Простий оформляємо документи
Так само як і прийом на роботу, звільнення співробітника або направлення його у відрядження, простий необхідно оформити, тобто підготувати повний пакет необхідних документів. Яких? Давайте розбиратися.
Ви користуєтеся професійною інформацією!
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- чому важливо детально документувати ситуацію простою
- чи потрібно повідомити органи служби зайнятості при виникненні простою
- як правильно оформити документи під час простою
- як відобразити в документах закінчення простою
Порада
Детально документуйте ситуацію простою - це допоможе уникнути проблем надалі
Номер журналу в подарунок!
Трудове законодавство не містить обов'язкових вимог до оформлюваної при просте документації. Тому роботодавець повинен сам вирішити, як краще її оформити з урахуванням прийнятих в його організації правил документообігу.
У правозастосовчій практиці також немає єдності думок з приводу документів, якими оформляється простий. До того ж і фактичні обставини в кожному випадку різні.
ДІЇ ПРАЦІВНИКА
Головне, що потрібно зробити працівникові, - це повідомити роботодавця про початок простою.
При поломці обладнання і в інших випадках, коли працівник не може продовжити виконання своєї трудової функції, він зобов'язаний повідомити про початок простою своєму безпосередньому керівнику або іншому представнику роботодавця (ч. 4 ст. 157 ТК України).
Як правило, працівник повідомляє про час початку простою заявою. Невиконання цього обов'язку є порушенням трудової дисципліни, яке може послужити підставою для накладення дисциплінарного стягнення відповідно до ст. 192 ТК України.
Приклад оформлення заяви працівника про просте (фрагмент)
У будь-якому випадку, навіть якщо працівник не повідомить про неможливість продовжувати роботу, не можна позбавити його покладеної за час простою оплати.
Якщо роботодавець не буде повідомлений про просте і внаслідок цього йому буде заподіяно майнову шкоду (наприклад, в період простою заробітна плата буде нарахована як за відпрацьований час), працівник може бути притягнутий до матеріальної відповідальності.
Документуємо ПОЧАТОК ПРОСТОЮ
Етап 1.
Повідомити керівника організації про просте.
Приклад оформлення доповідної записки про просте (фрагмент)
Етап 2.
Визначити місцезнаходження працівників під час простою.
У той же час, беручи до уваги виробничі обставини і оцінивши можливу тривалість простою, роботодавець може вибрати один з декількох можливих варіантів дій.
Варіант 1. Дозволити працівникам відсутні на робочих місцях на період призупинення роботи (простою).
Варіант 2. Перевести співробітників без їх згоди на строк до одного місяця на роботу, не обумовлену трудовим договором, якщо простий викликаний надзвичайними обставинами, при яких під загрозу ставиться життя або життєзабезпечення населення. При цьому переклад на роботу більш низької кваліфікації можливий тільки з письмової згоди працівника (ч. 3 ст. 72 ТК Україна). Відмова від переведення в даному випадку розцінюється як порушення трудової дисципліни, а неявка реєструється як прогул.
словник кадровика
Робочий час - час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку і умов трудового договору повинен виконувати трудові обов'язки, а також інші періоди часу, які відповідно до ТК РФ, іншими федеральними законами та іншими нормативно-правовими актами України відносяться до робочого часу.
Оплачувати працю тимчасово переведеного при просте працівника потрібно по виконуваній роботі, але не нижче середнього заробітку за попередньою роботою (ст. 72 ТК Україна).
Варіант 3. Перевести працівників тимчасово з їхньої письмової згоди на іншу роботу, яка не протипоказане їм за станом здоров'я (ч. 4 ст. 72, ч. 1 ст. 72 ТК Україна).
Варіант 4. Перевести працівників з їх письмової згоди на іншу постійну роботу (ч. 4 ст. 72, ч. 1 ст. 72 ТК Україна).
Переклад при просте, як і у всіх інших випадках переведення на іншу роботу у того ж роботодавця, оформляється наказом про переведення. Його форма розробляється роботодавцем і затверджується в складі облікової політики організації.
Етап 3. Видати наказ про просте.
Порада
Незважаючи на те, що ТК Україна не встановлює обов'язки роботодавця видати наказ про початок простою, такий документ бажано все ж видати
Трудовий кодекс України не зобов'язує роботодавця видавати наказ з приводу простою. Однак він необхідний для вирішення організаційних питань (в т. Ч. Про порядок оплати часу простою) і, крім того, щоб сповістити працівників про просте.
Приклад оформлення наказу про просте (фрагмент)
Даний документ складається в довільній формі. У наказі необхідно вказати:
• час початку і закінчення простою (або з відкритою датою, якщо дату закінчення простою неможливо визначити на момент видання наказу);
• причину простою (рекомендуємо її вказувати в точній відповідності з формулюваннями ст. 72 ТК Україна);
• з чиєї вини він стався, якщо на момент видання наказу це вже відомо;
• які працівники (структурні підрозділи) перебувають в просте;
• розмір оплати часу простою;
• необхідність (якщо вона є) присутності «простоюють» працівників на робочих місцях (із зазначенням конкретних працівників, конкретних структурних підрозділів, яких стосується простий, або всієї організації в цілому) або дозвіл даними працівникам не виходити на роботу.
Визначити, коли завершиться простий, не завжди можливо. Проте і в цьому випадку краще встановити в наказі конкретний термін, щоб можна було розрахувати оплату. Якщо до дати, зазначеної в наказі, простий не закінчиться, її можна уточнити додатковим наказом. Якщо, навпаки, він завершиться раніше, то дострокове закінчення також слід оформити наказом.
Етап 4. Повідомити органи зайнятості населення.
При цьому Закон про зайнятість не розшифровує, що слід розуміти під «припиненням виробництва», чи можна кваліфікувати її як «припинення роботи», під якою ТК Україна розуміє простий. У законі не наводиться перелік ситуацій, коли направляється таке повідомлення, і не вказано, при якому терміні «припинення виробництва» -кратковременном або тривалому - необхідно повідомляти органи зайнятості.
Зверніть увагу!
Так як законом не встановлена мінімальна тривалість простою, при якому повідомлення органів служби зайнятості є обов'язковим, таке повідомлення слід визнати обов'язковим у всіх випадках
У зв'язку з цим склалися дві точки зору. Одні фахівці дотримуються думки, що повідомляти органи служби зайнятості при «короткочасному просте» недоцільно, а значить, і не потрібно. Інші ж вважають, що це необхідно.
Дійсно, з одного боку, навряд чи доцільно напрямок такого повідомлення при «короткочасному» просте, адже він може тривати всього кілька годин. З іншого боку, не завжди реально відразу визначити його тривалість, крім того, з «короткочасного» він здатний перерости в «тривалий», і тоді будуть порушені терміни повідомлення органів зайнятості.
Так чи інакше, вирішуючи питання, чи повідомляти в службу зайнятості про просте, роботодавці повинні враховувати: Закон про зайнятість не ставить необхідність повідомлення зазначених органів про припинення роботи в залежність від тривалості такого зупинення, т. Е. Законом не встановлена мінімальна тривалість простою, при якої повідомлення є обов'язковим, а отже, воно обов'язково завжди.
цитуємо закон
При прийнятті рішення про ліквідацію організації або припинення діяльності індивідуальним підприємцем, скорочення чисельності або штату працівників організації, індивідуального підприємця і можливе розірвання трудових договорів роботодавець-організація не пізніше ніж за два місяці, а роботодавець - індивідуальний підприємець не пізніше ніж за два тижні до початку проведення відповідних заходів зобов'язані в письмовій формі повідомити про це в органи служби зайнятості, вказавши посаду, професію, спеціальність і кваліфікаційні вимоги до них, умови оплати праці кожного конкретного працівника, а в разі, якщо рішення про скорочення чисельності або штату працівників організації може призвести до масового звільнення працівників, - не пізніше ніж за три місяці до початку проведення відповідних заходів.
При введенні режиму неповного робочого дня (зміни) і (або) неповного робочого тижня, а також при припиненні виробництва роботодавець зобов'язаний у письмовій формі повідомити про це в органи служби зайнятості протягом трьох робочих днів після прийняття рішення про проведення відповідних заходів.
Приклад оформлення повідомлення органів служби зайнятості про просте
Зверніть увагу: деякі центри зайнятості населення просять надавати вищевказані відомості за затвердженою ними формою. Форма такого повідомлення, наприклад, затверджена Агентством по зайнятості населення Пермського краю (див. На порталі www.pro-personal.ru).
Відповідальність за невиконання цього обов'язку прямо не встановлена. Проте не виключена можливість залучення роботодавця до адміністративної відповідальності за ст. 19.7 «Неподання відомостей (інформації)» КоАП України як за неподання або несвоєчасне подання до державного органу (посадовій особі) відомостей (інформації), представляти які передбачено законом.
ОФОРМЛЯЄМО ДОКУМЕНТИ ПІД ЧАС ПРОСТОЮ
Етап 5. Оформити спеціальні облікові документи, наприклад листок обліку простою.
На практиці нерідко заповнюються спеціальні облікові документи. Наприклад, листок обліку простою призначений для обліку конкретного часу простою щодо кожного працівника або структурного підрозділу (організації) в цілому.
Роботодавець розробляє форму документа самостійно, передбачивши всі обов'язкові реквізити.
Листок обліку простоїв заповнюється, як правило, в разі простою окремих працівників структурного підрозділу та включає в себе наступну інформацію:
• дата початку та закінчення простою;
• прізвище, ім'я, по батькові, посада (професія) простоюють працівників;
• причина простою;
• винна сторона;
• підпис і розшифровка підпису керівника простоює підрозділу, відповідального за правильність вказівки періоду простою і його винуватців.
Приклад оформлення листка обліку простоїв
Для позначення можна використовувати буквений або цифровий код (в залежності від його причин):
Позначення часу простою в табелі обліку робочого часу
Під кодом потрібно вказати тривалість простою (в годинах, хвилинах). Якщо він тривав не весь робочий день, а тільки його частину (наприклад, причини простою були усунені протягом робочого дня, і працівник трудився в решту дня), то в табелі обліку робочого часу час простою і фактично відпрацьований час вказуються через дріб.
Документуємо ЗАКІНЧЕННЯ ПРОСТОЮ
Одним з найбільш часто зустрічаються на практиці питань щодо простою є питання про те, що робити, якщо простий закінчився? Як оповістити працівників про його закінчення і необхідності приступити до роботи?
Законодавством не встановлено документи - ні що вводять простий в організації, ні скасовують його. Тому ми пропонуємо вам два варіанти оформлення закінчення простою та оповіщення працівників про необхідність приступити до роботи.
Приклад оформлення наказу про закінчення простою (фрагмент)
Зверніть увагу!
Незалежно від обраного варіанту оформлення закінчення простою його тривалість відбивається в табелі обліку робочого часу
На закінчення відзначимо: в тих випадках, коли після закінчення часу простою, названого в наказі, фінансове становище організації не покращився, простий може тривати. Максимальна тривалість цього періоду не встановлена ні законом, ні судовою практикою.
Читайте в цьому місяці
