Створення страхового фонду документів і фонду користування основні правила роботи державних
Страховий фонд документів являє собою сукупність страхових копій документів і створюється з метою збереження документної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів документів, є недоторканним і зберігається територіально відокремлено від оригіналів документів в спеціальних сховищах страхового фонду.
Фонд користування являє собою сукупність копій документів Архівного фонду Укаїни, виконаних на різних матеріальних носіях і призначених для використання з метою забезпечення збереження оригіналів документів.
Фонд користування створюється:
- одночасно зі створенням страхового фонду;
- цільовим порядком на найбільш використовувані документи;
- в процесі інших робіт, в тому числі з розсекречення документів, організації їх використання.
4.10.1. Організація роботи зі створення страхового фонду
4.10.1.1. Черговість страхового копіювання визначається цінністю і інформаційної значимістю документів, фізичним станом і інтенсивністю звернення до них. З фондів, рівноцінних за значенням, першочерговому копіюванню підлягають фонди, документи яких знаходяться в поганому фізичному (технічному) стані і найбільш інтенсивно використовуються, а також кольорові кіно- і фотодокументи, фотодокументи на скляній основі.
4.10.1.2. Підготовка документів до страхового копіювання здійснюється відповідно до правил видачі документів зі сховищ (див. П. 4.6). При цьому перевіряється їх фізичний стан, виявляються документи з малоконтрастними або згасаючими текстами, а також документи, що вимагають реставрації та консерваційно-профілактичної обробки.
4.10.1.4. При страховому копіюванні справи, як правило, розшивки не підлягають. Розшивання справ проводиться у виняткових випадках за погодженням з керівництвом архіву за повної неможливості копіювати переплетене справу. Після закінчення роботи справу переплітається лабораторією або організацією-виробником страхових копій заново.
4.10.1.6. Виконавець несе відповідальність за збереження копійованих документів протягом усього часу перебування документів в лабораторії. 4.10.2. Типи страхових копій документів
4.10.2.1. Страховий копією документа на паперовій основі є негативна мікроформа (мікрофільм або мікрофіша) 1 - го покоління, виготовлена на фотографічній галогеносрібні плівці відповідного типу методом оптичного фотографування документів.
4.10.2.2. Страховий копією кінодокумента є перша поєднана копія оригіналу, виготовлена на плівці відповідного типу методом контактного друку.
4.10.2.3. Страховий копією фотодокументи є перша копія оригіналу, виготовлена на фотоплівці відповідного типу методом репродукування або контактного друку.
4.10.2.4. Страховий копією фонодокументів є перша копія оригіналу, виготовлена способом магнітної звукозапису на магнітній стрічці відповідного типу. На унікальні фонодокументи страхові копії можуть виготовлятися способом механічної звукозапису (граморігінал 1,2).
4.10.3. Комплект і склад фонду користування
4.10.3.1. Фонд користування, виготовлений в результаті робіт по страховому копіюванню документів, створюється в обов'язковому комплекті.
4.10.3.2. Обов'язковий комплект фонду користування включає:
- для документів на паперовій основі - одна мікроформа 2-го покоління на галогенідосеребряних плівці (негативна чи позитивна), виготовлена з негативної мікроформи 1-го покоління, і одна мікроформа 3-го покоління, виготовлена з мікрофільми 2-го покоління;
- для фотодокументів - один позитивний фотовідбиток і один дубль-негатив;
- для фонодокументів - одну копію на магнітній стрічці завширшки 6,25 мм;
4.10.3.3. Порядок включення до фонду користування копій документів, створених в процесі інших видів робіт, визначається архівом.
В фонд користування включаються, як правило, копії повністю скопійованих одиниць зберігання. Копії окремих документів можуть бути включені до фонду користування в складі тематичних добірок документів.
4.10.4. Перевірка наявності та стану і технічний контроль страхового фонду і фонду користування
4.10.4.1. Всі страхові копії повинні відповідати оригіналу як за змістом, так і за низкою зовнішніх ознак. Виробник страхових копій повинен гарантувати відповідність усіх випущених копій вимогам чинних нормативно-технічних документів по страховому копіюванню.
Всі страхові копії проходять технічний контроль в лабораторії або організації-виробнику, відомості про їх якість фіксуються в актах технічного стану копії страхового фонду (за формами відповідно до галузевими нормативними документами).
4.10.4.3. В процесі зберігання страхові копії підлягають:
- перевірці наявності і стану з метою встановлення фактичної наявності страхових копій, їх відповідності даним облікових документів;
- технічному контролю стану і своєчасному проведенню необхідних консерваційно-профілактичних заходів.
4.10.4.4. Технічний контроль страхового фонду здійснюється один раз в три роки, при цьому контролю підлягає 20% страхових копій виробництва кожного року.
4.10.4.5. Результати технічного контролю фіксуються в акті технічного стану страхової копії, де дається висновок про необхідність та терміни проведення профілактичних і реставраційних робіт і встановлюються терміни наступного технічного контролю.
4.10.4.6. Перевірка наявності та стану фонду користування здійснюється з метою контролю за збереженням копій документів і організації роботи щодо своєчасного відновлення фонду користування.
Обсяг і періодичність роботи з перевірки наявності та стану копій фонду користування визначається з урахуванням його загального обсягу, складу, інтенсивності видачі копій і частоти їх відтворення, а також умов зберігання.
4.10.5. Оформлення передачі страхових копій на спеціальне зберігання
4.10.5.1. Централізоване зберігання страхових копій здійснює безкоштовно Центр зберігання страхового фонду (ЦХСФ) - спеціальне сховище системи Федеральної архівної службиУкаіни.
Для отримання згоди на відправку страхових копій в ЦХСФ архів представляє в вищестоящий орган управління архівною справою доповідну записку про готовність до відправки страхових копій із зазначенням кількості одиниць зберігання, з яких виготовлені ці копії, обсягу копій (в одиницях обліку, одиницях зберігання, кадрах, метражі , часу звучання), їх стану, наявності описів страхового фонду і актів технічного стану. Дозвіл на передачу страхового фонду документів в Центр зберігання страхового фонду дає Федеральна архівна службаУкаіни.
Прийом-передача страхового фонду здійснюється на підставі наказу Федеральної архівної службиУкаіни за актом (додаток N 25), до якої додаються:
- опису особливо цінних справ, документів або копії описів справ, документів, з яких знято страховий фонд, або перелік номерів особливо цінних справ, документів (номернік);
- опису переданого страхового фонду;
- акти технічного стану копій страхового фонду;
- супровідні документи на транспортну тару.
4.10.5.2. Страхові копії в порядку розташування їх у описи поміщаються в відповідну тару для транспортування, має порядкову нумерацію в межах відправляється партії, і направляються в ЦХСФ в опломбованих контейнерах. У супровідному документі на транспортну тару вказується її кількість і число страхових копій в ній, ставляться підписи посадових осіб, відповідальних за передачу.
Акти прийому-передачі з додатками (див. П. 4.10.5.1) поміщаються в окрему упаковку, на якій робиться позначка "Супровідні документи".
4.10.5.3. Після відправки контейнерів архів сповіщає ЦХСФ про кількість відправлених контейнерів і дату відправлення.
Оплата витрат по відправці контейнера зі страховими копіями проводиться архівом.