Способи введення даних в осередок excel
Додайте посилання на цю статтю у себе на сайті або на сторінці в соцмережі і отримаєте 20% з замовлення будь-якого зареєстрованого користувача. Подробиці дивіться у формі "Запросіть друга" справа.
У процесі викладання курсів Excel мені часто доводилося стикатися з деякими нерозумінням початківців користувачів особливостей введення даних в таблиці Excel. Як правило, це стосується не дуже впевнених користувачів Windows. Втім, часто люди, які вважають, що цілком вміють працювати в Windows, насправді багато чого не знають, від чого й виникають проблеми при навчанні роботі з конкретними програмами.
В даному випадку мені хотілося б зупинитися на деяких особливостях введення даних в осередку Excel - як простого тексту або чисел, так і формул. Я розгляну тут питання про первинному введенні даних в осередок Excel, виправленні вже написаного, а також видалення вмісту комірки. Зазвичай користувачі застосовують тільки один спосіб, в той час як їх існує кілька. Прочитання цієї статті дозволить вам підвищити ефективність роботи з таблицями Excel.
Все, що я тут описую, розбирається на моїх дистанційних курсах Excel по Skype. Про переваги індивідуальних занять по Skype ви можете прочитати в окремій статті. Отже, приступимо.
Тут розглянуті тільки способи ручного введення. Автоматизоване введення даних проводиться іншими способами, наприклад, за допомогою Майстра імпорту тексту або підключенні джерел даних.
Первинне введення і редагування осередків
Існує кілька способом введення даних в осередку. Всі вони дуже прості, але, як правило, кожен з них ефективніше застосовувати в певних випадках. Також відразу варто зазначити, що деякі способи характерні не тільки для Excel, а й для Windows в цілому, про що часто більшість користувачів і не здогадуються, приписуючи все це лише однієї конкретної програми.
Варто відзначити одну важливу особливість: ознакою того, що можна редагувати дані осередки, є миготливий в ній текстовий курсор. Курсор з'являється при виконанні будь-якого із зазначених нижче дій. За винятком останнього зазначеного з списку випадку, якщо курсор не з'явиться, то значить ви щось зробили не так.
Подвійне клацання на комірці
Мабуть, це найпоширеніший спосіб відредагувати вміст будь-якої комірки Excel. Спосіб підходить як для введення даних в порожню осередок, так і для редагування існуючого вмісту комірки. Якщо вам потрібно щось ввести в клітинку або змінити в ній (текст, числа, формули), то просто виконайте подвійне клацання.
Якщо в осередку вже є текст, то ви можете клацати на відповідній його частині для того, щоб курсор з'явився відразу там.
Про даний спосіб відредагувати вміст комірки аркуша Excel чомусь мало хто знає. Мій досвід проведення різних навчальних курсів показує, що це, перш за все, пов'язано з недостатнім знанням Windows. Справа в тому, що найбільш поширеною функцією клавіші F2 в Windows є початок редагування чого-небудь. Excel тут не виняток. Даний спосіб працює незалежно від того, є дані в осередку чи ні.
Також ви можете використовувати натискання F2 для редагування імен файлів і папок в Провіднику Windows - спробуйте і переконайтеся самі, що спосіб досить універсальний (файл або папка повинні бути виділені).
Клавіша Backspace на клавіатурі
Добре підходить для випадку, коли в осередку вже є дані, але їх потрібно видалити і ввести нові. Натискання Backspace (не плутати з Esc!) Призводить до стирання наявних в осередку даних і появи текстового курсора. Якщо вам потрібно просто стерти дані осередки, але вводити нові не потрібно, то краще натиснути Delete.
Якщо у вас виділена група комірок, то натискання Backspace призведе до стирання вмісту тільки лівої верхньої комірки виділеного діапазону. Щоб видалити вміст групи осередків також краще використовувати Delete.
Редагування в рядку формул
Як правило застосовується при редагуванні великих формул. які безпосередньо в самій комірці змінювати просто незручно. Однак можна використовувати і для введення простого тексту або чисел. Щоб почати редагування вмісту комірки в рядку формул, виділіть осередок клацанням і встановіть курсор в рядку формул, як показано на малюнку.
[Клікніть для збільшення; зберегти на комп'ютері]
Є питання по платних послуг? Замовте безкоштовний дзвінок
Якщо потрібно написати багато тексту або велику і складну формулу, то рядок формул можна розширити. Для цього є спеціальна кнопка, показана на малюнку нижче. Також не забувайте, що перенесення рядків в Excel робиться через поєднання Alt + Enter.
[Клікніть для збільшення; зберегти на комп'ютері]
Є питання по платних послуг? Замовте безкоштовний дзвінок
Клацнути на осередку і почати писати
Найпростіший спосіб. Найкраще підходить для введення даних в порожню осередок - виділіть комірку клацанням і почніть вводити дані. Як тільки ви натиснете перший символ на клавіатурі, вміст комірки очиститися (якщо там щось було), а в самій комірці з'явиться текстовий курсор. Будьте уважні - таким чином можна випадково (!) Стерти потрібні вам дані, натиснувши щось на клавіатурі!
Підтвердження введення даних в осередок
Проводячи курси Excel, я спостерігав дуже (!) Поширену проблему у початківців користувачів Excel - багато, написавши в клітинку дані, забувають про підтвердження адреси. Обов'язково підтверджуйте введення даних в осередок одним з нижче вказаних способів!
Після підтвердження введення даних. текстовий курсор в осередку пропадає. Якщо курсор не пропав, значить введення даних не підтверджений!
Універсальний і найпоширеніший спосіб підтвердження введення даних куди-небудь. Натискання Enter завершує введення даних в осередок в будь-якому випадку, незалежно від того, пишете ви там формулу або простий текст. Виділення переходить на осередок нижче (якщо не налаштувати інше, чого зазвичай ніхто ніколи не робить).
Клацання мишкою на іншу клітинку
Працює завжди, за винятком введення формул. Особливості введення формул в Excel вже розбирав раніше - рекомендую ознайомитися.
Використання стрілок на клавіатурі
Працює тільки в тому випадку, якщо це перше введення даних в порожню осередок. В іншому випадку, якщо ви просто редагуєте раніше введений текст, буде переміщатися текстовий курсор по тексту всередині комірки.
Варто мати на увазі, що якщо ви пишете дані в раніше вільну позицію і, допустивши помилку, натискаєте стрілку Назад для повернення текстового курсора до місця помилки, то замість повернення курсору отримаєте незаплановане вами підтвердження даних і перескок виділення на іншу клітинку зліва! Досить неприємна особливість Excel, яку необхідно враховувати, тому при первинному введенні даних в порожню осередок для перекладу текстового курсора використовуйте клацання мишкою по написаному в осередку тексту.
Використання кнопки в рядку формул
Зліва від рядка формул є кнопка у вигляді зеленої або сірої галочки, натискання на яку підтверджує введення даних в осередок. При цьому неважливо, чи писали ви дані (текст, число, формулу) безпосередньо в рядку формул або в самій комірці. По правді сказати, застосовується рідко, оскільки потрібно переносити руку з клавіатури на мишку і цілитися в досить дрібну кнопку. Кнопка показана на найпершому малюнку.
Скасування введення даних
Тут можна виділити два принципово різних випадку. Багато разів, проводячи курси Excel в Рибінську, я помічав проблеми з обома. Будьте уважні!
Введення даних у вічко ще не підтверджений
Якщо в осередку як і раніше блимає текстовий курсор, то введення даних ще не підтверджений. В цьому випадку працює універсальна скасування у вигляді натискання клавіші Esc на клавіатурі (ліва верхня кнопка!). При натисканні Esc то, що ви ввели в клітинку, стирається, і повертається попереднє підтверджене вміст комірки (в тому числі "порожньо", якщо там раніше нічого не було).
Крім натискання Esc можна скористатися хрестиком зліва від рядка формул (див. Перший малюнок).
Клацання мишкою на іншу клітинку
Якщо ж ви вже встигли підтвердити написане в осередку і текстовий курсор пропав, то натискання Esc не допоможе! В цьому випадку слід скористатися звичайною скасуванням дії. Про скасування в Excel і взагалі в програмах Microsoft Office я вже писав тут.
Підведемо підсумки
Використовуйте на розсуд той спосіб введення даних, який Вам зручніший в даних обставинах. Не забувайте підтверджувати введення даних в осередок!
На моїх курсах Excel по Skype Ви можете навчитися ефективно використовувати Excel, вивчивши всі основні функції даної програми, необхідні для створення таблиць, графіків та іншого. Можливостей в Excel багато, але далеко не все про них знають!
Напишіть свою статтю на сайт!
Ви можете розмістити власну статтю на сайті відповідно до правил співпраці в рамках даного освітнього проекту. Якщо Ви любите і вмієте писати, це повинно приносити Вам дохід.
Статті на схожі теми
На ArtemVM.info є й інші статті, з якими Ви можете ознайомитися нижче.