Терміни зберігання протоколів, висновок - сучасні вимоги до складання та оформлення протоколу
терміни зберігання протоколів:
· Протоколи колегіального виконавчого органу організації (колегії, ради, дирекції, Правління та ін.) - постійно;
· Протоколи наукових, експертних, методичних, консультативних органів організації (комітетів, комісій, рад тощо.) - постійно;
· Протоколи нарад у керівника організації - постійно;
· Протоколи зборів трудових колективів організації - постійно;
· Протоколи зборів структурних підрозділів організації - 5 років ЕПК;
· Протоколи загальних зборів акціонерів, пайовиків - постійно.
Велика частина протоколів має постійний термін зберігання, що обумовлює всю важливість роботи з даним видом документа на підприємстві. Тому важливим є не тільки архівне зберігання, а й організація оперативного зберігання протоколів на підприємстві відповідно до затвердженої номенклатури справ. 1
На основі проведеної роботи можна резюмувати наступне.
Протокол займає особливе місце в системі організаційно-розпорядчих документів. З одного боку, його можна віднести до інформаційних документів (він містить інформацію про хід обговорення якихось управлінських питань), а з іншого - протоколи виконують распорядительную функцію (в структурі протоколу обов'язково присутній постановляю частина).
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях. Протоколи документують діяльність постійно діючих колегіальних органів - колегій комітетів і міністерств, муніципальних органів управління, а також вчених, технічних, методичних рад.
Обов'язковому протоколювання підлягають зборів акціонерів, засідання ради директорів.
Протоколи складають і для документування діяльності тимчасових колегіальних органів (конференцій, зборів, нарад, семінарів).
Залежно від виду засідання і статусу колегіального органу вибирається форма протоколу: повна або стенографическая, скорочена і коротка.
Стенографічний або повний протокол складається на основі стенограми і дослівно передає процес обговорення кожного питання і вироблення рішення по ньому.
Короткий протокол фіксує обговорювані питання, прізвища доповідачів і прийняті рішення.
Номером протоколу є порядковий номер засідання колегіального органу протягом року (в навчальному закладі це може бути навчальний рік).
Датою протоколу є дата засідання. Якщо воно тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати початку і закінчення засідання.
Текст протоколу включає вступну та основну частини. Вступна частина містить інформацію про учасників засідання, про порядок денний. Основна частина містить стільки розділів, скільки пунктів включено до порядку денного. Кожен розділ складається з трьох частин, що починаються словами: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» (друкуються без лапок).
Протокол оформляє секретар засідання. Підписують протокол голова і секретар.
Протокол традиційно відноситься до значимих для документообігу елементам. Протокол - відображення колегіального способу прийняття рішень.
Список використаних джерел та літератури
III. Довідкові та інформаційні видання
16. Короткий словник видів і різновидів документів / Головархів, ВНІІДАД, М. тисяча дев'ятсот сімдесят чотири.