Відпустка або компенсація за нього бухоблік і податки - статті
Чи можна замінити відпустку грошовими виплатами? Як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку? Чи можна врахувати виплати у вигляді даної компенсації при УСНО?
Норми законодавства про заміну щорічної відпустки грошовою компенсацією
Згідно ст. 115 ТК України щорічна основна оплачувана відпустка надається працівникам на 28 календарних днів. Щорічна основна оплачувана відпустка тривалістю більше 28 календарних днів (подовжений основна відпустка) надається працівникам відповідно до ТК Україна і іншими федеральними законами.
Щорічні додаткові оплачувані відпустки покладаються працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці; мають особливий характер роботи; з ненормованим робочим днем; які працюють в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, а також в інших випадках, передбачених ТК України та іншими федеральними законами.
Роботодавці з урахуванням своїх виробничих і фінансових можливостей можуть самостійно встановлювати додаткові відпустки для працівників, якщо інше не передбачено названими нормативними документами. Порядок і умови надання цих відпусток визначаються колективними договорами або локальними нормативними актами, які приймаються з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації.
Працівникам з ненормованим робочим днем надається щорічно додаткова оплачувана відпустка, тривалість якого визначається колективним договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку і який не може бути менше трьох календарних днів. Тобто якщо в трудовому договорі режим роботи охарактеризований як ненормований робочий день, роботодавець зобов'язаний надати працівникові як мінімум три додаткових дні відпустки.
Тривалість щорічних основної та додаткових оплачуваних відпусток працівників обчислюється в календарних днях і максимальною межею не обмежується. Неробочі святкові дні, що припадають на період щорічної основної або щорічної додаткової оплачуваної відпустки, в число календарних днів відпустки не включаються. При обчисленні загальної тривалості щорічної оплачуваної відпустки додаткові оплачувані відпустки підсумовуються з щорічною основною оплачуваною відпусткою.
Оплачувана відпустка повинна надаватися працівникові щорічно. Право на використання відпустки за перший рік роботи виникає у нього після закінчення шести місяців безперервної роботи у даного роботодавця. За угодою сторін оплачувану відпустку працівникові може бути наданий і до закінчення зазначеного терміну.
Черговість надання оплачуваних відпусток визначається щорічно відповідно до графіка відпусток.
Щорічна оплачувана відпустка повинна бути продовжений або перенесений на інший термін, який визначається роботодавцем з урахуванням побажань працівника, у випадках:
- тимчасової непрацездатності працівника;
- виконання працівником під час щорічної оплачуваної відпустки державних обов'язків, якщо для цього трудовим законодавством передбачено звільнення від роботи;
- в інших випадках, передбачених трудовим законодавством, локальними нормативними актами.
Якщо працівнику своєчасно не була проведена оплата часу щорічної оплачуваної відпустки або він був попереджений про час початку цієї відпустки пізніше ніж за два тижні до його початку, роботодавець за його письмовою заявою зобов'язаний перенести щорічну оплачувану відпустку на інший термін, узгоджений з працівником. І тільки у виняткових випадках, коли надання відпустки в поточному робочому році може несприятливо відбитися на нормальному ході діяльності організації, індивідуального підприємця, допускається за згодою працівника перенесення відпустки на наступний робочий рік.
При цьому відпустка повинна бути використаний не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який він надається.
ТК Україна забороняє ненадання щорічної оплачуваної відпустки протягом двох років підряд, а також працівникам у віці до 18 років і співробітникам, зайнятим на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці (ст. 124).
Згідно з чинним законодавством частина щорічної оплачуваної відпустки, що перевищує 28 календарних днів, за письмовою заявою працівника може бути замінена грошовою компенсацією. При підсумовуванні щорічних оплачуваних відпусток або перенесенні такої відпустки на наступний робочий рік грошовою компенсацією можуть бути замінені частина кожного щорічної оплачуваної відпустки, що перевищує 28 календарних днів, або будь-яку кількість днів з цієї частини.
Не допускається заміна грошовою компенсацією щорічної основної оплачуваної відпустки та щорічних додаткових оплачуваних відпусток вагітним жінкам і працівникам у віці до 18 років, а також щорічної додаткової оплачуваної відпустки працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці, за роботу у відповідних умовах (за винятком виплати грошової компенсації за невикористану відпустку при звільненні) (ст. 126 ТК РФ).
Відповідно до ст. 127 ТК України при звільненні працівникові виплачується грошова компенсація за всі невикористані відпустки.
Згідно з пп. «А» п. 28 Правил повну компенсацію отримують, зокрема, працівники, які пропрацювали від 5,5 до 11 місяців, якщо вони звільняються внаслідок ліквідації підприємства або установи або окремих його частин, скорочення штатів або робіт, а також реорганізації або тимчасового призупинення робіт .
У всіх інших випадках, за винятком зазначених у пп. «А» - «д» п. 28 Правил, працівники отримують пропорційну компенсацію. Таким чином, її отримують працівники, які пропрацювали від 5,5 до 11 місяців, якщо вони звільняються з яких-небудь інших причин, крім названих вище (в тому числі за власним бажанням), а також всі працівники, які пропрацювали менше 5,5 місяці, незалежно від причин звільнення. В даному пункті визначено порядок виплати компенсації працівникам, які пропрацювали в організації менше року. Компенсація за другий робочий рік виплачується пропорційно відпрацьованому часу.
Як зазначено в п. 1 Правил, чергову відпустку надається один раз протягом року роботи особи у даного наймача, починаючи з дня його надходження на роботу, тобто один раз в робочому році.
У разі, коли робочий рік повністю не відпрацьований, дні відпустки, за які має бути виплачена компенсація, розраховуються пропорційно відпрацьованим місяцям. При цьому надлишки, складові менше половини місяці, виключають із підрахунку, а надлишки, які становлять не менше половини місяця, округлюються до повного місяця (п. 35 Правил).
Виходить, що компенсація за невикористану відпустку виплачується лише при звільненні працівника. І тільки частина щорічної оплачуваної відпустки, що перевищує 28 календарних днів, за письмовою заявою працівника може бути замінена грошовою компенсацією.
Порядок розрахунку компенсації за невикористану відпустку при звільненні
Згідно ст. 139 ТК Україна середній денний заробіток для оплати відпусток і виплати компенсації за невикористані відпустки обчислюється за останні 12 календарних місяців шляхом розподілу суми нарахованої заробітної плати на 12 і на 29,4 (середньомісячне число календарних днів).
Середній денний заробіток для оплати відпусток, що надаються в робочих днях, у випадках, передбачених ТК РФ, а також для виплати компенсації за невикористані відпустки визначається шляхом ділення суми нарахованої заробітної плати на кількість робочих днів за календарем шестиденного робочого тижня.
У колективному договорі, локальному нормативному акті можуть бути передбачені й інші періоди для розрахунку середньої заробітної плати, якщо це не погіршує становище працівників.
Оподаткування компенсації за невикористану відпустку
У разі припинення трудових відносин до закінчення календарного місяця датою фактичного отримання платником податку доходу у вигляді оплати праці вважається останній день роботи, за який йому було нараховано дохід (п. 2 ст. 223 НК РФ).
При цьому податкові агенти зобов'язані перераховувати суми обчисленого й утриманого ПДФО не пізніше дня фактичного отримання у банку готівкових грошових коштів на виплату доходу, а також дня перерахування доходу з рахунків податкових агентів у банку на рахунку платника податків або за його дорученням на рахунки третіх осіб у банках ( п. 6 ст. 226 НК РФ).
З наведених норм випливає, що ПДФО, утриманий з сум виплаченої компенсації за невикористану відпустку, а також з сум заробітної плати за останній робочий місяць, слід перераховувати в бюджет в день отримання коштів в банку для розрахунку з працівником, який звільняється або в день перерахування на рахунок працівника , але не пізніше дня його звільнення.
Облік компенсації за невикористану відпустку при УСНО
Відповідно до п. 2 ст. 346.16 НК Україна платники податків, які застосовують УСНО і вибрали як об'єкт оподаткування доходи, зменшені на величину витрат, має право при обчисленні податкової бази врахувати витрати, передбачені п. 1 даної статті. Перелік витрат, наведений в ній, є закритим.
На підставі пп. 6 п. 1 і п. 2 ст. 346.16 НК Україна «спрощенці» при визначенні податкової бази можуть зменшувати отримані доходи на витрати, пов'язані з оплатою праці, в порядку, передбаченому ст. 255 НК РФ. У пункті 8 ст. 255 НК Україна сказано, що до витрат на оплату праці відносяться грошові компенсації за невикористану відпустку відповідно до трудового законодавства РФ.
Відзначимо, що якщо мова йде про виплату компенсації за невикористані відпустки при звільненні працівника, все суми виплачуваної компенсації (включаючи компенсацію за минулі роки) підлягають прийняттю в цілях оподаткування податком, що сплачуються при УСНО.