Прийом іноземних делегацій
Невід'ємною частиною розвитку міжнародних зв'язків є пряме взаємодія з зарубіжними колегами і партнерами шляхом запрошення іноземних громадян і прийомів іноземних делегацій.
При підготовці офіційних прийомів або прийому представників іноземної компанії необхідно враховувати ряд тонкощів, особливостей і нюансів, щоб продемонструвати представникам іншої сторони ступінь поваги, визнання статусу, а також кращі якості своєї компанії.
ПІДГОТОВКА ДО ПРИЙОМУ ІНОЗЕМНОЇ ДЕЛЕГАЦІЇ
Уточнити заздалегідь (за 2-3 місяці) дату і час прибуття, місце зустрічі, тривалість перебування, мова переговорів, кількість перекладачів, яке необхідно для обслуговування переговорів, і, зрозуміло, кількість і склад учасників. За 2 - 3 дні до прибуття делегації всі ці моменти ще раз уточнюються по факсу або електронною поштою.
Подбати про отримання в'їзних віз іноземними громадянами.
Скласти і затвердити програму перебування делегації. Вона повинна включати в себе наступні питання:
зустріч делегації в аеропорту або на вокзалі;
розміщення в готелі;
організація транспортного обслуговування;
підготовка переговорного приміщення;
екскурсія по підприємству;
протокольні заходи (обід, прийом, фуршет і т. п.);
власне переговори (час початку і кінця, хто відповідає за організацію, які питання необхідно вирішити).
Розробити і затвердити кошторис витрат на прийом делегації.
Вирішити і продумати питання про вручення гостям сувенірів або подарунків - фірмових або придбаних.
Основні етапи ПРИЙОМУ ІНОЗЕМНОЇ ДЕЛЕГАЦІЇ
Зустріч в аеропорту (або на вокзалі);
Зазвичай приїжджає групу зустрічають глава приймаючої сторони або секретар з водієм і, можливо, перекладач. Якщо гості приїжджають вперше, то слід виготовити плакат з назвою своєї організації або організації гостей. Бажано мати інформацію і про багаж делегації. Вручати квіти не прийнято; виняток може скласти той випадок, коли в групі приїхали є дама. Тоді можна вручити невеликий букет (квіти вручають в целофановій упаковці). У момент зустрічі не прийнято проводити обмін візитними картками. Зустріч прибула групи «біля трапу літака» зазвичай не практикується, крім тих випадків, коли приїжджає делегація високого рівня і при наявності реальної можливості для цього.
Залежно від числа членів приїхала делегації це можуть бути одна або дві легкові автомашини (наймані або належать підприємству) або мікроавтобус. Також слід визначити транспортний засіб для перевезення багажу. Обслуговувати делегацію на особистих автомобілях не рекомендується.
Номери в готелі повинні бути замовлені заздалегідь. При цьому потрібно заздалегідь знати, скільки очікується чоловіків, скільки жінок і чи є серед них подружні пари.Броніруя номера, слід вибирати ті, що знаходяться в тихій і спокійній частині готелю. Розмішати в одному номері двох осіб не прийнято. Номер дами можна прикрасити квітами.
Незалежно від часу приїзду делегації і часу початку переговорів завжди прийнято спочатку доставити гостей в готель, дати їм можливість оформити проживання і привести себе в порядок після подорожі. Тільки після цього можна почати виконання програми проведення переговорів.
Перш ніж почати ділову частину візиту, глава прибулої делегації відповідно до загальноприйнятої практики наносить візит ввічливості керівнику приймаючої організації. Візит ввічливості є відповіддю за проявлену увагу, за зустріч при приїзді. Крім того, в ході візиту ввічливості ще раз уточнюється програма перебування, висловлюються додаткові прохання і побажання, якщо вони є.
Візит ввічливості триває не більше 20-30 хв, через 5-7 хв після його початку можна подати частування: чай, кава, прохолодні напої, цукерки (в коробці), печиво, фрукти. Спиртні напої не подаються. На завершення бесіди гостю можуть бути вручені фірмові сувеніри.
Необхідно підготувати приміщення для переговорів заздалегідь. Небажано, щоб це був кабінет директора або його заступників.
Вибираючи приміщення для переговорів, необхідно звернути увагу на його чистоту, достатність освітлення і відсутність шумів. Стіл для переговорів повинен бути відповідної конфігурації (круглий, квадратний, прямокутний) і розміру.
На столі переговорів можуть бути розташовані державні прапори (прапорці) країн-учасниць. Вони повинні бути однакового розміру і розташовані на одному рівні.
Заздалегідь підготувати необхідні для проведення переговорів документи. Всі підготовлені документи повинні бути переведені на ту мову, на якому будуть проходити переговори.
Висаджування за столом переговорів здійснюється відповідно до загальноприйнятих правил з урахуванням рангів і службового становища беруть участь осіб. На початку переговорів учасники обмінюються візитними картками.
В ході переговорів зазвичай передбачаються перерви на каву. Тому варто обладнати в приміщенні поряд з переговорної кімнатою невеликий буфет. У самій переговорній кімнаті на столі необхідно заздалегідь поставити пляшки з мінеральною та питною водою та склянки.
Якщо в кабінеті присутній тільки один гість, слід дотримуватися загальних правил: перша чашка подається гостю, друга - господареві кабінету. У разі, коли гостей багато, напої подаються їм з урахуванням службового становища. Забирають посуд також спочатку у гостей. Якщо корпоративна культура дозволяє курити в приміщенні і під час переговорів присутні користувалися цією можливістю, не слід забувати про зміну попільничок.
Напої готують за дверима, а не в приміщенні, де проходять переговори. Традиційно заварюють чорний чай або мелену каву. Пакетований або зелений чай не допускається.
На таці або раздаточном столику має стояти однакову кількість чашок з чаєм і кавою. Цукор переважно подавати порційний або кусковий.
Крім напоїв гостям пропонують цукерки, печиво, фрукти.
Серветки подають в спеціальній підставці.
Подавати напої і прибирати порожні чашки слід, підійшовши з лівого боку.
Культурна програма залежить від інтересів партнерів, їх захоплень, хобі, знання української мови. Завжди бажаний огляд міста або його пам'яток, краєзнавчих та художніх музеїв, галерей; можливий похід на балет або в оперу. Небажано відвідування різних саун, басейнів, мисливських будиночків і т. П.
Важливою частиною програми є протокольні заходи. Наприклад, в зв'язку з завершенням переговорів і підписанням документів керівництво компанії організовує прийом (сніданок, обід, вечеря) в честь делегації.
Прийоми поділяються на денні та вечірні, прийоми з розсадженням за столом і без розсаджування за столом. При нечисленному прийомі (10 - 12 осіб) запрошені розсаджуються за столом самі, як їм зручно. Якщо ж діловий прийом розрахований на кілька десятків людей, доцільно ретельно продумати розстановку столів, визначити місця для гостей і вирішити, як довести інформацію про це до запрошених. Класичний спосіб - картка з прізвищем, яке слід покласти на самий високий келих або фужер біля кожного места.Следует враховувати національні особливості, а також релігійні традиції гостей і не включати в меню страви, що завдають шкоди національним чи релігійним почуттям.
Вручення подарунків і сувенірів;
У практиці ділового спілкування прийнято підносити партнерам пам'ятні сувеніри або робити подарунки. Мета подарунка в діловому житті - продемонструвати свої добрі наміри.
Подарунки слід дарувати відносно недорогі і мати відповідний привід для його вручення. Не слід робити подарунки тим, з ким ведете переговори про угоду, так як це може бути сприйнято, як спроба вплинути на результат справи.
Для успішного спілкування і довгострокового співробітництва з іноземними партнерами необхідно дотримуватися кількох загальних принципів міжнародного ділового етикету:
повагу до традицій, свят, релігії і уряду країни-партнера;
прояв інтересу до іноземної культури;
недозволена критики (навіть по дрібницях);
уникнення дискусій на теми політики і релігії;
утримання від жестів;
елегантність, простота і стриманість в діловому костюмі.
Знання традицій і норм поведінки тієї країни, звідки прибули гості, може істотно полегшити взаєморозуміння з іноземними партнерами.