Систематизація документів і структура видання
Виступ академіка Л.Є. Ферсмана на антифашистському мітингу вчених про завдання радянських геологів в умовах воєнного часу
Легенда поміщається безпосередньо після тексту фонодокументів.
(Ленін В. І.. Собр. Соч. - Т. 40. - С. 231).
Можливий скорочений варіант легенди на зразок, яке для письмових документів (див. П. 227).
ЦДАЗУ СРСР, № 307, ч. зв. 06.06. Шорінофон.
242. Структура видання. Структура документального видання залежить від типу, виду
У однотомні видання наукового типу включають: передмова (історична і археографічна частини), текст документів, примітки по тексту і змістом, покажчики, переліки, список скорочень, зміст з переліком опублікованих джерел. Включення в видання хроніки подій, бібліографії та додатків вирішується конкретно для кожного збірника. (Детальніше див. Пп. 255, 25- 262, 276, 282, 288, 291, 312 314, 322, 324.)
У багатотомних і серійних виданнях перший том містить загальне для всього видання передмову.
При наявності у виданні спеціального томи змінюється набір частин окремих томів, що входять в серію. В цьому випадку том складається з: передмови, тексту документів, приміток (текстуальних, за змістом), списку скорочень, списку опублікованих документів, змісту.
У документальні збірники науково-популярного типу включають: передмова, текст документів, примітки по тексту і змістом, перелік опублікованих документів, список скорочених слів, зміст. (Детальніше див. Пп. 263, 265, 272, 277.)
Систематизація документів в збірнику може проводитися але кількома ознаками (тематико-хронологічна, номінально-хронологічна і т. Д.).
Росія і Швеція. 1809-1818. - М. 1985 (хронологічна).
На чолі культурного будівництва: Московські комуністи - організатори і керівники культурного будівництва в столиці. - М. 1983-1985. - Кн. 1-2 (тематична).
Документи ставки Є.І. Пугачова, повстанських влади та установ. 1773-1774. - М. 1975 (за установами-фондоутворювача).
Робітничий рух вУкаіни в 1901-1904 рр. - Л. 1975 (хронологічно-територіальна).
Принципи систематизації документів визначаються в плані-проспекті видання. Розташування документів у виданні закріплюється порядковим номером.
245. Випадки відступу від основної систематизації у виданні. при хронологі-
зації побудові збірника можливі відступу від строгої хронології розташування текстів в наступних випадках:
- коли документ містить узагальнюючу характеристику (оцінку) періоду, він може бути поміщений в початок групи документів, що відносяться до періоду;
- коли кілька документів під різними, але хронологічно близькими датами стосуються однієї події (факту) вони можуть бути об'єднані під груповим заголовком;
- коли дата складання і розгляду документа не збігаються, коли того вимагає висвітлення теми.
Всі випадки відступу від хронології мають бути обумовлені в примітках або в передмові.
Хрестоматія з історії Кубані (1917-1967 рр.). - Житомир, 1982. - Ч. 2. - С. 25-26, 30; 46-49 (документи партії та уряду; документи, що відносяться до одного події).
Протоколи нарад наркомів освіти союзних і автономних республік. 1919-1924 рр. - М, 1985. - С. 61-70; 186-194 (дати створення і розгляду не збігаються).
При тематичному побудові збірника можливе виділення розділів, в яких об'єднуються узагальнюючі документи, що стосуються ряду питань (див. Також п. 158).
246. Розташування діловодних документів, датованих за часом їх підписання, прийняття або затвердження. Діловоднихдокументи, даті-
рова за часом їх підписання, прийняття або затвердження, розташовуються відповідно з цією датою.
** Дата затвердження Державною комісією по освіті.
(Культурне будівництво в Українській РСР. 1917-1927. - Т.1. - Ч. 1. 1917-1920. - М. 1983. - С. 80
247. Розташування додатків до протоколів. Матеріали до протоколів - стіно
грами виступів і доповідей, тези доповідей та інші документи, обговорювані на засіданнях і нарадах, поміщаються в послідовності їх розгляду.
Протоколи нарад наркомів освіти союзних і автономних республік. 1919-1924
248. Розташування статистичних таблиць. Статистичні таблиці, що не мають дати, датуються за змістом і розташовуються відповідно з цією датою.
Культура Молдавії за роки Радянської влади. У 4-х т. 1975. - Т. 1, - Ч. 1. - С. 347-353.
Статистичні таблиці, що мають тільки дату надходження в установу або затвердження, датуються і розташовуються відповідно з цією датою.
Індустріалізація СРСР. 1938-1941 рр. - М. 1973. - Т. 4 - С. 200-203.
Статистичні таблиці, підготовлені за датованим архівних документів, датуються по крайнім датам цих документів і розташовуються за першою датою.
Москва - фронту. 1941-1945.- М. 1966. - С. 123.
Зведені статистичні відомості розташовуються в кінці кожного розділу незалежно від їх дати.
Індустріалізація СРСР. 1938-1941 рр. - М. 1973. - Т. 4. - С. 206-208.
249. Розташування документів, датованих тривалим проміжком време-
ні. Документи, що складалися протягом певного проміжку часу, поміщаються в виданні з кінцевої дати, коли вони є єдиним цілісним документом (наприклад, літературний твір), і за початковою датою, якщо записи кожного дня мають самостійне значення (наприклад, щоденникові записи, журнали бойових дій , історичні формуляри ін.).
Радянський театр. український радянський театр. 1926 - 1932. - Л. 1982. Ч. 1. - С. 102-105 (план постановки і режисерська розробка масових сцен опери М.П. Мусоргського «Борис Годунов»).
Російсько-індійські відносини в XVIII в. - М. 1965. - С. 255-258; 465-491 (документи, що публікуються цілими справами, щоденник Г.С. Лебедєва).
250. Розташування документів, датованих приблизно. Документи, даті-
рова тільки місяцем або роком, поміщаються в кінці відповідного періоду часу слідом за точно датованими документами. Якщо приблизна дата документа встановлена в межах декількох днів, місяців або років, то такі документи поміщаються за початковою датою слідом за точно датованими "документами.
(Листування В. І. Леніна і керованих ним установ РСДРП з партійними організація-
ми. 1905-1907 рр. - Т. 1. - Кн. 1. - М. 1979. - С. 370-375).
(Культурне будівництво в Українській РСР. 1917-1927 рр. - М. 1983 - Т. 1 - Ч 1 - С. 88-93).
251. Розташування документів за датою події. Якщо дата події не збігається з датою документа, то при тематичної угрупованню документів, головним чином, в научнопопулярних і навчальних виданнях, можливо приміщення документів за датою події, що має бути обумовлено в Археографічному передмові.
Документи з історії АН СРСР. 1917-1925 рр. - Л. 1986. - С. 182-183 (спогади академіка С.Ф. Ольденбурга про зустріч з В. І. Леніним в 1921 р поміщені між документами 1921 р а написані в 1933 р Від сост. С. 19- 20).
252. Розташування колекцій кінофотодокументів в альбомах-каталогах. Якщо видання кінофотодокументів підготовлено в формі альбому-каталогу, то документи в ньому можуть бути розміщені в тому ж порядку і під тими ж номерами, що і в архівній колекції. В альбомах-каталогах також можна використовувати подвійну нумерацію; в чисельнику дається порядковий номер розташування документа в виданні, в знаменнику - обліковий номер