Стаття як скласти штатний розклад (- зарплата, 2018, n 3)
ЯК СКЛАСТИ ШТАТНИЙ РОЗПИС
Уніфікована форма штатного розкладу використовується вже не один рік. Однак все ще виникає багато запитань щодо її застосування. Розглянемо найважливіші з них.
Чи можна обійтися без штатного розкладу
Жоден законодавчий акт не встановлює обов'язки роботодавця вести штатний розклад. У Трудовому кодексі воно тільки згадується. У ст. ст. 15 і 57 трудова функція працівника визначена як робота "за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності з вказівкою кваліфікації, конкретного виду доручається працівникові роботи.". Однак це не означає, що організації такий документ не потрібен.
На практиці штатний розпис - один з перших документів, який просять уявити трудові та податкові інспекції під час перевірок. Відсутність у організації штатного розкладу перевіряючі вважають порушенням законодавства про працю та охорону праці, за яке посадова особа може бути оштрафовано на суму від 500 до 5000 руб. а організація - від 30 000 до 50 000 руб. (Ст. 5.27 КоАП РФ).
Відмова від складання штатного розкладу може спричинити і інші проблеми. Наприклад, в разі, якщо співробітники були звільнені за скороченням штату (п. 2 ст. 81 ТК РФ) і подали в суд на свого роботодавця. У такій ситуації без штатного розкладу роботодавцю буде досить складно довести, що звільнення виправдано.
Нагадаємо, що при скороченні штату роботодавець зобов'язаний запропонувати співробітникам інші робочі місця (ст. 180 ТК РФ). Працівників можна звільнити тільки в тому випадку, якщо в організації немає вакансій або співробітники відмовилися переходити на іншу роботу. Однак довести, що в організації не було вільних місць, без штатного розкладу неможливо. Найімовірніше суд прийме рішення на користь працівників і відновить їх на роботі. А роботодавця зобов'яже відшкодувати їм моральну шкоду і виплатити заробітну плату за час вимушеного прогулу. Крім того, з роботодавця може бути стягнуто штраф.
Таким чином, щоб уникнути можливих санкцій, роботодавцю необхідно ввести штатний розклад. А ось за якою формою його складати - рекомендаційної або адаптованої під потреби організації - роботодавець вирішує самостійно. На наш погляд, більш виправдано застосування форми N Т-3, оскільки в ній вже присутні всі необхідні реквізити.
Складаємо штатний розпис
Спочатку необхідно вказати найменування організації, код за ЄДРПОУ, а також дату і номер складання документа. Проблем із зазначенням цих реквізитів, як правило, не буває. Найменування організації допустимо вказувати і повним, і скороченим.
Найчастіше виникає плутанина з тим, які дати вказати в рядку "на період ____ з" ____ "______________ 200__" і в графі "Дата складання". У першому випадку потрібно відобразити період, на який затверджується штатний розпис (зазвичай один рік), і з якої дати воно починає діяти, а в другому - число, коли фактично складено штатний розклад.
Штатний розклад затверджується наказом (розпорядженням) директора організації або уповноваженої ним особи. Реквізити цього документа потрібно вказати в рядку "Затверджено наказом організації від" ____ "______________ 200__ N __".
Зразок наказу про затвердження штатного розкладу
Розглянемо заповнення табличній частини форми N Т-3.
У графі 2 "Код" повинні бути перераховані коди структурних підрозділів, присвоєні роботодавцем. Це необхідно для того, щоб можна було легко визначити місце кожного відділу або групи в загальній структурі організації. Припустимо, в компанії є фінансовий департамент, до складу якого входить два відділи - фінансовий і бухгалтерія. Якщо код департаменту - 03, фінансовому відділу і бухгалтерії можна привласнити коди 03.01 і 03.02 відповідно. Якщо у відділах є ще більш дрібні підрозділи, наприклад, група з обліку основних засобів в бухгалтерії, у неї може бути код 03.02.01.
Посада (спеціальність, професія),
У графу 3 необхідно внести найменування посади (спеціальності, професії). Зручно заповнювати цю графу в ієрархічному порядку: керівник, заступники, провідні фахівці і т.д.
Зверніть увагу: за ст. 57 ТК Україна в тому випадку, якщо "з виконанням робіт по певним посадам, професіями, спеціальностями пов'язано надання компенсацій і пільг або наявність обмежень", найменування таких посад (професій, спеціальностей) повинні відповідати кваліфікаційним довідникам:
Кількість штатних одиниць
Тут має сенс відобразити не тільки існуючі на даний момент штатні одиниці, а й вакантні посади. Оскільки приймати нових співробітників можна тільки на відкриті позиції, які вказані в штатному розкладі.
При заповненні графи 4 необхідно пам'ятати про те, що кількість штатних одиниць і кількість фактично працюючих співробітників не завжди збігаються. Наприклад, в організації можуть працювати на одній посаді кілька людей за сумісництвом або з неповним робочим днем. Тоді в штатному розкладі потрібно вказати сумарне число штатних одиниць за посадою.
Наприклад, на посаді коректора працюють три людини по 0,1 ставки (тобто працюють не більше 4 годин на тиждень при 40-годинному робочому тижні). В такому випадку в графі 4 "Кількість штатних одиниць" буде стояти 0,3. Інший приклад: два бухгалтера працюють на умовах повної ставки і один - на 0,5, тоді в графі 4 потрібно вказати 2,5 штатної одиниці.
Примітка. Правила складання штатного розкладу для філій
Коли організація відкриває філії, питання про те, які посади необхідні, виникає одним з перших. Це можуть бути і нові штатні одиниці.
Почнемо з того, що філії не зобов'язані стверджувати власне штатний розклад, так як вони не є самостійними юридичними особами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). В цьому випадку штатний розпис затверджується в цілому по організації. А на місцях бухгалтерам і кадровикам доцільно мати копію штатного розкладу або виписки з неї.
Тарифна ставка (оклад) та ін. Руб.
У графу 5 потрібно вписати встановлену для штатної одиниці заробітну плату за тарифною ставкою (окладом) і тарифній сітці в рублях (п. 5 Вказівок ГоскомстатаУкаіни).
При заповненні цієї графи труднощі виникнуть у тих організацій, які встановили "вилку" в окладах - тобто заробітну плату різного рівня для співробітників однієї кваліфікації, що є незаконним. Відповідно до ст. 22 Трудового кодексу роботодавець зобов'язаний "забезпечити працівникам рівну оплату за працю рівної цінності".
Наша порада: якщо у вашій організації на однакових посадах в одному структурному підрозділі працюють співробітники з різною інтенсивністю, рівнем професіоналізму, досвідом роботи, регулюйте їх заробітну плату за допомогою надбавок.
У графах 6, 7 і 8 відображаються надбавки - стимулюючі і компенсаційні виплати: премії, надбавки, доплати, заохочувальні виплати (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Вони діляться:
- на встановлені законодавством, які роботодавець зобов'язаний виплачувати ( "північні" надбавки, надбавки за науковий ступінь);
- затверджені в організації (за інтенсивність роботи, високий рівень професіоналізму, знання іноземної мови).
Якщо в штатному розкладі необхідно відобразити надбавки, встановлені законодавством, тут вказується мінімальний розмір надбавок. Наприклад 10% для "північної" надбавки, оскільки на роботу можуть бути прийняті співробітники з різним стажем (різної посадової чи науковим ступенем), а значить, і надбавки їм будуть покладатися різні.
Надбавки в штатному розкладі можна встановлювати в рублях, відсотках або коефіцієнтах. Переважно, щоб все надбавки мали єдиний еквівалент (грошовий, процентний або в коефіцієнтах), але це не завжди можливо, тому допустимо змішаний варіант. Якщо відведених граф не вистачає, можна додати нові.
Щоб встановити надбавки, роботодавцю необхідно внести умову про такі виплати в правила внутрішнього трудового розпорядку або положення про оплату праці, трудовий договір з працівником і видати відповідний наказ (розпорядження). Зразок наказу дивіться на с. 118.
Зразок наказу про встановлення надбавок до посадових окладів
Зверніть увагу: в графах 6, 7 і 8 потрібно вказати всі види надбавок, які встановлені по кожній посаді. Відповідно в підсумковій графі 9 буде відображатися сума окладів, що припадають на всі штатні одиниці, з урахуванням покладених надбавок з даної посади.
Керівник організації зазвичай визначає сам, які суми надбавок з указаних в посаді в результаті отримає співробітник. Наприклад, в ТОВ "Світанок" заступнику генерального директора крім окладу в розмірі 20 000 руб. покладена надбавка 20% за ненормований робочий день, тобто 4000 руб. (20 000 руб. X 20%), і 15% за інтенсивність роботи - 3000 руб.
В організації на цій посаді працюють два співробітники. Одному керівник компанії надає всі надбавки і працівник отримує суму винагороди в розмірі 27 000 руб. (20 000 руб. + 3000 руб. + 4000 руб.). А іншому - тільки одну надбавку за інтенсивність роботи - 3000 руб. тому виплата в цьому випадку складе 23 000 руб. (20 000 руб. + 3000 руб.).
У графі 9 вказується сума посадового окладу і надбавок по кожній посаді. Розглянемо заповнення графи 9 на прикладі штатного розкладу ТОВ "Світанок" (зразок на с. 120).
Штат в кількості ---- одиниць
Разом | 85 | | | | | 915 750| L ----- + -------- + ------- + ------ + ------ + - ------ ---- начальник відділу Керівник кадрової кадрів Мещерякова В.Ю.Мещерякова служби ---------- ---------- -------- --------- ---- посаду особиста розшифровка підпису підпис Давидов О.Т.Давидов Головний бухгалтер ----------- ------------- -------------- ---- особиста розшифровка підпису
Так, посадовий оклад секретаря (дві одиниці) становить 9000 руб. за цією посадою встановлена надбавка за інтенсивність роботи в розмірі 10% посадового окладу (900 руб.) і надбавка за знання іноземної мови - 1500 руб. Підсумувавши ці значення і помноживши результат на кількість штатних одиниць, отримуємо:
(9000 руб. + 900 руб. + 1500 руб.) X 2 = 22 800 руб.
Цю суму і потрібно вказати в графі 9.
Графа 10 в більшості випадків залишиться порожньою. Є лише кілька ситуацій, коли її потрібно заповнити.
І друга ситуація - коли в компанії є працівники-відрядники. Що в цьому випадку потрібно відображати за графою 10, розглянемо в розділі "Особливості складання штатного розкладу для відрядників".
Отже, графи 1 - 10 заповнені. В самому кінці таблиці є рядок "Разом". Підводити підсумок потрібно по графі 4 "Кількість штатних одиниць" і графі 9 "Всього в місяць, руб.". Підсумкове число штатних одиниць потрібно вказати у верхній частині штатного розкладу в рядку "Штат в кількості". Підсумок по графі 9 - фонд оплати праці в організації. Зауважте, цей показник плановий. Насправді він може змінюватися в більшу або меншу сторону. У велику - в разі роботи у вихідні дні або понаднормово, в меншу - коли співробітники знаходяться на лікарняному, у відпустці за свій рахунок і т.д.
Після того як штатний розклад складено, його підписують начальник відділу кадрів або особа, на яку покладено обов'язок вести кадрове діловодство, і головний бухгалтер.
Особливості складання штатного розкладу для відрядників
У Вказівки ГоскомстатаУкаіни зі складання штатного розкладу йдеться про те, що "при неможливості заповнення організацією граф 5 - 9 в рублевому численні. Графи заповнюються у відповідних одиницях виміру (відсотках, коефіцієнтах і ін.)".
Однак фактично оформити штатний розклад таким чином неможливо. У даній ситуації можна вчинити так. Поставити в графі 5 "Тарифна ставка (оклад) та ін. Руб." прочерк, а в графі 10 "Примітки" вказати "Відрядна оплата праці / Відрядно-преміальна оплата праці" в залежності від того, за якою схемою оплати праці працює співробітник, і дати посилання на внутрішній документ, який регулює розмір оплати праці. Наприклад, положення про оплату праці або положення про оплату праці і матеріальне стимулювання.
Вносимо зміни до штатного розпису
Штатний розклад - плановий документ. І найчастіше його складають на один рік. Однак в ньому неможливо передбачити всі зміни організаційної структури, окладів, надбавок, які можуть статися за календарний рік. Тому досить часто штатний розпис доводиться коригувати. Для цього існує два способи.
Перший - видати наказ про внесення змін до штатного розпису (зразок дивіться на с. 121). Такий варіант зручний, якщо вони незначні.
Зразок наказу про внесення змін до штатного розпису