Заборгованість підзвітних сум
У процесі ведення підприємницької діяльності трапляються ситуації, коли співробітнику організації доводиться здійснювати фінансові витрати, пов'язані з його посадовими обов'язками. Для цих випадків передбачено кошти на погашення таких витрат, видатні готівковим або безготівковим способом. При цьому заборгованість підзвітних сум необхідно відображати в бухзвітності в спеціальних полях для заповнення, щоб уникнути фінансових неузгодженостей. Так що ж являє собою заборгованість підзвітних осіб? І в яких випадках необхідно вдаватися до використання тих самих сум? Розберемося докладніше в статті.
Загальні відомості
Список осіб, які мають право отримувати грошові кошти від фірми з метою погашення службових витрат, позначений спеціальним наказом підприємства.
Крім готівкового та безготівкового способів отримання грошових коштів, працівникові суми можуть бути видані авансом. В цьому випадку виникає дебіторська заборгованість перед організацією, яка представляє собою накопичився протягом певного часу борг по різних процесів отримання коштів.
Бувають і такі ситуації, коли понад виплачені гроші залишаються, в результаті чого утворюється заборгованість подответного особи за виданими грошовими сумами. Подответним особою називають співробітника, що має правомочності на отримання фінансів і їх витрати на потреби підприємства.
Грошові зобов'язання організації перед підзвітною особою називаються кредиторськими. Термін їх погашення встановлюється законом.
Особливості заповнення звітностей
Кожна балансова рядок призначена для певної операції і підлягає заповненню. Якщо ж фінансові кошти, видані підзвітній особі або понад витрачені, не встануть в нормативному документі, податкова інстанція може порахувати їх як дохід підприємства або позику. Відомо, що прибуток компанії підлягає оподаткуванню. Але, так як суми не були вчасно оподатковані, державна інстанція має право виписати чималий штраф.
За дебіторської боргу створюється окремий документ, а невитрачені гроші повертаються в касу. Якщо цього не відбувається, грошова сума віднімається із зарплати підзвітної співробітника. У будь-якому випадку, як процедура ліквідації боргу, так і процес вирахування суми з заробітної плати повинні бути відображені в балансі спеціальної записом згідно з нормами чинного закону.
Кредиторська заборгованість має місце бути в тому випадку, коли співробітник здійснював витрати, які перевищили рівень запланованих видатків. При такому розкладі зберігаються всі платіжні довідки і чеки, на підставі яких відшкодовуються всі витрати, вироблені понад авансу, після чого оформляється розрахунково-касовий ордер.
Номер рахунку дебиторского боргу працівника відрізняється від номера заборгованості кредитора при формуванні звіту. При допущенні помилок у заповненні звітностей посадовій особі може загрожувати штраф або інші санкції, що пред'являються податковою службою.
Погашення та стягнення підзвітних сум
Режим списання кожної з заборгованостей специфічний. При цьому кожні окремі випадки нетипові і в корені відрізняються один від одного.
Заборгованість за підзвітними сумами найкраще відображати за допомогою спеціальної бухгалтерської програми 1С.
Борги з звільнених співробітників стягуються в момент їх звільнення, а заборгованість віднімається із заробітку. Якщо цього не зробити вчасно, питання можна вирішити за допомогою звернення до суду. Однак судові витрати можуть обійтися дорожче суми стягнення.
Отже, заборгованість підзвітних сум - це заборгованість фінансових коштів, виданих на витрати компетентному співробітнику під звіт. Щоб уникнути оподаткування тих самих сум, не потрібно їх відразу ж списувати. Краще тримати підзвітні суми як заборгованість підприємства в балансі. Якщо ж момент списання відкласти неможливо, необхідно настояти на повернення всіх коштів підзвітною особою, уникаючи можливих штрафів та інших санкцій ФНС.