3 Створення страхового фонду особливо цінних документів і фонду користування - забезпечення схоронності
3 Створення страхового фонду особливо цінних документів і фонду користування
Страховий фонд - це сукупність страхових копій особливо цінних документів архіву. Страховий копією документа на паперовій основі є негативний мікрофільм першого покоління, виготовлений з відповідного типу фотоплівці безпосереднім фотографуванням документа і згодом званий «мікрофільмом страхового фонду». [5]
Страховий фонд створюється з метою збереження цінної документної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів документів. Страховий фонд є недоторканним і зберігається територіально відокремлено від оригіналів документів, з яких виготовлені страхові копії, в спеціальних архівосховищах (Центр зберігання страхового фонду знаходиться в м Ялуторовске Тюменської області).
Черговість страхового копіювання визначається з урахуванням фізичного стану унікальних документів і особливо цінних документів і інтенсивності звернення до них. Першочерговому копіюванню серед них підлягають найбільш інтенсивно використовуються, з пошкодженнями матеріального носія і документної інформації.
При страховому копіюванні справи, як правило, розшивки не підлягають. Розшивання справ проводиться у виняткових випадках за погодженням з керівництвом архіву за повної неможливості копіювати переплетене справу. Після закінчення роботи справу переплітається лабораторією або організацією - виробником страхових копій заново.
Страховий копією архівного документа на паперовій основі є негативна мікроформа (мікрофільм або мікрофіша) 1-го покоління, виготовлена на фотографічній галогенідосеребряних плівці відповідного типу методом оптичного фотографування документів.
Сукупність копій архівних документів, виконаних на різних матеріальних носіях і призначених для використання з метою забезпечення збереження оригіналів архівних документів (далі - фонд користування) створюється, як правило, одночасно зі створенням страхового фонду, а також цільовим порядком на найбільш використовувані архівні документи, в процесі інших робіт (розсекречення архівних документів, організація їх використання).
Фонд користування, виготовлений одночасно зі страховим фондом, створюється в обов'язковому комплекті, що включає:
- для архівних документів на паперовій основі - одну мікроформ 2-го покоління на галогенідосеребряних плівці (негативна чи позитивна), виготовлену з негативної мікроформи 1-го покоління, і одну мікроформ 3-го покоління, виготовлену з мікроформи 2-го покоління;
- для фотодокументів - один позитивний фотовідбиток і один дубль-негатив;
для фонодокументів - одну копію на магнітній стрічці;
Включення до фонду користування копій архівних документів, в тому числі на електронних носіях, створених в процесі інших робіт, здійснюється архівом самостійно.
В фонд користування включаються копії повністю скопійованих одиниць зберігання. Копії окремих архівних документів можуть бути включені до фонду користування в складі тематичних добірок архівних документів.