забезпечення офісу
Мало зібрати компанію професіоналів, знайти зручне приміщення під офіс, налагодити контакти з клієнтами. Працездатність його треба постійно підтримувати. Забезпечення діяльності офісу - це копітка і багатогранна робота.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- що включає в себе комплексне забезпечення офісу;
- як налагодити забезпечення життєдіяльності офісу;
- силами яких співробітників підтримується офісний порядок.
Працюючий офіс - як окремий складний організм. Все що відбуваються в ньому процеси, які безпосередньо не пов'язані з виконанням функціональних обов'язків співробітників, не можна пускати на самоплив. Злагоджено працює офіс - це не тільки запорука прибутковості бізнесу, а й гарантія того, що співробітники будуть відчувати себе комфортно, зручно, чи не будуть відволікатися на виконання роботи, що не має відношення до бізнес-процесів. А комфорт співробітників безпосередньо пов'язаний з їх мотивацією, віддачею, зацікавленістю в роботі. Ось в чому важливість організації роботи офісу.
Забезпечення життєдіяльності офісу
Проблема в тому, що в поняття «забезпечення роботи офісу» вкладаються часто різні функціональні обов'язки.
Великі компанії, як правило, приймають на роботу окремого співробітника, на якого покладаються функції «господині офісу». Занять у такого співробітника безліч, тому в таких компаніях цей функціонал рідко об'єднують з секретарської посадою.
Такий співробітник курирує різнопланові завдання - як поточні (регулярні замовлення канцтоварів, господарських товарів, оплату рахунків організацій з постачання комунальними послугами тощо), так і раптово виниклі - виклик бригади в разі аварії, координація персоналу при виникненні нештатних ситуацій. Як то кажуть, такий співробітник «і швець, і жнець, і на дуді грець».
Господарське забезпечення офісу
Організація забезпечення офісу включає в себе один з головних пластів - наявність всього необхідного в офісі в його господарстві. Сюди входить:
- закупівля чаю, кави, «печенек», одноразового посуду, води і всього, що прийнято в конкретному офісі мати для зручності співробітників для кава-брейків;
- перевірка наявності всієї побутової хімії для прибирання офісу і підтримки його чистоти;
- забезпечення приміщень усіма гігієнічними засобами;
- закупівля канцелярських товарів, розподіл їх між співробітниками;
- замовлення візиток, брошур, корпоративних товарів;
- вирішення питань харчування співробітників;
- робота зі спец. одягом, уніформою, бейджами і т.д .;
- організація простору для прийому відвідувачів і інші функції.
Технічне забезпечення офісу
Мабуть, ця сторона організації роботи найбільш наближена до бізнес-процесів. Сюди входить такий функціонал:
Зрозуміло, перераховані лише найбільш типові завдання, які лягають на плечі організатора офісу, а конкретні обов'язки такого співробітника прописуються в його посадовій інструкції стосовно кожної конкретної фірмі.
Комплексне забезпечення офісу
Залежно від завдань конкретної компанії організація роботи офісу може обмежуватися лише господарським забезпеченням, або поєднувати господарське і технічне, а може бути комплексним - тобто включати ще ряд різноманітних обов'язків. наприклад:
зберігання, супровід договорів, пов'язаних з життєдіяльністю офісу;
організація отримання співробітниками періодичних видань та фахової літератури;
робота з кур'єрами, водіями, прибиральницями, охоронцями і іншим персоналом;
організація відряджень керівника і співробітників (замовлення готелів, квитків, забезпечення всім необхідним);
робота над корпоративними заходами;
привітання контрагентів і клієнтів компанії;
складання графіка роботи підлеглих співробітників.
Як бачимо, комплексне забезпечення офісу - найбільш розширений набір обов'язків, співробітник для цієї роботи повинен мати величезну стресостійкість. навичками спілкування, спеціальними знаннями і вміннями, здатністю працювати в режимі багатозадачності, з великими обсягами інформації.
Організація забезпечення офісу
Як же організувати вирішення всіх цих завдань? Компанії підходять по-різному до цього питання. Одні обходяться посадою секретаря, покладаючи на нього господарське забезпечення офісу (якщо режим роботи і кількість співробітників дозволяють поєднувати виконання даних завдань). Технічне забезпечення офісу при цьому передається у відділи інформаційних технологій або відділи постачання.
Якщо мова йде про комплексну організацію роботи компанії, то така посада в даний час називається «офіс-менеджер». Саме цей співробітник є «хранителем вогнища» компанії і саме він знає, як чинити після отриманого розпорядження керівника, що «фірмі треба то-то і те-то».
Набір функціональних обов'язків офіс-менеджера в більшості компаній стандартний. У великих фірмах весь комплексний набір завдань може бути розділений між різними співробітниками. Іншими словами, кожна окрема компанія самостійно вирішує, як їй зручніше і економічніше організувати забезпечення життєдіяльності офісу.
Анонси майбутніх номерів