Що робити з дебіторською заборгованістю »деньгодел
Управління дебіторською заборгованістю слід розглядати як системний процес, який містить в собі чимало стадій. І починати це управління потрібно ще до укладення договору з клієнтами, партнерами або іншими особами, з якими вашу компанію пов'язують фінансові взаємини.
Для чіткого розуміння того, про що далі піде мова в статті, наведемо загальноприйняте визначення дебіторської заборгованості. Дебіторська заборгованість - це сума боргів клієнтів, замовників, постачальників, партнерів і різних підзвітних осіб, яку вони повинні виплатити організації протягом певного часу. Найчастіше, говорячи про дебіторську заборгованість, мають на увазі її виплату протягом одного року. Якщо мова йде про тих боргах, виплату яких компанія очікує в термін, що перевищує рамки 12 місяців, то така заборгованість вже називається довгостроковою.
Методи боротьби з дебіторською заборгованістю
Усунення дебіторської заборгованості однозначно спричинить за собою збільшення суми коштів, якими володіє компанія. Це вигідно для будь-якої організації, і тому методам боротьби з «дебіторкою» потрібно приділити особливу увагу. Якщо з дебіторською заборгованістю не працювати, вона може перейти в статус «мертвої» і тоді ви навряд чи вже отримаєте цей борг. Щоб такого не допустити, дотримуйтесь наступних правил:
1. Працювати з дебіторською заборгованістю повинен окремий співробітник в організації. Не потрібно доручати обов'язок «вибивання» грошей з боржників тим співробітникам, в прямі завдання яких це не входить. Менеджер з продажу, маркетолог і будь-який інший співробітник повинен займатися своєю справою. Часто, якщо компанія порівняно невелика і не має можливості найняти для виконання даних зобов'язань окремої людини, то цим починає займатися бухгалтер. В принципі, варіант може і не найкращий, але цілком прийнятний.
2. Часто в боротьбі з дебіторською заборгованістю добре працює стратегія «хорошого і поганого поліцейського». Якщо з боржником спілкується один співробітник в жорсткій і примусовій формі, а потім інший вже більш лояльно і з розумінням, то шанси на те, що вам незабаром повернуть борг, підвищуються. Однак, із застосуванням такої стратегії потрібно бути обережним - НЕ перегніть палицю з «поганим поліцейським».
3. Конкретно «вибиванням» боргів займаються колектори. Для цього навіть створюються цілі колекторські агентства. І всім відомо, що колектори особливо не церемоняться з боржниками, а завжди діють напористо і може навіть жорстоко. Використовуйте це в роботі зі своїми боржниками. Обдзвоніть своїх боржників і поставте така умова: якщо протягом певного часу заборгованість не буде погашена (або якась її частина), то ваша компанія передасть відомості про боржника колекторській службі. Після повідомлення про те, що колектори будуть використовувати найжорсткіші способи отримання грошей, зазвичай якийсь відсоток боржників лякається і починає шукати способи погасити заборгованість негайно.
Щоб така розмова з боржником не виглядав як загроза з вашого боку, в кінці скажіть, що вам дуже шкода, що все так виходить, але організаційна політика вашої компанії наказує надходити в цій ситуації саме так, і ви нічого не можете з цим зробити.
4. Якщо після закінчення зазначеного вами терміну заборгованість так і не була погашена, ваш співробітник (виконуючий обов'язки колектора) повинен починати обдзвонювати кожного боржника. Діяти потрібно ввічливо, але наполегливо. Боржник повинен зрозуміти, що він «на гачку», і його не залишать в спокої, поки він не виплатить борг.
До всього іншого, ваш співробітник повинен знати міру в спілкуванні з боржниками. Не потрібно відразу ж починати дзвонити по кілька разів на день або дзвонити по ночах. Можна починати дзвонити з більш менш великими проміжками, поступово скорочуючи їх інтервал (тобто, чим далі - тим частіше дзвінки). Так боржник буде ще більше відчувати, що «ситуація загострюється» і щось зробить.
5. При зверненні за допомогою в колекторське агентство, пам'ятайте, що за свої послуги він візьме з вас немаленький відсоток. Якщо сума заборгованості не така вже й велика, спробуйте впоратися з боржником своїми силами. До послуг колекторів є сенс вдаватися тільки, якщо мова йде про дуже велику заборгованість.
6. Якщо колектори в уявленні більшості людей - це жорсткі, грубі люди, які будь-якими способами (навіть найжорстокішими) отримають гроші, то співробітник вашої компанії, що виконує роль колектора, повинен навпаки бути розуміючим і хотіли б допомогти.
Якщо з вашим боржником вже поспілкувався справжній колектор, то буде непогано, якщо через короткий час боржнику подзвонить ваш співробітник і щиро його підтримає, порадить, де можна взяти грошей, щоб віддати борг, і трохи поскаржиться на «цих звірів колекторів, які вже зовсім втратили вигляд людяності ». Однак, пам'ятайте: все повинно бути в міру.
7. При спілкуванні з боржниками не потрібно кидатися порожніми погрозами. Фрази «у вас будуть серйозні проблеми, якщо не заплатите через три дні» і т.д. може і звучать жахливо, однак, якщо ви не збираєтеся створювати боржнику ці проблеми або поняття не маєте, як це зробити - краще не кажіть про це. Зрештою, якщо по закінченню вказаних трьох днів боржник не сплатив, а ви так і не створили йому обіцяні «проблеми», він просто перестане сприймати вас всерйоз.
8. Намагайтеся вести переговори про заборгованість тільки з одним співробітником компанії-боржника. Якщо вас постійно будуть перенаправляти з одного співробітника на іншого (кажучи про те, що «я не займаюся цими питаннями, поговоріть з тим-то і тим-то»), вам доведеться з кожним з них починати вести свою стратегію розмови по дебіторської заборгованості з самого початку. Якщо ж таке відбувається, до останнього домагайтеся розмови саме з тією людиною, з яким спочатку почали вести переговори.
9. У деяких випадках можна застосувати хитрість, прикинувшись, наприклад, клієнтом або потенційним партнером компанії, яка вам повинна. Потрапивши під «прикриттям» до найголовнішого людині в компанії (ген.директор, наприклад), почніть говорити про те, за чим власне і прийшли - про їхню заборгованість перед вашою організацією.
10. Коли боржник нарешті виплатив вам борг, залишився тільки заключний етап роботи з даної дебіторською заборгованістю. І полягає він у тому, що потрібно подякувати вашого, вже не боржника, а просто клієнта, замовника і т.д. і повідомити, що ви будете раді з ним співпрацювати і надалі.
Як не допустити дебіторської заборгованості
Ще кілька корисних порад про те, як мінімізувати дебіторську заборгованість або взагалі її не допустити:
Намагайтеся не надавати клієнтам кредит або робіть це тільки в крайніх випадках. У вашій компанії повинна бути чітка стратегія щодо фінансових вкладень. Якщо компанія має в своєму розпорядженні вільні кошти, то надання кредиту може послужити хорошим вкладенням грошей за рахунок отриманих відсотків від кредиту. Якщо ж ви розумієте, що від надання кредиту ваша компанія може тільки постраждати, краще взагалі відмовтеся від такої послуги клієнтам.
Не зволікайте з виставленням рахунків. Як тільки клієнт отримав партію вашої продукції або йому була надана послуга, відразу ж надсилайте рахунок. Поки ви не виставите рахунок, клієнт не буде вам платити. Політика деяких компаній, яка полягає у виставленні рахунків всім клієнтам або замовникам в кінці місяця, не зовсім раціональна. Так вони втрачають велику кількість часу, якщо, наприклад, операція була здійснена на початку місяця.
Завжди вказуйте крайні терміни оплати на чеку. Уникайте невизначеності за типом «оплата при отриманні». Краще вкажіть конкретну дату, в термін якої повинен укластися ваш клієнт (замовник, партнер) при оплаті за товар або послугу.
Заохочуйте оплату за рахунками до зазначеного терміну. Якщо ви поставили умову сплатити протягом 30 днів, а клієнт готовий зробити це раніше, надавайте невелику знижку. Може знижка буде і невелика (1-2%), однак, клієнт відчує вашу виявлену подяку за швидку оплату.
І наостанок, пам'ятайте про те, що борги - це явище, яке було, є і буде в будь-якому бізнесі. Не потрібно впадати в паніку, коли вам не заплатили вчасно, і робити необдумані вчинки відносно боржника, але і пускати цю справу на самоплив також не варто. Зрештою, під час роботи з боржниками, ви виробляєте і зміцнюєте в собі такі якості, як наполегливість, завзятість і твердість. А це, безсумнівно, стане в нагоді вам у вашій подальшій діяльності як бізнесмена.