Протокол в сучасному діловодстві - історія виникнення протоколу
Протокол в сучасному діловодстві
Протокол займає особливе місце в системі організаційно-розпорядчих документів. З одного боку, його можна віднести до інформаційних документів (так як він містить інформацію про хід обговорення якихось управлінських питань), а з іншого - протоколи містять постановчу частина і, таким чином, можуть розглядатися як розпорядчі документи.
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях. Протоколи документують діяльність постійно діючих колегіальних органів, таких, як колегії комітетів і міністерств, муніципальних органів управління, а також вчених, технічних, методичних рад.
Обов'язковому протоколювання підлягають зборів акціонерів, засідання рад директорів.
Протоколи подаються до органів державної влади для реєстрації (наприклад, при реєстрації комерційних банків, торгово-промислових палат і ін.). Протоколи складають і для документування діяльності тимчасових колегіальних органів (конференцій, зборів, нарад, семінарів і т.д.).
Протокол оформляється на основі записів, які велися на засіданні секретарем вручну або з використанням диктофона.
Залежно від виду засідання і статусу колегіального органу вибирається форма протоколу: коротка, повна або стенографическая.
Короткий протокол - фіксує обговорювані на засіданні питання, прізвища доповідачів і прийняті рішення (див. Додаток 1). Такий протокол рекомендується вести тільки в тих випадках, коли засідання стенографується, доповіді та тексти виступів будуть представлені секретарю або коли засідання носить оперативний характер.
Повний і стенографічний протоколи складають на основі рукописних стенографічних або магнітофонних записів, які ведуться під час засідання.
Всі види протоколів оформляються на загальному бланку, який включає такі реквізити: найменування установи (організації, підприємства), вид документа (протокол), місце для проставлення дати, індексу документа, місце складання протоколу, місце для заголовка до тексту. Датою протоколу є дата засідання (протоколи, як правило, оформляються після засідання). Якщо воно тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати початку і закінчення.
Номером (індексом) протоколу є порядковий номер засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року або терміну повноважень колегіального органу.
Заголовок до тексту протоколу, як правило, відображає вид засідання або колегіальної діяльності і узгоджується з назвою виду документа. Наприклад: Протокол - засідання колегії; - зборів трудового колективу; - наради начальників структурних підрозділів.
Текст протоколу включає вступну та основну частини.
У вступній частині протоколу після заголовка наводяться прізвища та ініціали голови та секретаря засідання (в короткій формі протоколу ці відомості опускають). З нового рядка після слова «Були присутні» перераховують прізвища, ініціали постійних членів колегіального органу (в алфавітному порядку), прізвища, ініціали та посади запрошених на засідання. При оформленні протоколу розширеного засідання прізвища учасників не перераховуються, а зазначається цифрою їх загальна кількість. Підрахунок учасників проводиться за списками реєстрації, які передаються секретарю зборів і стають одним з додатків до протоколу.
Текст основної частини протоколу складається відповідно до послідовності питань, встановлених порядком денним.
Основна частина тексту протоколу містить стільки розділів, скільки пунктів включено до порядку денного. Відповідно до неї розділи нумеруються. Кожен розділ складається з трьох частин: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ», які друкуються з абзацу, для того щоб виділити в тексті протоколу запису мови основного доповідача, учасників обговорення питання і резолютивній частині, що формулює рішення зборів.
З цією ж метою в тексті протоколу кожне прізвище та ініціали виступає друкують з нового рядка в називному відмінку. Виклад записи виступу відокремлюють від прізвища дефісом, воно викладається від третьої особи однини.
Протокол оформляє секретар засідання. Підписують голова і секретар.
Виписка з протоколу є точною копією частини тексту справжнього протоколу, що відноситься до того питання порядку денного, по якому готують виписку. При цьому відтворюють всі реквізити бланка, вступну частину тексту, питання порядку денного, по якому готується виписка, і текст, що відображає обговорення питання і прийняте рішення. Витяг з протоколу підписує тільки секретар, він же складає заверительную напис. Вона складається зі слова «Мабуть», вказівки посади особи, що посвідчує копію (витяг), особистого підпису, прізвища, ініціалів та дати. Якщо виписка дається для подання в іншу організацію, то вона завіряється печаткою.