при отриманні листа (Your Ref.) І при відповіді на лист (Our Ref.). Це відповідає українським позначенням вхідної та вихідної кореспонденції.
4. Спеціальні поштові позначки. Якщо лист надсилається не звичайною поштою, про це може бути зроблено спеціальну вказівку під рядком з датою, наприклад:
Ms. Nancy Simons
Bethany Bagel Company
25 Francis Avenue
Boston, Massachusetts 02222
Mr. J.E. Smith або Mr. John Smith, а не просто Mr. Smith
International Industries Ltd.
1-5 Greenfield Road
Liverpool L22 OPL
For the attention of the Production Manager
Dear Sir: (Шановний пане!) - при зверненні до чоловіка, ім'я якого вам невідомо.
Dear Sirs: (Шановні панове!) - при зверненні в організацію (фірму).
Dear Madam: (Шановна пані!) - при зверненні до жінки (заміжньої або незаміжньою), ім'я якої вам невідомо.
Dear Sir or Madam: (Шановний / а пан / пані) - при зверненні до людини, ім'я та стать якої вам невідомі.
Dear Mr. (Або Dr. Prof.) Smith: (без ініціалів або імені) - при зверненні до людини, прізвище якого вам відома.
Gentlemen: (Господа!) - при зверненні в організацію (фірму) в США.
Dear Mr Thomson:
Subject (Re.): New Enrollment Rules
10. Текст листа. Текст листа розбивається на абзаци, відокремлюються одним рядковим прогалиною. У початковому абзаці рекомендується викласти суть проблеми або визначити стан справ, а в заключному - підвести підсумок з урахуванням викладеної вище інформації. Якщо суть ділового листа проста, воно оформляється у вигляді одного абзацу. У тих випадках, коли відправник зацікавлений в якнайшвидшому відповіді, текст завершується відповідним проханням: "I am looking forward to hearing from you soon".
11. Завершення. Якщо лист починається з Dear Sir, Dear Madam, Dear Sir or Madam (тобто без вказівки імені), воно закінчується словами Yours faithfully, після яких нижче слід підпис відправника і ще рядком нижче - ім'я та прізвище відправника.
Якщо лист починається з Dear Mrs. Robinson, Dear Prof. Swales - воно закінчується словами Yours sincerely (Sincerely yours). У США навіть офіційні листи іноді завершують словами Yours truly (Truly yours). Лист невимушеного стилю можна завершити словами Best wishes або Best regards.
BETHANY BAGEL COMPANY
Louis Leigh, President
13. Позначка про виконавців. Позначка про виконавців у вигляді ініціалів часто використовується в великих компаніях і відділах для збереження інформації про те, хто конкретно із співробітників складав і набирав текст. Ініціали упорядника друкуються прописними літерами, а ініціали друкарки або оператора - малими, наприклад: MM: pd; CJR / nr.
14. Програми. Якщо до листа додаються додаткові матеріали, наприклад, проспекти, прейскуранти тощо в кінці листа (в нижньому лівому кутку) про це робиться позначка: Enclosures (або скорочена форма: Enc, End.)
С.С: Prof. S. Johnson; Dr. Thomas Burke
Постскриптум - додаткова інформація в кінці листа, з яких-небудь причин не включена в основний текст. Вона розміщується завжди як заключний структурний елемент листи з відступом від попереднього елемента в 2-4 малих інтервалу. Початок постскриптума відзначається абревіатурою "P.S."
Основні вимоги до стилю англійського ділового листа:
1. Простота. Ділове листування часто страждає застарілим і громіздким стилем викладу, що ускладнює розуміння основної думки. Нижче дається зразок написаного простою стилем письма - вибачення за несвоєчасну оплату виставленого рахунку, викликану об'єктивною причиною, до якого додається чек на суму:
2. Ввічливість. Простота викладу не означає, однак, що можна нехтувати ввічливістю. Занадто короткий і простий лист може виявитися грубим:
Те ж лист завдяки стилістичним прийомам виглядає більш ввічливим (використання складнопідрядних, довших речень із спілками; вживання конструкцій пасивного застави замість активного; використання повних граматичних форм замість скорочених):
3. Ясність. Ваш кореспондент повинен точно розуміти написане Вами. Використовуйте тільки ті абревіатури, які є загальноприйнятими і зрозумілими в усіх країнах. Наприклад, c.i.f. (Cost, insurance and freight) або f.o.b. (Free on board) відомі всім, хто займається міжнародною торгівлею, і вони навіть вимовляються одним словом, а не по буквах: сіф і ФОБ.
Особливу увагу слід звернути на числа. У США і Великобританії точка відділяє ціле від десяткового дробу (у Франції іУкаіни, наприклад, для цього використовується кома): 2.345 - дві цілих і сотні сорок і п'ять тисячних (в США і Великобританії), і дві тисячі сотні сорок і п'ять (вУкаіни і країнах СНД) . І навпаки: 10,245 - десять тисяч двісті сорок і п'ять (в США і Великобританії) і десять цілих і двісті сорок і п'ять тисячних (вУкаіни і країнах СНД).
§2.Употребленіе мовних формул
Будь-яке ділове лист повинен складатися від слова до слова, від пропозиції до пропозиції, від абзацу до абзацу. Перший абзац дуже важливий, тому що в ньому короткий і чітке пояснення чому ви пишете, про що лист, подяку тощо. Слід починати з:
Другий абзац листа - найбільш важлива частина. Саме в ньому щось стверджується, дається будь-яка інформація, задаються питання, даються відповіді на питання співрозмовника, обговорюється якась проблема. Це можна виразити також за допомогою мовних формул:
Володіння мовним стилем - це в значній мірі знання і вміння вживати мовні формули. Вони забезпечують точність, однозначність розуміння, скорочують час на підготовку тексту і його сприйняття.
§3.Классіфікація ділової кореспонденції
Циркулярні листи зазвичай висилає вищестояща організація, яка повідомляє підпорядкованим підприємствам певні відомості чи установки, що стосуються ділових питань або завдань і носять розпорядчий характер.
Гарантійні листи направляються з метою підтвердження даних раніше обіцянок або обумовлених умов. Гарантуватися можуть якість робіт, терміни виконання замовлення, оплата товарів, послуг, орендованих приміщень і т. Д.
Лист-підтвердження може закінчуватися додаткової проханням або довідковою інформацією.
Листи-прохання викладають будь-яку прохання, гранично коротко і шанобливо підкреслюють зацікавленість організації у її якнайшвидшому виконанні, заздалегідь висловлюючи подяку за зусилля по її виконанню.
Листи-повідомлення. Листи, в яких щось повідомляється або затверджується.
Dear Sir or Madam, Dear Sirs
2. Вказівка джерела інформації про компанії
With reference to your advertisement (ad) in.
Regarding your advertisement (ad) in.
3. Прохання вислати необхідні дані
Сould you please send me.
Чи не могли б ви вислати мені
I would be grateful if you could ...
Я був би вдячний, якщо ви ...
Can you give me some information about ...
Чи можете ви дати мені інформацію про ...
4. Додаткові питання
I would also like to know.
Я б також хотів дізнатися ...
Could you tell me whether.
Yours faithfully, Щиро Ваш, (якщо ім'я Вам невідомо)
Yours sincerely, (якщо ім'я Вам відомо).
Відповіді на запити (Replies) У відповіді на запит посилають листи, складені за таким планом:
Початок. Зверніться до клієнта по імені! Якщо клієнт підписався Mr В. Green, почніть лист з Dear Mr. Green, а не Dear Sir, що означало б, що ви не пам'ятаєте його ім'я.
Підтвердження готовності надати допомогу. Якомога швидше дайте зрозуміти клієнтові, що ви в змозі надати запитувану послугу. Листи-підтвердження висилаються для підтвердження отримання документів або матеріальних цінностей. Іноді в них призводять короткий виклад документів і перелік матеріальних цінностей.
Просування вашого товару. Ви повинні переконати свого клієнта в перспективності ділових відносин з вашою компанією. Недостатньо лише повідомити, що у вас є шуканий товар. Можливо, клієнту знадобиться зробити з десяток інших запитів. Напишіть про свої переваги і гарантії.
Переконайтеся в тому, що згадані вами в листі додатки у вигляді каталогів, прейскурантів і т.д. дійсно вкладені в конверт. Якщо ви посилаєте зразки окремої поштою, повідомте про це в листі (див. Додаток 4).
Оферта - письмова пропозиція однієї особи (оферента) іншій особі (акцептанта), що виражає бажання укласти з ним договір. Оферта має певний, зазначений у ній термін дії.
4. Лист зайнятості - це ваше обличчя, обличчя вашої компанії, ваша візитна картка, яка може розповісти одержувачу дуже багато про вас. Володіння письмовою мовою також визначає подальше існування людини в діловому світі. Будь-яка думка в листі повинна бути виражена точно і лаконічно. Використання мовних кліше або мовних формул допомагає зробити його таким. Їх вживання полегшує процедуру написання листа, дозволяє уникнути багатозначності і скорочує час на підготовку тексту.
5. Структура листи включає:
2) Основний текст листа: завершення листа, підпис, позначка про виконавців, додаток, копії листа, постскриптум.
6. Основні вимоги до стилю англійського ділового листа: простота, ввічливість, ясність, точність.
7. Основні види ділового листа: циркулярні, інформаційні, гарантійні, супровідні, листи-запити, листи-прохання, листи-підтвердження, договірні листи, листи-нагадування, листи-повідомлення, листи-запрошення, комерційні листи.
Таким чином, поставлені цілі дослідження досягнуті.
22. Eckersley C.E, W. Kaufmann English and American Business Letters (Longmans, Green and Co. Ltd. 1963) - 176р.
Letter welcoming new subscriber (full-block format).
Ms. Jane Thomson
Brian, David Lauren, Inc.
55 Congregation Drive
Boonton, Massachusetts 12543
Dear Ms. Thomson:
We're delighted to welcome you as a subscriber to The Armchair Reader's Review.
Please take a moment to review the enclosed invoice to make sure we have recorded your name and address properly. If any corrections are necessary, please make the changes on the portion of the invoice you return with your payment.
If you plan to be away for a month or longer, we will be glad to change your address label so you'll receive The Armchair Reader's Review at your temporary address. Delivery can always be suspended for a week or so while you are away and started again when you return. We'll credit your subscription so you receive every issue you've paid for. Let us know about three weeks before you leave and we'll make the necessary arrangements to ensure that you receive the Review when you want it where you want it.
Thank you for your subscription. We are glad to be able to serve you.
Letter responding to an inquiry (full-block format).
Mr. Ned J. Waggoner
Keith, Simons, and Underthal
343 Twilite Drive
Encino, Oregon 09876
Dear Mr. Waggoner:
Thank you for your interest in FLOORBOARD_ products and systems. We have enclosed the information you requested for your review.
Since 1886 році, the M. L. Nilgest Company has provided quality construction products to the industry. We would like to provide any assistance you might require in your project.
If you have any questions, please feel free to call our office at 617-555-6666.
Sales and Marketing Manager
Зразок листа, в якому міститься відповідь на запит:
Letter acknowledging order (semiblock format).
Mr. Blake Brinne
Hanley Hascomb Doyle
327 Merrimac Trail, Suite 4B
Williamstown, Missouri 32345
Thank you for your order for 250 customized executive desk calendars. We will ship your calendars as soon as they are printed.
Before we ship, however, we need to know how you would like us to ship the calendars. You failed to indicate on your order whether you wanted overnight delivery, first-class mail, or parcel post. If you will check off your preference on the enclosed postage-paid card and return it to us, or call us toll-free at 800-555-6563, we will ship you your calendars immediately.
Our executive desk calendar is practically designed to help the busy executive keep business appointments organized. We are sure you will be among those who find it to be an indispensable tool.
Thanks again for your order. We look forward to filling it as soon as we receive your instructions.
Jeffrey L. Oscar
В. Cottwold Co. Ltd.
Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL
Telephone: 021 236 6571 Fax: 021 236 8592
I am writing to you to complain about the shipment of sweaters we received yesterday against the above order. The boxes in which the sweaters were packed were damaged, and looked as if they had been broken open in transit. From you invoice No. 18871 we estimate that thirty garments have been stolen to the value of # 63; 150. And because of the rummaging in the boxes, quite a few other garments were crushed or stained and can not be sold as new articles in our shops.
As the sale was on a c.i.f. basis and the forwarding company your agents, we suggest you contact them with regard to compensation. You will find a list of the damaged and missing articles attached, and the consignment will be put to one side until we receive your instructions.