Введення і редагування даних в осередках
Дані завжди вводяться в активну комірку, на якій знаходиться чорна рамка. При першому запуску програми Excel за замовчуванням активна осередок А1 (див рис. 1). Щоб активувати іншу клітинку, необхідно помістити на неї рамку виділення. Це можна зробити лівим клацанням миші або переміщенням рамки до потрібної осередку за допомогою клавіш управління курсором.
Вибравши осередок, наберіть в неї текст або число або формулу (про введення складних формул з використанням вбудованих функцій Excel ми поговоримо в окремому підрозділі). В якості тренування можете набрати таблицю, представлену на рис. 2.
Якщо ширина тексту, що вводиться перевищує ширину осередку, він буде накладатися на порожні клітинки праворуч, але не заповнювати їх. Якщо ж в осередках, що знаходяться праворуч, є дані, то набирається текст не буде перекриватися з ними. При видаленні з осередку рамки виділення текст буде «обрізаний» по ширині, але побачити його повністю можна в рядку формул, виконавши на осередку клацання. Однак існує простий спосіб позбутися від накладення, змінивши ширинустовпця з «неблагополучної» осередком. Для цього наведіть курсор миші на праву межу заголовку стовпця і, коли він набуде вигляду, виконайте клацання і протягнете кордон вправо до тих пір, поки не відобразиться весь текст. Саме таким чином було збільшено ширина першого стовпця на рис. 2. Для завдання точної ширини стовпця стежте за значенням на підказці при перетягуванні кордону. Ще більш простий спосіб поставити потрібну ширину - виконати на кордоні заголовка стовпчика подвійне клацання.
Візуалізувати текст, що не вміщається по ширині осередку, можна й іншим способом - перенесенням за словами за рахунок збільшення висоти рядка. Виділіть клацанням проблемну осередок і на вкладці Основне в групі Вирівнювання натисніть кнопку Перенесення тексту. При цьому висота рядка, в якій знаходиться осередок, буде збільшена так, щоб її приховане вміст відобразилося повністю. Для перенесення тексту за словами висоту комірки можна міняти і вручну протягуванням за кордон заголовка, як і в разі стовпчика.
Для введення простих формул, що містять тільки арифметичні знаки (+, -, *, /), виконайте наступні дії.
1. Виділіть клацанням осередок, в яку потрібно помістити формулу.
2. Введіть знак рівності = (це потрібно робити завжди при наборі формул).
Мал. 4. Введення найпростішої формули
Редагування даних в осередку проводиться наступним чином. Щоб видалити весь вміст комірки, виділіть її клацанням і натисніть клавішу. Якщо потрібно набрати в заповненій комірці нові дані, попередні видаляти необов'язково. Просто виділіть її та почніть вводити. Старі дані будуть автоматично замінені.
Якщо комірка містить великий текстовий фрагмент або складну формулу, то для внесення змін видаляти їх повністю нераціонально. Слід виконати на осередку подвійне клацання, встановити клацанням курсор в потрібне місце для редагування, внести необхідні зміни і натиснути Enter.
Якщо ви вирішили відмовитися від редагування осередку, але вже почали виконувати його, просто натисніть клавішу Esc. При цьому в осередку будуть відновлені вихідні дані. Для скасування вже зробленої дії використовуйте стандартне поєднання клавіш + Z або кнопку Скасувати на панелі швидкого доступу.
При зміні значень в осередках, на які посилається формула, результат обчислень в комірці, що містить формулу, буде автоматично перераховано.
Часто при заповненні таблиці доводиться набирати один і той же текст. Наявна в Excel функція автозаповнення допомагає значно прискорити цей процес. Якщо система визначить, що набирається частина тексту збігається з тим, що був введений раніше в іншому осередку, вона підставить відсутню частину і виділить її чорним кольором (рис. 5). Можна погодитися з пропозицією і перейти до заповнення наступної комірки, натиснувши. або ж продовжити набирати потрібний текст, не звертаючи уваги на виділення (при збігу перших декількох букв).
Мал. 5. Автозавершення при введенні тексту
Механізм автозаповнення зручно застосовувати в тих випадках, коли в осередку потрібно ввести будь-яку послідовність даних. Припустимо, вам необхідно заповнити рядок або стовпець послідовністю чисел, кожне з яких більше (або менше) попереднього на певну величину. Щоб не займатися цим вручну, виконайте наступні дії.
1. Наберіть в двох сусідніх осередках перші два значення з ряду чисел, щоб Excel міг визначити їх різницю.
2. Виділіть обидві комірки. Для цього клацніть на одній з них і, утримуючи кнопку миші, переведіть рамку виділення на сусідню клітинку, щоб вона захопила і її.
3. Наведіть курсор миші на маркер, який знаходиться в нижньому правому куті рамки виділення. При цьому він набуде вигляду чорного плюса (рис. 6, а).
4. Виконайте клацання і, утримуючи кнопку миші, протягніть рамку до появи на підказці біля покажчика миші кінцевого значення, яке буде поміщено в останню комірку ряду (рис. 6, б). Протягати рамку можна в будь-якому напрямку.
5. Відпустіть кнопку миші, щоб діапазон охоплених осередків заповнився (рис. 6, в).
Мал. 6. Заповнити форму осередків послідовністю чисел
Функція автозаповнення дуже корисна при копіюванні формули в ряд осередків. Повернемося до рис. 2. У стовпці D знаходяться формули множення значень з двох сусідніх осередків. Для введення кожної з них вручну треба було б чимало часу. Однак завдяки функції автозаповнення ввести формули в осередку можна за кілька секунд. Потрібно набрати тільки першу формулу, а потім протягуванням рамки за нижній маркер скопіювати її на весь ряд.
Заповнити форму можна застосовувати при введенні часу, дат, днів тижня, місяців, а також комбінацій тексту з числом. Для цього достатньо ввести тільки перше значення. Принцип заповнення решти осередків Excel визначить самостійно, збільшуючи поточне значення на одиницю (рис. 7). Якщо ж ці величини необхідно ввести з певним інтервалом, поступите описаним вище способом, ввівши два перших значення, щоб Excel визначив різницю між ними.
За допомогою автозаповнення ви можете швидко скопіювати вміст комірки в ряд. Для цього виділіть її та протягніть за маркер рамки в довільному напрямку, охопивши потрібну кількість осередків.
Мал. 7. Заповнити форму осередків різними типами даних
При роботі з осередками важливо розділяти поняття «вміст комірки» і «формат комірки». Вміст - це введені дані. До формату відноситься не тільки форматування, застосоване до осередку (вирівнювання вмісту, параметри шрифту даних, заливка, межа), але і формат даних в разі осередків, що містять числа. Про числових форматах і прийомах форматування осередків ми поговоримо трохи нижче, а зараз розглянемо питання копіювання форматів за допомогою автозаповнення.
Припустимо, ви відформатували осередок, задали певний формат числа і хочете розповсюдити формат даного осередку на ряд інших без вставки вмісту. Для цього виділіть клітинку і виконайте операцію автозаповнення протягуванням рамки за нижній маркер. Після того як ви відпустите кнопку миші, в правому нижньому кутку ряду з'явиться кнопка Параметри автозаповнення. Клацнувши на ній, ви відкриєте меню, в якому можна вибрати спосіб заповнення осередків (рис. 8). У нашому випадку для копіювання формату слід вибрати пункт Заповнити тільки формати. Якщо ж, навпаки, потрібно застосувати автозаповнення тільки до вмісту осередків без збереження формату, зверніться до команди Заповнити тільки значення. За замовчуванням копіюються і вміст комірок (зі створенням послідовності, якщо це можливо), і їх формат.
Мал. 8. Вибір способу автозаповнення