Протоколи в кадровому діловодстві
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, інших формах роботи колегіальних органів.
Протоколи оформляють на спеціальних бланках, де назва документа заздалегідь надруковано в друкарні або на звичайних аркушах паперу формату А4.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина протоколу містить постійну і змінну інформацію.
Постійна інформація пов'язана з вживанням стійкою термінології - "Голова", "Секретар", "Присутні". Ці слова пишуть з великої літери від початку лівого поля.
До змінної інформації відносяться ініціали та прізвища голови, секретаря та присутніх.
Прізвища членів колегіального органу мають у своєму розпорядженні в алфавітному порядку, через кому, в рядок. Рядки розділяє 1 інтервал. Якщо членів колегіального органу більше 15 осіб, то вказують загальна кількість густо в дужках - реєстраційний лист додається.
До прізвищами запрошених додають назву посади і найменування організації, яку вони представляють. Порядок їх оформлення такої ж, як і членів колегіального органу.
Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. Вираз "Порядок денний" пишеться від початку лівого поля. З нового рядка починають запис пунктів порядку денного. Нумерують їх арабськими цифрами. Питання мають за рівнем важливості та складності. Не допускається формулювання пункту зі словом "різне". Кожне питання має бути конкретизований.
Основна частина протоколу будується за схемою: слухали - виступили - становили (вирішили), причому для кожного питання окремо. Слова - слухали, виступили, ухвалили (вирішили) пишуть прописними літерами, від початкового (лівого) поля, без розділових знаків відкрита пунктуація).
Перед словом слухали ставлять порядковий номер питання в порядку денному, якщо обговорюють кілька питань.
Якщо виступаючий надає текст виступу, то після тире вказують - "Виступ додається".
А. В. Смирнов - Чи були вжиті заходи для ліквідації.
Завершальною частиною протоколу є постанова (рішення). Починають цю частину словом постановили або вирішили.
Постановчу частина будують за схемою: дія - виконавець - термін. Виконавцем може бути організація, структурний підрозділ або конкретна посадова особа. Якщо постанова містить різні питання, то його ділять на пункти, пронумеровані арабськими цифрами. Кожен пункт починають з нового рядка.
Протокол може фіксувати рішення про затвердження будь-якого документа. У цьому випадку протокол повинен мати посилання на дату і номер документа, а сам документ слід докласти до протоколу.
При виборах в протоколі вказують результати голосування по кожній кандидатурі.
Протокол підписує голова і секретар. Секретар редагує текст, знайомить кожного виступав із записом його виступу і отримує підпис виступаючого, згідного із записом свого виступу. Протокол зборів, для ведення яких обирають президію, підписує голова, секретар та члени президії.
Номер протоколу - порядковий номер, який проставляють протягом календарного року.
Реквізити формуляра - зразка протоколу:
- назва структурного підрозділу - протокол;
- дата засідання, номер (протягом календарного року);
- місце складання (місто);
- заголовок (відображає вид колегіальної роботи і найменування колегіального органу);
- текст вступної та основної частини;
- гриф погодження (якщо потрібно);
- гриф затвердження (якщо потрібно);
- відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Список використаної літератури: