Складання облікових документів в архіві внутрішні облікові документи

Внутрішні облікові документи. Ці документи є основою для всіх зведених форм: якщо первинні форми складені недбало, неточні або просто втрачені за якийсь період, то ніякої зведеної статистики отримати не вдасться.

Як видно з табл. 6, основний «кістяк» внутрішніх облікових документів у державних архівах і архівах установ збігається. До них відносяться: книга надходжень, список фондів, лист фонду, архівний опис, справа фонду. Крім того, при необхідності і в залежності від складу документів можуть також вестися окремі описи страхового фонду, реєстри описів, картки та книги обліку руху фондів, книги обліку документів, переданих в інші архіви, книги обліку фондів і справ, виділених до Знищення, паспорта фондів та ін. полистного облік документів здійснюється на основі внутрішніх описів і листа-завері- теля справи.

Призначення названих вище облікових форм практично ідентично різних сховищах, але в їхньому віданні спостерігається специфіка в залежності від виду архіву. Наприклад, у відомчому архіві є Книга обліку надходження та вибуття, оскільки в цьому фонді зберігаються Документи тимчасового і постійного зберігання, а також документи по Особовому складу. До державного же архів надходять тільки документи постійного зберігання, тому в ньому ведеться книга обліку надходжень. Спробуємо розібратися в цьому різноманітті облікових документів.

Книга надходжень призначена для первинного обліку вступників в архів документів. З її допомогою можна дізнатися звідки, коли, в якому стані і в якій кількості отримані документи для архіву. Можна встановити надходження в архів фондів і справ за будь-який період часу. Книга надходжень допомагає правильно розкрити динаміку зростання архівних фондів за певний відрізок часу.

До книги надходжень у хронологічній послідовності заносяться всі надходження незалежно від того, є надходження первинним або вторинним. При веденні книги необхідно звернути увагу на наступні моменти: здавач-фондо- держатель може не збігатися з фондообразователем, в такому випадку слід вказати їх обох.

Необхідно охарактеризувати склад і стан документів, а також роки.

Якщо надійшла розсип, то необхідно її зважити.

Склад документів вказується на підставі здавальної опису, а якщо її немає, то на підставі хоча б приблизного знайомства з документами надходження.

Список фондів являє собою перелік найменувань архівних фондів в порядку їх номерів, які вони отримують у міру надходження.

Вказується офіційно прийнята назва установи-фондоутворювача і офіційно прийняте скорочене найменування.

Якщо назва фондоутворювача змінювалося, то вказується його останнє найменування. Елавная мета списку фондів - закріпити за кожним фондом свій унікальний номер. Номер присвоюється фонду один раз, як ім'я людини, але на відміну від людського його не можна змінити.

При вибутті фонду з архіву «звільнився» номер не може бути присвоєний іншому фонду, так як колишній номер міг увійти в науковий обіг.

Лист фонду включає відомості про назву з усіма його перейменування та номер архівного фонду, кількості, хронологічних межах і складі документів фонду та наявності описів.

Лист фонду розкриває і динаміку змін складу і стану фонду. Це здійснюється на основі записів про надходження та вибуття документів.

Лист фонду складається з трьох основних розділів: 1)

відомості про перейменування фондоутворювача; 2)

відомості про місцезнаходження фонду і його номері; 3)

відомості про рух (надходження і вибуття) документів фонду.

Відомості про рух документів наводяться окремо для описаних і неописаних документів (розсипи).

При обліку розсипи може бути зазначено кількість справ, документів або листів; при обліку описаних матеріалів - тільки кількість одиниць зберігання.

За листу фонду присвоюється номер кожного опису. Якщо матеріали будь-якої опису вибувають з архіву, то її номер не присвоюється інший опису.

Архівний опис є обліковим довідником, на основі якого ведеться поедінічно і сумарний облік (шляхом додавання даних підсумкових записів всіх описів фундації).

Справа фонду - комплекс документів, що відображають історію архівного фонду.

У справу фонду включається історична довідка про фондообразо- Вателе; схема систематизації справ фонду; робоча інструкція по обробці фонду; акти про прийом документів; акти про виділення документів до знищення; акти перевірки наявності та стану документів; акти про невиправному пошкодженні документів; копії характеристик фонду, складені для путівника; довідка про використання матеріалів фонду та ін.

Таким чином, зі справи фонду можна отримати такі відомості:

про дату створення установи;

умови зберігання матеріалів;

видах науково-технічної обробки матеріалів.

Кожній справі фонду присвоюється номер фонду і його назва. Справи фондів зберігаються в порядку їх номерів.

Документи про надходження та вибуття матеріалів фонду, про перейменування фондоутворювача і про зміну в науково-спра- вильно апараті фонду включаються в справу тільки після фіксації цих змін в списку фондів, в описах, реєстрі описів.

Всі документи, що знаходяться в справі фонду, повинні бути підшиті і пронумеровані; на них складається внутрішній опис.

Документи централізованого державного обліку. Документи централізованого державного обліку складаються на основі підсумовування даних, витягнутих з документів внутрішнього обліку.

Сумарний паспорт федеральних музеїв і бібліотек Укаїни

Орган управління архівною справою суб'єкта Укаїни

Сумарний паспорт державних архівів суб'єкта Укаїни (1 раз на три роки)

Сумарний паспорт районних і міських державних архівів суб'єкта Укаїни (1 раз на три роки)

Паспорт федерального архіву, музею або бібліотеки (1 раз на три роки)

Державні архіви, музеї або бібліотеки суб'єктів Федерації

Рух документів централізованого обліку Сумарний Центральний фондовий

паспорт каталог (ЦФК) Федеральної

державних архівної служби

архівів суб'єктів Укаїни

Сумарний паспорт державних музеїв і бібліотек суб'єктів Укаїни

Сумарний паспорт музеїв і бібліотек суб'єкта Укаїни (1 раз на три роки)

Фондовий каталог (ФК) суб'єкта Федерації (щорічно)

для державних архівів, музеїв і бібліотек Основні відомості про стан зберігання документів в організаціях - джерелах комплектування державних, районних і міських архівів Укаїни

Паспорт архіву Паспорт архіву

організації, хра- організації,

нящей управіенчес- зберігає кіно-

кую документацію, ШШЩ і фотодокументи,

(1 раз на три роки) (1 раз на три роки)

Обліку для галузевого фонду

Картонка фонду служить основою для створення фондового каталогу суб'єкта Федерації і Центрального фондового каталогу Федеральної архівної служби. Вона містить зведені дані з листа фонду.

Картки фонду складаються тільки в державних архівах і архівах української академії наук. В архівах установ та архівах галузевих фондів вони не складаються.

Вони включають дані про кількість джерел комплектування:

всього за профілем архіву; недержавних організацій; державних організацій, а також про наявність в архівах установ номенклатур справ, інструкцій з діловодства, приміщень і штатів.

Рух документів централізованого обліку в державних архівах, музеях і бібліотеках, в архівах установ та галузевих фондів, архівів системи української академії наук, а також документів недержавної частини Архівного фонду Укаїни послідовно представлено в графічному варіанті на рис. 7-11.

3 Про «В! кйл до 4 К? "" * "° - ^^^ 4 * 8еч про« г-О Я М Про ^ «До

Лр «До 5 ^. оОз'о? Бухарест-год * 0 2 33>