Що в себе включає підготовка до прийому делегацій, питання передплатників, журнал «довідник

Що в себе включає підготовка до прийому делегацій? Хотілося б отримати чіткий послідовний план дій, щоб нічого не упустити. Крім того, мене особливо цікавить протокольна частина візиту.

Підготовка до прийому делегації включає розробку програми перебування делегації, організацію і проведення необхідних протокольних заходів.

Необхідно з'ясувати у керівника дати (день, місяць) приїзду і від'їзду делегації, розмір грошової суми, виділеної для прийому делегації, а також приймає запрошує сторона на себе витрати, пов'язані з проїздом і проживанням в готелі.

Особа, відповідальна за прийом делегації, має розробити та подати на розгляд керівнику попередню програму перебування делегації.

Програма перебування може включати: програму наради (переговорів), програму офіційного прийому в ресторані, культурну програму, неофіційні заходи.

Крім того, необхідно отримати від запрошеної сторони список членів делегації, в т. Ч. Список офіційних членів делегації та список супроводжуючих осіб.

Якщо до складу делегації включені громадяни іноземних держав, потрібно уточнити, чи мають гості в'їзні візи, і скласти список осіб, яким необхідна візова підтримка.

Слід узгодити з уповноваженою особою запрошеної сторони:

Організаційні заходи щодо прийому делегації включають:

• бронювання квитків;
• бронювання місць в готелі;
• оренду і оформлення приміщень, де будуть проводитися офіційні заходи;
• складання плану проведення заходів із зазначенням їх часу та тривалості;
• розробку протоколу заходи;
• замовлення офіційного прийому в ресторані; замовлення квитків для відвідування культурних та неофіційних заходів; транспортне обслуговування візиту;
• розподіл обов'язків серед співробітників компанії, які беруть участь в організації прийому делегації.

Напередодні прибуття делегації необхідно виконати наступні дії.

1. Перевірити інформацію про прибуття (від'їзд) делегації: місце, точний час прибуття (від'їзду), номери рейсів.

Переконатися, що квитки викуплені і доставлені запрошеним (якщо оплату проїзду здійснює сторона, що запрошує).

2. Уточнити список офіційних членів делегації та супроводжуючих їх гостей.

Посада, прізвище, ім'я, по батькові.

3. Переконатися в наявності в'їзних віз у запрошених (якщо в складі делегації є закордонні гості).

4. Підтвердити бронювання готелю.

5. Переконатися, що виконані всі необхідні замовлення, пов'язані з проведенням заходів.

6. Уточнити маршрут пересування і графік переміщення транспорту і, при необхідності, проінформувати водіїв про зміни.

7. Підготувати приміщення для проведення переговорів, перевіривши:

• кількість і розташування меблів;
• оформлення приміщення (символіка компаній, картини, рослини і т. д.);
• технічну оснащеність приміщення і справність обладнання:

паперу (блокнотів) для записів, ручок, буклетів, календарів.

9. Закупити напої (алкогольні і безалкогольні), кондитерські вироби для частування гостей після наради.

10. Надати остаточну інформацію про можливі зміни в програмі перебування делегації всім співробітникам компанії, які беруть участь в протокольних заходах.

11. Замовити додаткові візитні картки для учасників прийому запрошуючої сторони.

12. Замовити квіти для зустрічі та проводів (інших заходів), якщо в складі делегації і / або серед супроводжуючих є жінки.

13. Проінформувати керівника про виконані роботи.

Як правило, для організації прийому делегації наказом керівника створюється робоча група (організаційний комітет) з розподілом відповідальності за окремі напрямки підготовчої діяльності.

Протокольні аспекти прийому делегації

Протокол - це сукупність загальноприйнятих правил, традицій і умовностей, додержуються в дипломатичному і діловому спілкуванні. Метою дотримання протокольних норм є прагнення підкреслити статус високих гостей і повагу до них приймаючої сторони. Протокол визначає:

• порядок зустрічі делегації, кількісний і посадовий склад зустрічаючих і проводжаючих осіб, клас автомобільного транспорту, який використовується для зустрічі, проводів і обслуговування делегації;
• форму одягу осіб, які беруть участь в прийомі делегації;
• порядок розміщення за столом переговорів і за банкетним столом;
• використання і розміщення символіки сторін, оформлення іменних карток;
• рівень культурних і неофіційних заходів.

При офіційному візиті посадовий ранг зустрічає від приймаючої сторони повинен відповідати посадовій рангу глави приїжджає делегації. У менш офіційних випадках, якщо главою прибуває делегації є керівник компанії, очолювати зустрічає делегацію може заступник першої особи, який курирує напрямок співпраці, керівник профільного структурного підрозділу.

Для зустрічі представник приймаючої сторони зазвичай прибуває в супроводі 2-3 чоловік.

Доставивши гостей до місця їх проживання, слід попрощатися з ними в вестибюлі, попередньо переконавшись, що формальності оформлення успішно завершені, і домовившись про протокольне візит (візит ввічливості).

Не слід проводжати гостей до дверей номерів, змушуючи їх тим самим запрошувати проводжає в номер на чай або каву.

Відповідно до традиції, перш ніж почати ділову частину візиту, глава прибулої делегації завдає візит ввічливості чолі приймаючої сторони. Необхідність цього візиту пов'язана з тим, що в його ході глави делегацій уточнюють програму перебування, вносячи в неї корективи.

Крім того, візит ввічливості сприймають ще й як форму відповіді на зустріч делегації гостей.

Зазвичай протокольна зустріч проводиться в офісі приймаючої сторони. Гостя у вестибюлі повинен зустріти і проводити до місця зустрічі помічник (секретар) керівника. Тільки в тому випадку, якщо прибуває особливо почесний гість, керівник зустрічає його особисто.

Відповідно до вимог протоколу гостей розміщують в зоні журнального столу в кабінеті керівника організації. При цьому почесним місцем є диван. Господар кабінету сідає в крісло, розташоване з лівого боку від дивана. Якщо і гість, і приймає особа сідають на диван, гість повинен перебувати по праву руку від господаря.

Не слід розсаджувати гостей обличчям до вікна або приймати їх, сидячи за робочим столом.

Як правило, протокольний візит триває близько 20-30 хвилин. На початку зустрічі гостям пропонують частування (чай, кава, печиво, цукерки). Спиртні напої під час протокольного візиту не подають. Ініціатива ведення бесіди знаходиться у приймаючої сторони, ініціатива догляду залишається за гостями.

Правила ввічливості наказують господареві проводити гостей до коридору, ліфта або сходового майданчика.

Ділова частина візиту

Як правило, ділова частина візиту (переговори) призначається на ранок наступного дня.

Делегацію, яка прибула на переговори, повинен біля під'їзду, в вестибюлі зустріти і проводити в приміщення, де будуть проводитися переговори, представник компанії: помічник керівника, секретар, офіс-менеджер, співробітник протокольного відділу.

Важливо, щоб зустрічає не був учасником переговорів.

Члени приймаючої делегації очікують гостей за столом переговорів.

Висаджування за столом переговорів повинна бути проведена відповідно до загальноприйнятих правил і з урахуванням посадових рангів беруть участь осіб. Існує кілька варіантів розміщення учасників переговорів.

Глави делегацій можуть розташовуватися на чолі столу, інші члени делегацій розміщуються по спадаючій посадових рангів (варіант 1). Однак найчастіше глави делегацій розсідаються в центрі столу навпроти один одного, в той час як інші учасники переговорів розташовуються по обидва боки столу відповідно до посадових рангами (варіант 2).

При кожному з цих варіантів і в тому випадку, якщо проводяться переговори з представниками іноземної компанії, перекладачі розміщуються зліва від глав делегацій.

Варіанти розміщення за столом переговорів

Слід зауважити, що форма столу, крім протокольного, має ще й психологічне значення.

Наприклад, круглий (або овальний) стіл створює більш вільну атмосферу, він знімає статусні відмінності між учасниками переговорів, тому круглі (овальні) столи використовують, як правило, при спільній роботі над проектом, на переговорах, які проводять керівники середньої ланки.

Культурна програма візиту, як правило, передбачає відвідування театру, виставки, концерти, музею або оглядову екскурсію по місту. При організації культурно-мистецьких заходів (для попереднього замовлення квитків та автомобільного транспорту, попереднього інформування) доцільно заздалегідь скласти списки осіб, які бажають відвідати конкретний захід.

Транспортне обслуговування візиту полягає в замовленні персональних машин для офіційних осіб делегації і при необхідності для супроводжуючих осіб, у визначенні типу (класу, кольору, місткості) транспорту для кожного заходу, а також в розробці маршруту пересування.

Анонси майбутніх номерів

Ваша персональна добірка

Новини по темі