Списання товарів на складі
Головне правило будь-якого складу - товар не може його покинути без відповідного оформлення документів. Тому, хоч би якою була причина вибуття товару, кожен випадок необхідно підтвердити виправдувальними документами. Розглянемо найпоширеніші ситуації.
Нове законодавство дозволило відмовитися від бланків встановленого зразка, і з кожним роком все більше організацій, користуючись наданою свободою, оформляють первинні складські документи, виходячи зі специфіки свого підприємства.
Для цього необхідно лише розробити власну форму документа і затвердити її в обліковій політиці організації. За основу при цьому зазвичай беруться всі ті ж уніфіковані форми, в яких просто додаються або прибираються якісь графи і рядки. Головна умова - в первинних документах повинен міститися перелік обов'язкових реквізитів, перелічених у п. 2 ст. 9 нового закону "Про бухгалтерський облік".
З огляду на, що сучасний склад, будучи частиною складних логістичних ланцюжків, може здійснювати різноманітні операції і, як правило, більшість процесів на ньому автоматизовані, проблема оформлення документації на вибуття товару полягає лише у вдалому виборі програми складського обліку, її успішне впровадження і грамотному застосуванні персоналом. Така система вже повинна містити необхідні форми і дозволяти швидко і безпомилково створювати відповідні документи.
Для внутрішніх переміщень товару між підрозділами організації використовуються замовлення-наряди, літмітно-забірні карти або накладні на переміщення. При обслуговуванні клієнтів, що користуються складом для зберігання своїх товарів, зручніше користуватися формами, типу МХ-1 і МХ-3. Для відпуску товару покупцям-юрособам в більшості випадків все ще використовуються товарна накладна за формою ТОРГ-12 і рахунок-фактура, а при необхідності виписуються і інші товаросупровідні документи типу товарно-транспортної або транспортної накладної.
Форма названа Універсальним передавальним документом - УПД і дозволена до використання як для відображення факту господарського життя з метою бухобліку, так і для прийняття ПДВ до відрахування і для підтвердження витрат для цілей податку на прибуток. Головна умова - як завжди, наявність реквізитів, встановлених для первинних облікових документів п. 2, ст. 9 Федерального закону від 06.12.11 № 402-ФЗ, а також в разі необхідності пунктами 5 і 6 статті 169 НК Україна щодо рахунків-фактур.
Списання товару зі складу може відбуватися також за підсумками інвентаризації. При цьому можливі два основні варіанти - або товар є в наявності, але в результаті яких-небудь причин (закінчився термін придатності, псування, бій, поломка, аж до відсутності попиту на ринку і морального старіння) їм втрачені споживчі властивості, або виявлена недостача - тобто, що числиться за документами на складі товар в реальності відсутня, наприклад, в зв'язку з розкраданнями, зловживаннями матеріально-відповідальних осіб, помилками обліку, природним спадом, пересортицею і іншими факторами.
У цих випадках фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей вносять до інвентаризаційного опису за формою інв-3, відхилення між даними бухобліку і фактичною наявністю відображають в порівнювальної відомості інв-19, а підсумкові дані переносять у відомість інв-26.
Після цього для товарів, які втратили свої споживчі властивості, складаються відповідні акти списання, в яких повинні бути відображені: найменування, артикул, ціна, кількість, маса, одиниця виміру і причина списання даного товару. За основу при цьому можна взяти форму акта списання Торг-16, але допускається і вільна форма. Акти підписуються членами інвентаризаційної комісії (при необхідності за участю представника санітарного нагляду), матеріально відповідальною особою і затверджується керівником організації.
У разі виявлення недостачі товар списується зі складу в межах норм природних втрат (усушка, утруска, розпил, розкришування, витік і т. П.), Згідно з пп. 2 п.7 ст.254 НК РФ, у разі розкрадань і зловживань його фактична вартість стягується з винних осіб за п.3 ст.250 НК Україна розпорядженням керівника організації, а якщо матеріально-відповідальна особа свою провину не визнає - за рішенням суду.
При наявності інвентарної відомості, акта, що підтверджує недостачу, укладення інвентаризаційної комісії і пояснювальної записки матеріально-відповідальної особи сума недостачі може бути врахована повністю в складі витрат організації.
Автоматизація складського обліку за допомогою сучасних програм дозволяє застосовувати під час вступу і відпуску товарів новітнє обладнання типу сканерів штрих-кодів, електронних ваг і комплексів етикетування, що значно зменшує трудовитрати, прискорює процес обліку і створення документів, зводить до мінімуму помилки і втрати, полегшує інвентаризацію і , в кінцевому рахунку, дає можливість досягти максимальної ефективності роботи складу.